Como usar a Conciliação Fiscal

Esta tela responde uma pergunta só: o que ainda falta documentar?

De um lado, a mercadoria que entrou sem nota — a compra no produtor, na feira, no CEASA. Do outro, a que saiu sem documento — a venda que fechou sem NFC-e, a que teve a nota rejeitada, o pedido do marketplace que ficou sem NF-e.

A tela fica em Estoque & Compras → Conciliação fiscal.

O que ela faz de diferente de um relatório: o documento é emitido daqui mesmo, para os itens que você selecionar. Cada linha some da lista quando ganha nota.

Por que não tem "mês"

Este é o ponto que mais confunde, e ele é deliberado: o padrão é "Todo o período", não o mês corrente. Depois que você fecha o primeiro mês (veja Fechar o mês, mais abaixo), a mesma opção passa a se chamar Período aberto: é tudo o que veio depois do último mês fechado.

A nota do fornecedor quase nunca cai no mesmo mês da compra. A mercadoria chega em agosto, a nota é emitida no fim de agosto e você só importa o XML em setembro. Num relatório mensal isso vira um fantasma: a compra fica para sempre como "sem nota" em agosto, e aparece de novo como "com nota" em setembro. Você tenta resolver uma coisa que já está resolvida.

Acumulando, os dois lados se encontram: a nota que chegou depois abate a compra que estava descoberta, não importa em que mês cada uma caiu. É por isso que a pergunta "o que falta documentar?" não tem mês.

O filtro de mês continua ali, no alto da tela, para quando você precisa olhar uma competência específica com o contador. Mês já fechado aparece com um cadeado no filtro. Ao escolher um deles, a tela mostra uma faixa "Fechado em … por …" com o resumo do fechamento — e as listas abaixo continuam sendo a situação de hoje.

A aba "Por produto"

É a primeira aba e a resposta da tela. Cada linha é uma variante do seu catálogo, e a regra é uma só:

O que entrou sem nota pode sair sem documento.

Se você comprou 10 kg de tomate do produtor sem nota e vendeu 8 kg sem cupom, não há nada a emitir: a saída está coberta pela entrada. Se vendeu 15 kg, os 5 kg que sobraram pedem documento.

O contrário também acontece: se você vendeu com nota mais do que comprou com nota, falta uma NF-e de entrada para cobrir a diferença.

As colunas:

O selo diz que nota falta:

• Saída — saiu sem documento mercadoria que entrou com nota. Pede uma NF-e avulsa de saída.
• Entrada — saiu com nota mais do que entrou com nota. Pede uma NF-e de entrada.

A chave Só o que falta emitir, acima da tabela, esconde os produtos que já estão em dia.

Para emitir, escolha a loja no filtro (a nota é de uma loja só), selecione as linhas e clique em Emitir NF-e avulsa (n) — ou Emitir NF-e de entrada (n), se as linhas forem de entrada. Saída e entrada não se misturam na mesma nota: selecione produtos do mesmo sentido. A nota sai pré-preenchida com produto, quantidade, NCM e preço. Você escolhe o destinatário e confere antes de transmitir.

Sobre o "Em estoque" e o ajuste manual

A conta do "a emitir" sai da coluna Saldo fiscal / físico. Os dois saldos olham só para compras e vendas:

• Fiscal — o que entrou com nota, menos o que saiu com documento.
• Físico — tudo que entrou, menos tudo que saiu.

Se o fiscal fica negativo, você vendeu com nota mais do que comprou com nota: falta NF-e de entrada. Se o fiscal fica acima do físico, saiu sem documento mercadoria que entrou com nota: falta NF-e de saída. Entre os dois, não falta nada — o que sobra entrou sem nota e pode sair sem nota.

Já a coluna Em estoque é contexto, não conta. Ela existe para você decidir se a emissão faz sentido ("saíram 8 sem documento e ainda tenho 12 na prateleira") — mas ela não entra no cálculo. Quando há ajuste manual na variante, ele aparece embaixo do número (ajuste + / ajuste −).

O motivo é honesto: a prateleira não se explica pelos papéis. O ajuste manual mexe na quantidade sem documento nenhum e sem justificativa, e o estoque inicial — o que você carregou quando começou a usar o Belion — entrou exatamente assim, como ajuste. Se o ajuste entrasse na conta, quase todo produto apareceria com uma diferença gigante que não é erro seu: é a carga inicial.

Por isso o ajuste aparece (é ele que explica a diferença entre o saldo e a prateleira) mas não gera pendência: ajuste não é compra nem venda, não há nota a emitir por ele.

A aba "Compras sem nota"

Aqui está a mercadoria que entrou sem documento fiscal de entrada.

O que o Belion considera "com nota": a compra importada por XML (ela tem chave de acesso — a chave é a nota) ou a compra que você marcou como "tem nota" na mão. Bonificação também conta: mercadoria gratuita vem com NF-e do fornecedor como qualquer outra.

Duas ações:

• Marcar como "tem nota" — para a compra que você digitou à mão mas que tem nota de papel na gaveta. Ela some da lista sem emitir nada. (Compra de mês fechado só pode ser marcada depois de reabrir o mês.)
• Emitir NF-e de entrada — a nota que você emite contra o produtor que não emite (o caso clássico do CEASA e do produtor rural).

A NF-e de entrada junta várias compras numa nota só, desde que sejam do mesmo fornecedor e da mesma loja. Vinte compras do mesmo produtor no mês viram uma nota, não vinte. Se a emissão for rejeitada, a compra volta para a lista com o motivo da SEFAZ ao lado — é só corrigir e emitir de novo.

Compra de bonificação: os itens entram a custo zero (para não derrubar seu custo médio), mas a nota tem valor. Se precisar emitir NF-e de entrada para uma bonificação, o Belion rateia o valor da compra pelos itens e avisa — a nota precisa de valor para ter base de cálculo.

A aba "Vendas sem documento"

Vendas do PDV que foram concluídas e não têm NFC-e nem NF-e válida. Entram aqui também as que tiveram nota rejeitada — a nota que a SEFAZ recusou não documenta nada, e a coluna do lado mostra o motivo.

Duas formas de resolver:

• Emitir NFC-e — uma nota por venda, na ordem, até 50 por vez. É o caminho do consumidor comum.
• Emitir NF-e — uma nota só para várias vendas do mesmo cliente identificado.

Por que a NFC-e é uma por venda: juntar várias vendas de consumidores diferentes numa nota só, com data de hoje, é omissão de receita. A nota consolidada só existe para cliente identificado.

Venda no Consumidor padrão (sem CPF) só fecha com NFC-e — a tela marca essas linhas para você não perder tempo tentando a NF-e.

E as vendas em dinheiro que você não vai documentar?

Essa é a situação mais comum: o cliente paga em dinheiro, não pede cupom, e a venda ficaria na lista para sempre, com o "a emitir" nunca zerando.

O filtro Vendas em dinheiro, no alto da tela, tem três posições:

• Incluir dinheiro (padrão) — a venda em dinheiro é uma venda sem documento como qualquer outra.
• Esconder dinheiro — ela some da lista, do cabeçalho e do "a emitir". É o que faz o número virar pendência de verdade: o que sobra é o que você realmente pretende documentar.
• Só dinheiro — o contrário, para você ver de uma vez quanto de venda em dinheiro está sem nota.

Duas coisas para saber:

1. A escolha fica gravada no seu navegador. Você não precisa refazer o filtro toda vez que abrir a tela.
2. Vale só para a venda paga 100% em dinheiro. Venda mista (parte dinheiro, parte cartão) continua aparecendo — o cartão deixa rastro e o documento vai ser cobrado de qualquer forma.

Esconder não apaga nada: a venda continua no sistema e volta para a lista quando você voltar o filtro para "Incluir dinheiro".

As outras abas

Pedidos sem NF-e — pedidos da loja virtual e dos marketplaces que já foram pagos/enviados e não têm nota. Emite uma NF-e por pedido, e ela sobe para o canal automaticamente. A aba some se você não vende online.

NF-e avulsas — só leitura: as notas avulsas autorizadas, para conferência. A aba só aparece quando o período escolhido tem alguma avulsa autorizada. A avulsa não se liga a uma venda específica, então ela abate o saldo do produto na primeira aba: se você emitiu a avulsa por ali, a linha zera mesmo que a venda continue aparecendo na aba de vendas. É o que impede de documentar a mesma mercadoria duas vezes.

Fechamentos — o histórico dos meses fechados, um por loja e mês, com o que ficou sem documento, o que carregou e o que foi baixado. Clique em Ver para abrir o detalhe de um fechamento.

Fechar o mês

Quando o contador fecha uma competência, você pode fechar o mês aqui também. Fechar congela o que ficou sem documento naquele mês e decide o que segue pendente para o próximo.

Clique em Fechar mês, no alto da tela. Se você tem mais de uma loja, escolha a loja no filtro antes — sem loja escolhida, o botão fica desligado. A página de fechamento tem quatro blocos.

1. O que fechar. Escolha a Loja e o Mês. O fechamento é por loja, mês a mês e em ordem: o mês corrente só fecha quando acabar, e o seletor só oferece o próximo mês que dá para fechar. Aqui também fica a escolha das Vendas em dinheiro (incluir, esconder ou só dinheiro) — ela fica congelada naquele fechamento. No primeiro fechamento da loja, o mês escolhido engloba tudo o que veio antes e zera o saldo por produto: nada carrega, e o saldo passa a contar do mês seguinte.

2. O que fica registrado. A prévia mostra quantas vendas sem documento, pedidos sem NF-e e compras sem nota ficaram no mês, com o valor. As vendas ficam registradas como "sem documento" naquele mês — você ainda pode emitir a nota depois, com a data do dia. As compras sem nota carregam até ganharem nota. Se aparecer um aviso em vermelho ("Não dá para fechar"), resolva o que ele pede antes.

3. O que carrega. A tabela lista os produtos que ainda têm algo a emitir, de saída ou de entrada. Para cada linha você decide:

• Carrega — continua pendente no período aberto. É o padrão: a linha carrega inteira.
• Baixa — você reduz ou zera a quantidade que carrega (o botão Não carregar zera de uma vez). O que sai é risco assumido. Escreva o Motivo (perda, quebra, venda sem registro…) — ajuda o contador depois.

Restaurar volta a linha ao original. O rodapé soma quanto carrega e quanto vai para a baixa.

4. Confirmar. Se quiser, escreva uma Justificativa (fica no fechamento — não escreva dados de cliente). Quando sobrou venda sem documento ou produto a emitir, a caixa de aceite ("Entendo que … e assumo o risco") é obrigatória: sem marcar, o botão não libera. Clique no botão Fechar com o mês (por exemplo, Fechar 08/2026).

Depois de fechado:

• O mês aparece com cadeado no filtro, e o padrão da tela vira Período aberto.
• O que carregou aparece na aba Por produto, na coluna De mês fechado. Na aba Compras sem nota, a compra antiga ganha o selo "de mês fechado", e a chave Só de meses fechados filtra só elas.
• Escolhendo o mês no filtro, a faixa "Fechado em … por …" resume o fechamento. Se algo mudou depois (nota atrasada, venda cancelada), ela mostra Divergiu desde o fechamento — o registro do fechamento não muda.

Reabrir um mês

Errou alguma coisa? Use Reabrir, na faixa do mês fechado ou no detalhe do fechamento. É preciso escrever o motivo. Como o fechamento é em ordem, reabrir um mês reabre também os meses seguintes. As baixas daquele fechamento deixam de valer; fechar de novo refaz tudo.

Duas coisas que a tela não faz

1. Não mexe no seu estoque. Emitir a NF-e de entrada não cria compra nem despesa: a compra já existe e já saiu do caixa. A nota só documenta. O mesmo vale para o fechamento: a baixa é do que falta emitir, não da prateleira.
2. Não fecha o mês sozinha. O mês só fecha quando alguém clica em Fechar mês. Enquanto você não fecha, o que sobra na lista é o que falta documentar — hoje, amanhã e no fim do ano.

Quem pode ver e quem pode emitir

São quatro permissões separadas (em Cadastros → Equipe, aba Papéis e permissões):

• Ver conciliação fiscal — enxerga as listas (o contador costuma ter só esta).
• Emitir pela conciliação fiscal — emite as notas e marca compra como "tem nota".
• Fechar mês da conciliação fiscal — usa o botão Fechar mês.
• Reabrir mês da conciliação fiscal — usa o Reabrir.

Sem a permissão, o botão nem aparece. E a emissão exige que a sua loja emita direto pela SEFAZ — quem emite por outro sistema continua enxergando as listas, mas os botões ficam desligados.

Continue

• Como obter o CSC para emitir NFC-e (Paraná) — necessário para emitir a NFC-e da própria lista.
• Como autorizar o sistema Belion para emitir NF-e (Paraná) — resolve a rejeição 974 na NF-e.
• Como registrar compras de fornecedor — a entrada com nota que evita o "entrou sem nota".