O Financeiro do começo ao fim

O menu Financeiro tem várias telas, e é fácil abrir a errada. Este artigo mostra o caminho inteiro na ordem em que ele funciona: o que você gasta, o que você recebe, quanto tem e se deu lucro.

Cada tela responde a uma pergunta diferente. Quando o número de uma não bate com o da outra, quase sempre é porque são perguntas diferentes — e não erro.

A regra que explica quase toda diferença entre elas: o Financeiro trabalha por regime de caixa — conta o dinheiro no dia em que ele entra ou sai, não no dia em que a conta foi criada.

1. Categorias de Despesas: em que você gasta

Comece aqui. Toda despesa precisa de uma categoria, e é ela que faz a quebra "em que eu gasto" existir. Sem categorias suas, todo gasto vira "Outros" e a tela não te conta nada.

Crie as categorias que você usa de verdade — aluguel, energia, fornecedores, pró-labore, marketing. Poucas e claras funcionam melhor que muitas e parecidas.

Algumas categorias são do sistema e não podem ser excluídas, só renomeadas. A Compras (Fornecedores) e a Taxas de Gateway de Pagamento são as principais: é nelas que as compras de fornecedor e as taxas de maquininha aparecem sozinhas. Se pudessem sumir, esses lançamentos ficariam órfãos.

2. Plano de Contas: o que você deve e o que já pagou

Uma tela só, com duas visões no canto superior direito.

Visão A Pagar — a agenda

Toda despesa não paga aparece aqui, junto com as parcelas das compras de fornecedor, em uma lista ordenada por vencimento. Os cartões do topo separam vencidas, hoje, esta semana e este mês.

Duas garantias desta visão:

• cada obrigação aparece uma única vez, mesmo vindo de uma compra parcelada que também existe como despesa;
• o que já foi pago some daqui e vai para o Fluxo de Caixa, na data do pagamento.

O botão Pagar de cada linha é o atalho: ele marca como paga e pede a data.

Pagando várias contas de uma vez

Quando você senta para pagar tudo da semana, não precisa abrir uma janela por conta. Cada linha tem uma caixinha de seleção à esquerda, e o cabeçalho de cada dia tem outra que marca todas as contas daquele vencimento de uma vez.

Assim que você marca a primeira, aparece uma barra no rodapé com quantas contas estão selecionadas e quanto vai sair no total — a conferência antes de confirmar. Clique em Pagar e a janela pergunta uma vez só a data, a forma de pagamento e, se você tem mais de uma conta, de qual conta o dinheiro saiu. O que você responder vale para todas as contas marcadas.

Três coisas que ajudam no dia a dia:

• A seleção acompanha você entre as páginas. Marcou contas na página 1, passou para a 2 e marcou mais? A barra soma as duas.
• Trocar um filtro limpa a seleção. É de propósito: pagar o que saiu da tela é o oposto de conferir.
• Se alguma conta falhar, as outras seguem pagas. A janela avisa quantas passaram e quantas não, e as que falharam continuam marcadas — é só corrigir e clicar em Pagar de novo. O caso mais comum é alguém do time já ter pago aquela conta enquanto você conferia.

Misturando contas de lojas diferentes no mesmo lote, o campo "Saiu da conta" mostra só as contas de caixa que servem a todas as lojas selecionadas — normalmente as contas do tenant.

Visão Lançamentos — o livro

Aqui está tudo que saiu (e o que ainda vai sair), agrupado em três blocos:

• Despesa — o que você lança à mão: aluguel, energia, pró-labore.
• Operacional — o que o sistema lança sozinho, como as taxas de maquininha. Você não digita, elas nascem da venda.
• Compras — as compras de fornecedor. Repare no selo NÃO ENTRA NO DRE: elas aparecem aqui para você pagar, mas o lucro do mês não as desconta duas vezes (a explicação está na seção 5).

No formulário de despesa, duas coisas importam:

• Data é a competência — o dia a que o gasto se refere.
• Pago e Pago em dizem quando o dinheiro saiu de verdade.

A despesa nasce marcada como paga, porque na prática a maioria é lançada depois de pagar. Se você está registrando uma conta que ainda vai vencer, desmarque — é isso que a manda para a visão A Pagar.

Pago em é o campo que decide em qual mês o gasto aparece no Fluxo de Caixa e no Consolidado. Lançou hoje uma conta que você pagou semana passada? Coloque a data real do pagamento. O sistema respeita o que você informou e recalcula o mês afetado.

Se você tem mais de uma conta, aparece também o campo Saiu da conta — logo abaixo de "Pago em", e só quando a despesa está marcada como paga. É ele que diz de qual conta o dinheiro saiu: o aluguel pago pelo Itaú tira do Itaú, e não do banco que o sistema usaria por padrão.

Duas regras que valem a pena saber:

• Só aparece com mais de uma conta candidata. Com uma conta só não há o que escolher, e a tela fica igual à de antes.
• Conta de operadora não entra na lista. Não se paga fornecedor com dinheiro que ainda está com a Rede ou o Mercado Livre — ele só vira seu no repasse.

Deixe em branco e vale a regra de sempre: a conta bancária da loja. O mesmo campo aparece na baixa de uma parcela de compra, em Contas a Pagar.

Como criar essas contas está em Como usar o Fluxo de Caixa.

Contas que vencem todo mês — aluguel, contador, internet — você cadastra uma vez: Como usar despesas recorrentes.

E as parcelas de compra de fornecedor têm regras próprias, porque também viram custo de mercadoria: Como registrar compras de fornecedor.

3. Recebimentos: o que entrou e o que vai entrar

O espelho do A Pagar. Cada venda gera um recebível — e o valor que chega na sua conta não é o da venda, é o valor menos a taxa da forma de pagamento.

A quebra por forma de pagamento é onde você confere a maquininha:

• Dinheiro não tem taxa e entra na hora.
• PIX e débito costumam ter taxa pequena e cair em D+1.
• Crédito tem taxa maior e prazo longo — e, quando parcelado, o repasse pode vir em parcelas, uma por mês.

Total ≠ Líquido, e isso é o certo. O total é o que o cliente pagou; o líquido é o que a adquirente vai depositar. A diferença são as taxas, que aparecem no Plano de Contas como lançamento Operacional.

As abas Realizados e Previstos separam o que já caiu do que ainda vai cair. O passo a passo de configurar as taxas e dar baixa contra o extrato está em Como conciliar a maquininha.

Por que "3x" gera três linhas e "à vista" gera uma

O número de linhas segue o repasse, não a venda:

• forma configurada com prazo fixo (D+N): uma linha só, mesmo que o cliente tenha parcelado — a operadora deposita tudo de uma vez;
• forma configurada por parcela: uma linha por parcela, cada uma com sua data.

As datas previstas são congeladas no momento da venda e sempre caem em dia útil. Se o cálculo bater num sábado, o repasse rola para a segunda — porque é assim que o banco funciona.

Configure taxa e prazo em Cadastros → Lojas → Formas de pagamento. Mudar a configuração não mexe no que já foi vendido: recebível antigo mantém a data e a taxa que valiam no dia.

4. Fluxo de Caixa: quanto você tem

Esta é a tela do saldo. Ela tem um artigo próprio, com o passo a passo completo: Como usar o Fluxo de Caixa.

O resumo do que você precisa saber:

1. Crie as contas — cada loja começa com uma conta Banco e uma Dinheiro em caixa. O botão Criar contas automaticamente faz isso de uma vez. Se o cartão cai num banco e o PIX em outro, crie as duas e diga em Cai na conta, na forma de pagamento, onde cada uma entra.
2. Informe o saldo de cada uma. Este é o passo que as pessoas pulam, e sem ele a tela mostra movimento acumulado em vez de saldo.
3. Conectou um marketplace ou o Pagar.me? O Belion cria sozinho uma conta da operadora, e o que está com ela aparece em A receber de operadoras — separado do saldo, porque ainda não é dinheiro seu.
4. Leia o saldo certo. Saldo inicial e acumulado vêm em duas versões: o realizado (o que já entrou e saiu — é ele que bate com o extrato) e o previsto (o realizado mais o que ainda vai acontecer). Uma conta a pagar em aberto derruba o previsto sem tirar nada do banco ainda.

A gaveta do PDV se ancora sozinha: ao fechar o caixa, a contagem vira a conferência da conta Dinheiro. Mas a conta bancária ninguém informa por você — enquanto ela estiver sem saldo declarado, o Fluxo de Caixa mostra só o movimento do período, e avisa qual conta falta.

A primeira conferência de cada conta é a abertura: ela não acusa diferença nenhuma, por maior que seja o número. É esperado — tudo que aconteceu antes do Belion é invisível para ele, e a abertura simplesmente adota o seu número como verdade. Da segunda em diante, a diferença entre o que você contou e o que o sistema calculou aparece como sobra ou falta.

5. Consolidado Mensal: o mês deu lucro?

Aqui a pergunta muda. O Fluxo de Caixa responde "quanto tenho"; o Consolidado responde "quanto sobrou".

Esta tela não mostra o dinheiro que entrou na conta — nem por mês, nem no total do ano. Isso é caixa, e tem duas telas próprias: o Fluxo de Caixa (saldo, entradas e saídas do período) e os Recebimentos (recebível a recebível, com data prevista). Aqui só se mede resultado.

A conta é direta:

receita − compras pagas − despesas pagas = lucro

Três coisas que costumam gerar dúvida:

• Só o que foi pago entra. A conta que vence semana que vem aparece em A Pagar e como previsto, não no lucro deste mês.
• As taxas de cartão entram como despesa — são o mesmo dinheiro que já apareceu descontado nos Recebimentos, visto do outro lado.
• Compras de fornecedor não entram duas vezes. A coluna Compras já é o custo da mercadoria: ela conta as parcelas de compra que você pagou no mês. O espelho que aparece em A Pagar existe só para você pagar, e fica fora da coluna Despesas.

Margem em 100%? Não é o cadastro do produto — é que nenhuma parcela de compra foi paga no período. Esta tela mede o custo pelo que saiu do seu bolso para o fornecedor. Registre as compras e marque as parcelas como pagas; a coluna Compras deixa de ser zero e a margem passa a fazer sentido. O passo a passo está em Como registrar compras de fornecedor.

E a margem por produto?

Essa mora em Financeiro → Relatório por Loja. Lá o custo vem do preço de custo do produto, carimbado no item no momento da venda — por isso o cadastro exige preço de custo maior que zero. É o número para responder "esta armação vale a pena?", enquanto o Consolidado responde "o mês fechou no azul?".

Cuidado para não trocar as bolas: Relatórios Financeiros (a tela vizinha) usa a mesma base do Consolidado — compras pagas. A margem por custo do produto está no Relatório por Loja.

O que abre quando você clica em Receita

Clicar na coluna Receita de um mês abre o detalhe do que formou aquele número, em três blocos:

• Pedidos (online) — as vendas da loja virtual e dos marketplaces;
• Vendas (PDV) — as vendas finalizadas no balcão, de todas as lojas;
• O.S. com entrada — as entradas de Ordem de Serviço recebidas no período.

Os dois primeiros somam a receita do mês. O terceiro é informativo: a entrada não é receita ainda — a venda inteira (entrada + saldo) entra no mês em que o caixa finaliza a O.S. O bloco existe para você ver esse dinheiro, que antes ficava invisível no financeiro até a O.S. fechar.

6. Qual relatório usar para cada pergunta

Esta é a parte que mais gera dúvida, então vale o resumo inteiro. Os números não batem entre os relatórios — e está certo assim, porque cada um responde uma pergunta diferente e mede o custo de um jeito diferente.

O ponto que mais confunde é a margem:

• Relatório por Loja usa o custo do produto vendido;
• Consolidado Mensal e Relatórios Financeiros usam as compras que você pagou naquele mês.

Na prática, isso significa que:

• vendeu bastante e não pagou compras no mês → margem alta no Consolidado;
• pagou uma compra grande de estoque → o mês pesa, mesmo que a mercadoria ainda esteja na loja.

Em uma frase: para "quanto lucrei no que vendi", use o Relatório por Loja. Para "quanto sobrou de dinheiro no mês", use o Consolidado Mensal e o Fluxo de Caixa.

7. Dashboard Financeiro: o mês num relance

A raiz do Financeiro junta o essencial: receita do período, gasto do mês (realizado e previsto) e o que está vencido.

O card Gasto do mês mostra o realizado e, ao lado, o previsto — o que ainda vai vencer. O chip vermelho aparece quando há conta atrasada e leva direto para ela.

Perguntas comuns

Vendi R$ 1.000 mas o Fluxo de Caixa não mudou. Venda em cartão entra na data do repasse, não na da venda. Veja a data prevista em Recebimentos. Venda em dinheiro do dia de hoje também só aparece a partir de amanhã — no dia da venda ela ainda está como prevista.

O Consolidado e o Fluxo de Caixa mostram números diferentes. É esperado: o Consolidado conta faturamento; o Fluxo de Caixa conta dinheiro na conta. Uma venda parcelada entra inteira no mês da venda no Consolidado, e mês a mês no Fluxo de Caixa.

O saldo aparece com um traço. Falta informar o saldo de alguma conta — em geral a bancária. O aviso no topo do Fluxo de Caixa diz qual.

Paguei uma conta e ela continua em A Pagar. Marque a despesa como Paga e informe a data em Pago em — é a data que tira a conta da lista e a põe no fluxo.

Uma categoria não deixa ser excluída. Ela é do sistema. Renomeie se o nome não te agrada; excluir deixaria lançamentos sem categoria.

A coluna Compras está zerada. Você ainda não registrou (ou não marcou como paga) nenhuma parcela de compra de fornecedor no período. Sem isso o Consolidado não tem custo de mercadoria para descontar.

A margem do Relatório por Loja não bate com a do Consolidado. Também é esperado: o Relatório por Loja desconta o custo do produto vendido; o Consolidado desconta as compras que você pagou no mês. Um responde "lucrei no que vendi", o outro "sobrou dinheiro no mês".

Vendi uma O.S. e a receita do mês não mudou. A entrada da O.S. aparece no detalhe da Receita como informativa e nos Recebimentos, mas só vira receita quando o caixa finaliza a O.S. — aí a venda inteira entra de uma vez.