Como registrar compras de fornecedor

Registrar a compra resolve quatro coisas de uma vez: entra estoque, nasce a conta a pagar, o produto ganha o custo certo e o Consolidado Mensal para de mostrar margem de 100%.

A tela fica em Estoque & Compras → Compras de Fornecedor.

O trabalho tem duas etapas, sempre nesta ordem:

1. Registrar a compra — importando a NF-e ou digitando à mão.
2. Conferir a entrada — onde a mercadoria de fato entra no estoque e você decide custo e preço de venda.

A segunda etapa é o coração deste artigo. Ela existe porque nada se move até você confirmar: nem estoque, nem custo, nem preço. Antes, o sistema decidia tudo sozinho no instante da importação — e quando a nota vinha com um item trocado ou uma caixa faltando, o estrago já estava feito.

Etapa 1 — Registrar a compra

Importando a nota fiscal

Escaneie o código de barras da DANFE ou digite a chave de acesso de 44 dígitos. O Belion busca a nota na SEFAZ e preenche tudo: itens, valores, impostos e as duplicatas (as parcelas que o fornecedor definiu).

Os itens que tiverem código de barras cadastrado já chegam casados com o seu produto. Os que não casarem ficam pendentes, esperando você — e é isso que a conferência resolve.

Escolha a loja de recebimento com atenção (o campo aparece quando você tem mais de uma loja). É o estoque dela que aumenta. Loja virtual não recebe entrada de mercadoria — se você apontar para ela, o sistema recusa e sugere a loja física correspondente.

Criando a compra manual

Para o que não tem nota eletrônica: a feira, o fornecedor pequeno, o lançamento avulso.

O formulário tem três blocos:

1. Fornecedor — escolha um cadastrado ou digite o nome livre. Fornecedor cadastrado fica vinculado ao produto, o que serve depois para remessa de garantia e para o histórico de compras.
2. Itens — produto, quantidade e preço unitário. Os produtos saem do seu catálogo, então não há nada para casar depois.
3. Configuração de Pagamento — à vista ou a prazo. Escolhendo a prazo, informe o número de parcelas e o vencimento da primeira; a Prévia das Parcelas mostra exatamente o que vai virar conta a pagar.

Ao salvar, o Belion leva você direto para a conferência. Como os itens já vieram do catálogo, as linhas chegam prontas: normalmente é só ajustar o preço de venda e clicar em Confirmar todos.

Etapa 2 — A conferência de entrada

Abrir uma compra mostra a nota linha a linha, como se você estivesse com a DANFE na mão. No topo, a decomposição do que a nota custa de verdade; embaixo, cada item com o que precisa ser decidido.

O cabeçalho

A faixa de valores vai dos produtos até o custo de aquisição, passando por frete, seguro, outras despesas, IPI e ICMS-ST, menos os impostos que o seu regime recupera. No fim, ele compara com o total da nota:

• Bate com a nota (verde) — a conta fecha, pode seguir.
• Diferença de R$ … (vermelho) — a soma dos itens não fecha com o vNF. Não bloqueia nada, mas vale conferir: costuma ser um item que faltou ou um arredondamento estranho do fornecedor.

O regime tributário aparece ao lado da loja, porque é ele que decide quais impostos entram no custo e quais são crédito.

O que você decide em cada linha

Sobre Recebido: chegando menos do que a nota diz, entra menos no estoque — mas a conta a pagar não muda. O que você deve é o que a nota diz; acertar a diferença com o fornecedor é outra conversa. A linha ganha um aviso de divergência para você não esquecer.

Sobre Markup: o percentual é sobre o custo, não sobre o preço. Custo de R$ 20 com markup de 120% vira R$ 44. É o caminho de "comprei a 20, quero vender a 44" sem abrir o cadastro do produto.

Você manda no preço — e no custo, com uma diferença

No preço, a palavra é sua e é final. Preço fixo grava exatamente o número que você digitar, sem fórmula nenhuma no meio. É a saída para quando nem a margem antiga nem o markup dão o preço que você quer praticar.

No custo, o que você digita é o custo deste lote — não o custo do produto. Ele entra na média com o estoque que você já tinha:

(custo atual × estoque atual) + (o que você digitou × quantidade que entra) ÷ (estoque atual + quantidade que entra)

Um exemplo: você tem 10 peças a R$ 15 e recebe mais 10 digitando R$ 25 no custo manual. O custo do produto vira R$ 20, não R$ 25. Só quando o produto está zerado — ou nunca teve custo — é que o valor digitado vira o custo cheio.

Não existe um modo que force o custo do produto a um valor absoluto com mercadoria em casa, e isso é de propósito: o custo médio é o que o CMV usa, e sobrescrevê-lo apagaria o que as compras anteriores custaram de verdade.

Confira antes de confirmar. A expansão da linha mostra o resultado exato na linha Custo do Antes → depois. Se o número não for o que você esperava, a média é a explicação.

O preço de venda vale para todas as lojas. Mexer no preço aqui muda a prateleira do seu negócio inteiro.

De onde vem o custo

Clique na seta à esquerda da linha para abrir a memória de cálculo.

São três colunas:

• De onde vem o custo — cada parcela somada na ordem em que o cálculo é feito, até o custo de aquisição e o custo unitário. As parcelas zeradas ficam em cinza e não somem: saber que não houve frete também é informação.
• Quem despejou valor nesta linha — o rateio da nota e as linhas que foram somadas nesta.
• Antes → depois — o que acontece com estoque, custo, preço e margem quando você confirmar. É o preview do resultado, não uma promessa vaga.

Por que o produto ficou mais caro

Esta é a mudança que mais gera dúvida, e ela é uma correção.

Antes, o custo gravado era só o valor dos produtos. Só que a nota que você paga inclui frete, seguro, despesas acessórias, IPI e ICMS-ST: o fornecedor cobrava R$ 1.000 e o sistema anotava R$ 880 de custo. O CMV saía baixo demais, a margem parecia melhor do que era, e o preço calculado por margem saía barato demais.

Agora esses valores entram no custo, descontados os impostos que o regime da sua loja recupera. Duas consequências práticas:

• O mesmo produto vai aparecer mais caro que na compra anterior. É a correção, não um erro. Compras antigas não foram recalculadas de propósito — reescrever o passado mudaria meses que já foram fechados.
• A margem por produto cai um pouco. Ela ficou realista.

Linhas que não são mercadoria

Nota de fornecedor costuma trazer frete ou serviço como uma linha à parte. Essa linha não é estoque — e se entrar como produto, você fica com um item fantasma chamado "FRETE" no catálogo.

No menu ⋯ da linha:

• Esta linha é uma despesa → escolha ratear por valor (proporcional ao valor de cada produto) ou por quantidade (proporcional às unidades). O valor se distribui no custo das linhas de produto, e a linha rateada deixa de pedir confirmação: não há o que dar entrada.
• Somar no custo de outro item → joga o valor inteiro numa linha só. É o caso do kit, ou de um frete que só se refere a um dos produtos.
• Desvincular produto e Descartar linha completam o menu. Linha descartada continua na nota, mas não entra no catálogo nem no estoque — e você pode restaurá-la depois.

Quando o Belion suspeita que uma linha é despesa (pelo CFOP ou pela descrição), ele mostra o selo Parece despesa com a ação de um clique. Ele sugere, nunca aplica sozinho — 5949 com NCM preenchido é mercadoria de verdade.

Itens sem produto vinculado

Item que não casou pelo código de barras fica como Pendente e não pode ser confirmado. A linha oferece dois caminhos:

• Vincular produto — abre o catálogo. Se a nota trouxe várias variantes na mesma linha (P, M e G no mesmo item), escolha todas: o Belion pergunta quantas unidades foram de cada uma e divide a linha, rateando os valores da NF entre as fatias.
• Cadastrar produto — abre o cadastro completo sem sair da conferência, já preenchido com o nome, o código de barras, o NCM e o custo da nota. Ao salvar, a linha fica vinculada ao produto novo.

Confirmando

Confirmar todos é o caminho normal: uma nota com todos os itens casados vira um clique só. O botão mostra quantas linhas vão entrar de fato — ele pula em silêncio o que está pendente, descartado ou é linha de despesa.

Precisa tratar item por item? Cada linha tem o seu Confirmar. E dá para marcar várias com o checkbox e usar Confirmar selecionados ou Custo/preço em massa, que aplica os mesmos modos a todas de uma vez.

Confirmar é o único momento em que estoque, custo e preço se movem. Quando não sobra linha pendente, a nota fecha sozinha e a tela vira o histórico da conferência.

Desfazendo

Linha confirmada mostra Desfazer: as unidades são estornadas e o custo e o preço voltam ao que eram, pelo retrato tirado antes da confirmação. A nota volta a ficar pendente.

Se alguém tiver mexido no produto depois da confirmação, o Belion avisa que não conseguiu restaurar o custo antigo — o estoque volta de qualquer forma, mas o custo você confere à mão.

As parcelas

Abaixo dos itens, cada parcela em uma linha: valor, vencimento, adicionar e remover. Cada uma tem um espelho em Contas a Pagar, criado na mesma operação.

Três regras que valem conhecer:

• Parcela paga é imutável. O dinheiro já saiu; reescrever a obrigação depois da baixa é reescrever o extrato. A linha fica travada com o selo Pago, sem botão de remover. Para mexer, estorne o pagamento antes.
• A soma pode divergir do total da nota. Desconto negociado depois, acréscimo de boleto — acontece. O Belion mostra a diferença ao lado da soma como aviso, não como impedimento.
• Não existe compra sem parcela. O botão de remover some quando resta uma linha só.

Refazer parcelamento, no canto, é o atalho para recriar N parcelas iguais — útil quando o combinado mudou por inteiro.

Onde a compra aparece depois

Em Contas a Pagar, uma linha por parcela

Cada parcela vira uma obrigação na agenda, com o nome do fornecedor e o número da nota. O botão Pagar marca a parcela e pede a data.

Se você tem mais de uma conta cadastrada, o diálogo pede também Saiu da conta — de qual conta o dinheiro saiu para pagar esta parcela. Conta de operadora não entra na lista: saldo preso na Rede ou no Mercado Livre não paga fornecedor.

Vale a pena preencher. A conta de uma compra só nasce aqui, na baixa — é este o único momento em que alguém diz de onde o dinheiro saiu. Enquanto a parcela está em aberto, e também quando você dá baixa sem informar, ela aparece no Fluxo de Caixa numa conta chamada Sem conta definida: continua somando como saída e no saldo, mas não desconta de nenhum banco específico e não pode ser conferida contra extrato nenhum.

O sistema não chuta um banco para você de propósito — dizer que R$ 40 mil vão sair do Itaú quando ninguém escolheu o Itaú é pior do que admitir que a conta ainda não foi informada. Ver Como usar o Fluxo de Caixa.

A compra aparece uma vez só. Ela existe internamente como parcela e como lançamento financeiro, mas a agenda mostra uma linha por parcela — os dois lados são o mesmo registro, sincronizados. Pagar por um lado paga o outro.

No Consolidado Mensal, como coluna Compras

É aqui que está o motivo de tudo. A coluna Compras do Consolidado é a soma das parcelas que você pagou no mês — e é o custo que o lucro desconta:

receita − compras pagas − despesas pagas = lucro

Enquanto não houver compra paga, essa coluna fica zerada, o lucro bruto vira a receita inteira e a margem mostra 100%. Não é o cadastro do produto — o preço de custo do produto alimenta outro relatório (a margem por peça, em Financeiro → Relatórios). O Consolidado mede o custo pelo que saiu do seu bolso para o fornecedor.

Regime de caixa. A compra parcelada em 3× não entra inteira no mês da nota: entra um terço por mês, conforme você paga. É por isso que o mês em que você comprou muito mas ainda não pagou aparece com lucro alto — o custo vem nos meses seguintes.

E por que ela não é contada duas vezes

A parcela de compra aparece em Contas a Pagar para você pagar, mas fica fora da coluna Despesas. Se entrasse nas duas, o custo seria descontado do lucro duas vezes: uma como mercadoria, outra como despesa. Na tela de Lançamentos, o bloco Compras vem marcado com o selo não entra no DRE exatamente por isso.

No estoque e no custo do produto

A confirmação soma as unidades no estoque da loja de recebimento e recalcula o custo médio ponderado do produto — misturando o que você já tinha com o que acabou de chegar, seja o custo calculado pela nota ou o que você digitou no modo manual. É esse número que alimenta a margem por peça e o preço sugerido por margem.

O preço de venda é outra história: ele só muda se você pediu. Em Preço fixo e Markup vale o que você definiu; em Automático, o preço acompanha o custo para preservar a margem; em Não alterar, a prateleira fica intacta.

Corrigindo uma compra

Vinculei o produto errado. Se a linha ainda não foi confirmada, use Desvincular produto no menu ⋯ e vincule o certo. Se já foi confirmada, Desfazer primeiro — trocar o produto de uma linha aplicada moveria estoque para o item errado sem estornar o certo.

Recebi menos do que a nota diz. Ajuste Recebido antes de confirmar. Se já confirmou, desfaça, ajuste e confirme de novo.

A mercadoria não chegou. Descarte a linha (menu ⋯ → Descartar linha). Ela continua na nota como registro, mas não entra em lugar nenhum. A parcela continua existindo — o que você deve não mudou.

Refazer o parcelamento só é possível enquanto nenhuma parcela foi paga. Depois disso o sistema recusa: recriar o cronograma apagaria um pagamento que já entrou no seu caixa e no custo do mês. Estorne a baixa antes, ajuste, e pague de novo.

Excluir a compra leva junto as parcelas e os lançamentos financeiros dela. O estoque que já entrou não volta sozinho — desfaça a confirmação das linhas antes de excluir, ou faça o ajuste de estoque depois.

Perguntas comuns

Registrei a compra e o estoque não subiu. Falta confirmar. Abra a compra e use Confirmar todos — ou confirme linha a linha, se quiser ajustar custo, preço ou quantidade recebida antes.

Este produto ficou bem mais caro do que na compra passada. O custo agora inclui frete, IPI e ICMS-ST, que antes ficavam de fora. Abra a seta da linha: a memória de cálculo mostra de onde veio cada centavo. Compras antigas não foram recalculadas, então a comparação com elas não é justa.

A coluna Compras do Consolidado está zerada. Nenhuma parcela foi paga no período. Registrar a compra não basta: o custo é reconhecido no pagamento.

Importei a nota e as parcelas vieram diferentes do combinado. A importação usa as duplicatas declaradas na NF-e. Ajuste linha a linha no editor de parcelas, ou refaça o parcelamento (enquanto nada estiver pago).

O custo médio do produto mudou depois da compra. É esperado: cada entrada recalcula o custo médio ponderado, que é o número usado na margem por produto.

Digitei R$ 25 no custo manual e o produto ficou com R$ 20. O custo manual é o custo deste lote, e ele entra na média com o estoque que você já tinha — 10 peças a R$ 15 mais 10 a R$ 25 dão R$ 20 de custo médio. É assim de propósito: sobrescrever o médio apagaria o que as compras anteriores custaram. Com o produto zerado, o valor digitado vira o custo cheio.

Quero vender por um preço que não é margem nem markup. Use Preço fixo e digite o valor: ele é gravado exatamente como você escreveu, sem cálculo no meio.

Apareceu uma linha "FRETE" querendo virar produto. Marque-a como despesa no menu ⋯ e escolha o rateio. O valor entra no custo dos produtos, que é onde ele pertence.

Comprei e ainda não paguei — isso afeta meu lucro? Não. Aparece em Contas a Pagar e como previsto, mas o lucro do mês só conta o que foi pago.

Continue

• O Financeiro do começo ao fim — onde as compras se encaixam entre despesas, caixa e lucro.
• Como conciliar a maquininha — o mesmo trabalho, do lado do dinheiro que entra.
• Como usar o Fluxo de Caixa — de qual conta o dinheiro da compra saiu.