Como usar a Conciliação Fiscal

Esta tela responde uma pergunta só: o que ainda falta documentar?

De um lado, a mercadoria que entrou sem nota — a compra no produtor, na feira, no CEASA. Do outro, a que saiu sem documento — a venda que fechou sem NFC-e, a que teve a nota rejeitada, o pedido do marketplace que ficou sem NF-e.

A tela fica em Estoque → Conciliação fiscal.

O que ela faz de diferente de um relatório: o documento é emitido daqui mesmo, para os itens que você selecionar. Cada linha some da lista quando ganha nota.

Por que não tem "mês"

Este é o ponto que mais confunde, e ele é deliberado: o padrão é "Todo o período", não o mês corrente.

A nota do fornecedor quase nunca cai no mesmo mês da compra. A mercadoria chega em agosto, a nota é emitida no fim de agosto e você só importa o XML em setembro. Num relatório mensal isso vira um fantasma: a compra fica para sempre como "sem nota" em agosto, e aparece de novo como "com nota" em setembro. Você tenta resolver uma coisa que já está resolvida.

Acumulando, os dois lados se encontram: a nota que chegou depois abate a compra que estava descoberta, não importa em que mês cada uma caiu. É por isso que a pergunta "o que falta documentar?" não tem mês.

O filtro de mês continua ali, no alto da tela, para quando você precisa fechar uma competência específica com o contador.

A aba "Por produto"

É a primeira aba e a resposta da tela. Cada linha é uma variante do seu catálogo, e a regra é uma só:

O que entrou sem nota pode sair sem documento.

Se você comprou 10 kg de tomate do produtor sem nota e vendeu 8 kg sem cupom, não há nada a emitir: a saída está coberta pela entrada. Se vendeu 15 kg, os 5 kg que sobraram pedem documento.

As colunas:

Selecione as linhas e clique em Emitir NF-e: a nota sai pré-preenchida com produto, quantidade, NCM e preço médio. Você escolhe o destinatário e confere antes de transmitir.

Sobre o "Em estoque" e o ajuste manual

A coluna Em estoque é contexto, não conta. Ela existe para você decidir se a emissão faz sentido ("saíram 8 sem documento e ainda tenho 12 na prateleira") — mas ela não entra no cálculo do que falta emitir. Quando há ajuste manual na variante, ele aparece embaixo do número (ajuste + / ajuste −).

O motivo é honesto: o estoque físico não se explica pelos papéis. O ajuste manual mexe na quantidade sem documento nenhum e sem justificativa, e o estoque inicial — o que você carregou quando começou a usar o Belion — entrou exatamente assim, como ajuste. Se a tela mostrasse "estoque fiscal × estoque físico", quase todo produto apareceria com uma diferença gigante que não é erro seu: é a carga inicial.

Por isso o ajuste aparece (é ele que explica a diferença) mas não gera pendência: ajuste não é compra nem venda, não há nota a emitir por ele.

A aba "Compras sem nota"

Aqui está a mercadoria que entrou sem documento fiscal de entrada.

O que o Belion considera "com nota": a compra importada por XML (ela tem chave de acesso — a chave é a nota) ou a compra que você marcou como "tem nota" na mão. Bonificação também conta: mercadoria gratuita vem com NF-e do fornecedor como qualquer outra.

Duas ações:

• Marcar "tem nota" — para a compra que você digitou à mão mas que tem nota de papel na gaveta. Ela some da lista sem emitir nada.
• Emitir NF-e de entrada — a nota que você emite contra o produtor que não emite (o caso clássico do CEASA e do produtor rural).

A NF-e de entrada junta várias compras numa nota só, desde que sejam do mesmo fornecedor e da mesma loja. Vinte compras do mesmo produtor no mês viram uma nota, não vinte. Se a emissão for rejeitada, a compra volta para a lista com o motivo da SEFAZ ao lado — é só corrigir e emitir de novo.

Compra de bonificação: os itens entram a custo zero (para não derrubar seu custo médio), mas a nota tem valor. Se precisar emitir NF-e de entrada para uma bonificação, o Belion rateia o valor da compra pelos itens e avisa — a nota precisa de valor para ter base de cálculo.

A aba "Vendas sem documento"

Vendas do PDV que foram concluídas e não têm NFC-e nem NF-e válida. Entram aqui também as que tiveram nota rejeitada — a nota que a SEFAZ recusou não documenta nada, e a coluna do lado mostra o motivo.

Duas formas de resolver:

• Emitir NFC-e — uma nota por venda, na ordem, até 50 por vez. É o caminho do consumidor comum.
• Emitir NF-e — uma nota só para várias vendas do mesmo cliente identificado.

Por que a NFC-e é uma por venda: juntar várias vendas de consumidores diferentes numa nota só, com data de hoje, é omissão de receita. A nota consolidada só existe para cliente identificado.

Venda no Consumidor padrão (sem CPF) só fecha com NFC-e — a tela marca essas linhas para você não perder tempo tentando a NF-e.

E as vendas em dinheiro que você não vai documentar?

Essa é a situação mais comum: o cliente paga em dinheiro, não pede cupom, e a venda ficaria na lista para sempre, com o "a emitir" nunca zerando.

O filtro Vendas em dinheiro, no alto da tela, tem três posições:

• Incluir dinheiro (padrão) — a venda em dinheiro é uma venda sem documento como qualquer outra.
• Esconder dinheiro — ela some da lista, do cabeçalho e do "a emitir". É o que faz o número virar pendência de verdade: o que sobra é o que você realmente pretende documentar.
• Só dinheiro — o contrário, para você ver de uma vez quanto de venda em dinheiro está sem nota.

Duas coisas para saber:

1. A escolha fica gravada no seu navegador. Você não precisa refazer o filtro toda vez que abrir a tela.
2. Vale só para a venda paga 100% em dinheiro. Venda mista (parte dinheiro, parte cartão) continua aparecendo — o cartão deixa rastro e o documento vai ser cobrado de qualquer forma.

Esconder não apaga nada: a venda continua no sistema e volta para a lista quando você voltar o filtro para "Incluir dinheiro".

As outras abas

Pedidos sem NF-e — pedidos da loja virtual e dos marketplaces que já foram pagos/enviados e não têm nota. Emite uma NF-e por pedido, e ela sobe para o canal automaticamente. A aba some se você não vende online.

NF-e avulsas — só leitura: as notas avulsas autorizadas, para conferência. A avulsa não se liga a uma venda específica, então ela abate o saldo do produto na primeira aba: se você emitiu a avulsa por ali, a linha zera mesmo que a venda continue aparecendo na aba de vendas. É o que impede de documentar a mesma mercadoria duas vezes.

Duas coisas que a tela não faz

1. Não mexe no seu estoque. Emitir a NF-e de entrada não cria compra nem despesa: a compra já existe e já saiu do caixa. A nota só documenta.
2. Não fecha mês. Não há "abrir" nem "fechar" competência, nem saldo guardado. O que sobra na lista é o que falta documentar — hoje, amanhã e no fim do ano.

Quem pode ver e quem pode emitir

São duas permissões separadas: ver a conciliação (o contador costuma ter só esta) e emitir pela conciliação. E a emissão exige que a sua loja emita direto pela SEFAZ — quem emite por outro sistema continua enxergando as listas, mas os botões ficam desligados.