O Financeiro do começo ao fim

O menu Financeiro tem várias telas, e é fácil abrir a errada. Este artigo mostra o caminho inteiro na ordem em que ele funciona: em que você gasta, o que você deve, o que você tem a receber, quanto tem e se deu lucro.

Cada tela responde a uma pergunta diferente. Quando o número de uma não bate com o da outra, quase sempre é porque são perguntas diferentes — e não erro.

A regra que explica quase toda diferença entre elas: o Financeiro trabalha por regime de caixa — conta o dinheiro no dia em que ele entra ou sai, não no dia em que a conta foi criada.

1. Plano de Contas: em que você gasta

Comece aqui. Toda saída de dinheiro cai numa conta do plano, e é ela que faz a quebra "em que eu gasto" existir. Sem contas suas, todo gasto vira um balde só e a tela não te conta nada.

O plano é uma árvore, e ela já nasce com três raízes que não se apagam:

• Operacional — o que o sistema lança sozinho: taxas de maquininha, taxas de marketplace, frete. Você não digita nada aqui; quem escreve é a venda.
• Despesa — o que você lança à mão: aluguel, energia, pró-labore, contador. É aqui que você monta as suas contas.
• Compras — as compras de fornecedor e o repasse da loja virtual. Também aceita subcontas suas: "Lentes (Laboratório)", "Armações", "Óculos de sol".

Cada conta tem um código pontilhado — 4.2 é Despesa, 4.2.1 a primeira conta embaixo dela — gerado sozinho a partir do pai e editável, para quem tem contador com plano próprio. Em Nova Conta você escolhe o nome, a conta pai, cor e ícone; em cada linha, Nova subconta cria um nível abaixo. Arraste pela alça para mudar a ordem; para mover uma conta de pai, edite e troque a conta pai — a subárvore inteira vai junto e os códigos são renumerados.

Crie as contas que você usa de verdade — poucas e claras funcionam melhor que muitas e parecidas. Ver lançamentos, na linha da conta, abre Contas a Pagar já filtrado nela.

Algumas contas são do sistema (selo Sistema): as três raízes e as que o sistema usa para lançar sozinho — Compras (Fornecedores), Taxas de Gateway de Pagamento, Taxas de Marketplace, fretes. Elas podem ser renomeadas e recoloridas, mas não excluídas nem movidas. Se pudessem sumir, os lançamentos automáticos ficariam órfãos.

Uma regra que evita procurar conta no lugar errado: cada tela só enxerga a sua raiz. O formulário de despesa oferece só a subárvore de Despesa; a compra de fornecedor, só a de Compras; e em Operacional ninguém lança à mão. Se você criou uma conta e ela não aparece na despesa, ela está embaixo da raiz errada.

2. Contas a Pagar: o que você deve e o que já pagou

Uma tela só, com duas visões no canto superior direito.

Visão A Pagar — a agenda

Toda despesa não paga aparece aqui, junto com as parcelas das compras de fornecedor, em uma lista ordenada por vencimento. Os cartões do topo separam vencidas, hoje, esta semana e este mês.

Duas garantias desta visão:

• cada obrigação aparece uma única vez, mesmo vindo de uma compra parcelada que também existe como despesa;
• o que já foi pago some daqui e vai para o Fluxo de Caixa, na data do pagamento.

O botão Pagar de cada linha é o atalho: ele marca como paga e pede a data.

Pagando várias contas de uma vez

Quando você senta para pagar tudo da semana, não precisa abrir uma janela por conta. Cada linha tem uma caixinha de seleção à esquerda, e o cabeçalho de cada dia tem outra que marca todas as contas daquele vencimento de uma vez.

Assim que você marca a primeira, aparece uma barra no rodapé com quantas contas estão selecionadas e quanto vai sair no total — a conferência antes de confirmar. Clique em Pagar N (o N é quantas você marcou) e a janela pergunta uma vez só a data, a forma de pagamento e, se você tem mais de uma conta, de qual conta o dinheiro saiu. O que você responder vale para todas as contas marcadas.

Três coisas que ajudam no dia a dia:

• A seleção acompanha você entre as páginas. Marcou contas na página 1, passou para a 2 e marcou mais? A barra soma as duas.
• Trocar um filtro limpa a seleção. É de propósito: pagar o que saiu da tela é o oposto de conferir.
• Se alguma conta falhar, as outras seguem pagas. A janela avisa quantas passaram e quantas não, e as que falharam continuam marcadas — é só corrigir e clicar em Pagar de novo. O caso mais comum é alguém do time já ter pago aquela conta enquanto você conferia.

Precisa levar as contas para uma planilha, ou trazer as contas a pagar de um sistema antigo? Exportar / Importar, no topo da tela, faz os dois.

Misturando contas de lojas diferentes no mesmo lote, o campo "Saiu da conta" mostra só as contas de caixa que servem a todas as lojas selecionadas — normalmente as contas do negócio.

Visão Lançamentos — o livro

Aqui está tudo que saiu (e o que ainda vai sair), em três grupos — os mesmos das raízes do Plano de Contas:

• Despesa — o que você lança à mão: aluguel, energia, pró-labore.
• Operacional — o que o sistema lança sozinho, como as taxas de maquininha. Você não digita, elas nascem da venda.
• Compras — as compras de fornecedor. Repare no selo NÃO ENTRA NO DRE: elas aparecem aqui para você pagar; no resultado do mês elas entram por outra porta (a explicação está na seção 6).

Clique numa aba de grupo e a Quebra por categoria mostra como o total se divide entre as contas daquela raiz. Conta com subcontas abre um nível abaixo ao clicar; sem subcontas, filtra a lista.

Definir categoria em massa. Se um monte de lançamentos caiu numa conta só, não precisa abrir um por um: marque as linhas e use Definir categoria na barra que aparece. O espelho de compra de fornecedor fica com a caixinha desabilitada — a conta dele se troca na compra, que propaga para todas as parcelas.

No formulário de despesa, quatro coisas importam:

• Loja é obrigatória — a despesa entra no Relatório por Loja e nas contas de caixa dela. Com uma loja só o campo já vem preenchido.
• Categoria mostra só as contas de Despesa. Não achou a certa? Digite o nome e crie ali mesmo: ela nasce embaixo de Despesa.
• Data é a competência — o dia a que o gasto se refere.
• Pago e Pago em dizem quando o dinheiro saiu de verdade.

A despesa nasce marcada como paga, porque na prática a maioria é lançada depois de pagar. Se você está registrando uma conta que ainda vai vencer, desmarque — é isso que a manda para a visão A Pagar.

Pago em é o campo que decide em qual mês o gasto aparece no Fluxo de Caixa e no Consolidado. Lançou hoje uma conta que você pagou semana passada? Coloque a data real do pagamento. O sistema respeita o que você informou e recalcula o mês afetado.

Quando a despesa está marcada como paga, aparece também o campo Saiu da conta — logo abaixo de "Pago em". É ele que diz de qual conta o dinheiro saiu: o aluguel pago pelo Itaú tira do Itaú, e não do banco que o sistema usaria por padrão.

Três regras que valem a pena saber:

• É obrigatório. Despesa paga tem de dizer de onde o dinheiro saiu — sem isso o formulário não salva. Com uma conta só, ele já vem preenchido quando você cria a despesa.
• Saldo de canal também vale. Se o canal tem conta de repasse definida, a conta dele aparece na lista: é o caso do anúncio da Shopee pago com o saldo da carteira. Ele nunca vem preenchido sozinho — é você quem escolhe.
• Só aparece se existir conta. Sem nenhuma conta de caixa cadastrada, o campo não aparece.

O mesmo campo aparece no botão Pagar de Contas a Pagar, com duas diferenças. Numa despesa, ele só aparece quando existe mais de uma conta para escolher; numa parcela de compra de fornecedor, ele aparece sempre e é obrigatório (com uma conta só, ela já vem marcada). E conta de canal só vale para despesa: parcela de compra não se paga com saldo que ainda está com o canal.

Como criar essas contas está em Como usar as Contas bancárias.

Contas que vencem todo mês — aluguel, contador, internet — você cadastra uma vez: Como usar despesas recorrentes.

E as parcelas de compra de fornecedor têm regras próprias, porque também mexem no custo do produto: Como registrar compras de fornecedor.

3. Contas a Receber: o que ainda vai entrar

O espelho do A Pagar. Cada venda gera um recebível — e o valor que chega na sua conta não é o da venda, é o valor menos a taxa da forma de pagamento. Contas a Receber lista esses recebíveis, dia a dia, com o que já caiu, o que está previsto e o que atrasou.

Os cartões do topo dizem quanto vai entrar no período, quanto já entrou e o que passou da data. Dois cartões ficam fora dessa soma, de propósito, porque não têm data:

• Aguardando data — o marketplace ainda não disse quando repassa.
• Em aberto do cliente — o fiado em aberto e a venda fechada no boleto cujo título ainda não saiu. É dinheiro que o cliente deve, mas ninguém marcou dia. Ele entra no previsto quando o cliente paga ou quando o boleto é emitido.

Os chips de origem filtram a lista: Vendas PDV, Entradas de O.S., Fiado quitado, Crediário (carnê), Fiado em aberto, Boleto a emitir, Dívida manual, Loja virtual, Devoluções e um chip para cada marketplace. Só aparece o chip da origem que tem valor no período. A coluna Cliente diz de quem é cada linha, e o filtro por cliente recorta a tela inteira.

A baixa é pela origem. Cada linha tem a ação que faz sentido para ela:

Marcando várias linhas, aparece Baixar N selecionados. Atenção: a baixa em lote usa sempre a data de hoje. Ela serve para o depósito que caiu hoje; se o dinheiro entrou em outro dia, use Baixar linha a linha e informe a data real.

Tem dinheiro a receber de antes do Belion — crediário antigo, parcelas de cartão que ainda vão cair? O botão Dívida manual, no topo, tem Lançar dívida manual: o valor entra na projeção de caixa, nunca no faturamento.

Precisa levar a lista para uma planilha, ou trazer o contas a receber de um sistema antigo? Exportar / Importar, no topo, faz os dois em XLSX.

Por que "3x" gera três linhas e "à vista" gera uma

O número de linhas segue o repasse, não a venda:

• forma configurada com prazo fixo (D+N): uma linha só, mesmo que o cliente tenha parcelado — a operadora deposita tudo de uma vez;
• forma configurada por parcela: uma linha por parcela, cada uma com sua data.

As datas previstas são congeladas no momento da venda e sempre caem em dia útil. Se o cálculo bater num sábado, o repasse rola para a segunda — porque é assim que o banco funciona.

Configure taxa e prazo em Cadastros → Lojas → (sua loja) → Formas de pagamento. Mudar a configuração não mexe no que já foi vendido: recebível antigo mantém a data e a taxa que valiam no dia.

4. Conciliação de Recebimentos: o que entrou de fato

Fica em Financeiro → Conciliação de Recebimentos (aparece quando você usa o PDV), e é a outra face da mesma tela — a visão Realizados. Ela abre em hoje, porque a pergunta do balcão é "quanto entrou hoje?": cada recebimento, mesmo parcial, no dia em que o dinheiro entrou, por forma de pagamento, para bater com a maquininha e o banco. A quebra Por operador do caixa e o filtro de operador mostram quanto cada pessoa recebeu.

A fileira de cima conta a história inteira, das pontas para o meio:

• Total de vendas — o que foi vendido no período (o mesmo número do Relatório por Loja). Não é dinheiro que entrou; é a referência.
• Total recebido — o que entrou, antes das taxas.
• Taxas e Devolução — o que a maquininha ficou e o que saiu em devolução.
• Entrou mesmo — recebido menos taxas menos devoluções. É o número que bate com o extrato.

A quebra por forma de pagamento é onde você confere a maquininha:

• Dinheiro não tem taxa e entra na hora.
• PIX e débito costumam ter taxa pequena e cair em D+1.
• Crédito tem taxa maior e prazo longo — e, quando parcelado, o repasse pode vir em parcelas, uma por mês.

Vendeu no fiado, no carnê ou no boleto? A tabela ganha o subtotal Total vendido a prazo, para ninguém somar os três na calculadora.

Total ≠ Entrou mesmo, e isso é o certo. O total é o que o cliente pagou; o líquido é o que a adquirente vai depositar. A diferença são as taxas, que aparecem em Contas a Pagar → Lançamentos como lançamento Operacional.

Do vendido ao recebido

Quando o total de vendas não bate com o total recebido, o card Do vendido ao recebido escreve a conta:

• Vendido a prazo — não entrou: fiado, carnê e boleto saíram da loja sem dinheiro no caixa;
• Recebido de vendas antigas: o cliente pagou o fiado, a parcela do carnê, a dívida manual ou o boleto de uma venda de outro dia;
• Entradas de O.S. (só na ótica): a entrada foi paga antes de a venda existir;
• Outros: crédito de loja, troco e arredondamento.

O card só aparece quando há diferença a explicar — com PDV puro, vendido e recebido são o mesmo número. E o botão Relatório em PDF imprime a mesma decomposição, para levar ao contador.

5. Fluxo de Caixa e Contas bancárias: quanto você tem

São duas telas do saldo, cada uma com o seu artigo:

• Contas bancárias mostra o saldo e o extrato de cada conta, como no app do banco, e é onde você concilia: Como usar as Contas bancárias.
• Fluxo de Caixa mostra o saldo por período e a projeção das próximas semanas: Como usar o Fluxo de Caixa.

O resumo do que você precisa saber:

1. Crie as contas em Financeiro → Contas bancárias: cada loja começa com uma conta Banco e uma Dinheiro em caixa. O botão Criar minhas contas faz isso de uma vez. Se o cartão cai num banco e o PIX em outro, crie as duas e diga em Cai na conta, na forma de pagamento, onde cada uma entra.
2. Informe o saldo de cada uma. Este é o passo que as pessoas pulam, e sem ele a tela mostra movimento acumulado em vez de saldo.
3. Conectou um marketplace ou o Pagar.me? O Belion cria sozinho uma conta da operadora, e o que está com ela aparece em A receber de operadoras — separado do saldo, porque ainda não é dinheiro seu.
4. Leia o saldo certo. Saldo inicial e acumulado vêm em duas versões: o realizado (o que já entrou e saiu — é ele que bate com o extrato) e o previsto (o realizado mais o que ainda vai acontecer). Uma conta a pagar em aberto derruba o previsto sem tirar nada do banco ainda.
5. Confira contra o extrato. Abra a conta em Contas bancárias e o extrato aparece como no app do banco, dia a dia, com o saldo. Com o banco conectado (ou o extrato OFX importado), cada linha do banco é casada com os seus lançamentos e o que não casou ganha o botão Conciliar. Sem banco conectado, você marca Conferir em cada lançamento que bateu. E a aba Cartões de crédito do Fluxo de Caixa cadastra os cartões da empresa, para a despesa paga no cartão cair no vencimento certo da fatura.

A lista de Contas bancárias abre com dois números que não se misturam: Disponível (bancos e caixas com saldo informado, o que é seu) e Em trânsito (o que as operadoras e os marketplaces ainda seguram). As contas vêm agrupadas em Bancos, Caixas e Canais, cada uma com o saldo e até quando está conciliada, e o filtro Loja recorta a lista quando você tem mais de uma.

A gaveta do PDV se ancora sozinha: ao fechar o caixa, a contagem vira a conferência da conta Dinheiro. Mas a conta bancária ninguém informa por você — enquanto ela estiver sem saldo declarado, o Fluxo de Caixa mostra só o movimento do período, e avisa qual conta falta. O histórico de cada conta fica no botão Conferências, no topo do extrato dela.

A primeira conferência de cada conta é a abertura: ela não acusa diferença nenhuma, por maior que seja o número. É esperado — tudo que aconteceu antes do Belion é invisível para ele, e a abertura simplesmente adota o seu número como verdade. Da segunda em diante, a diferença entre o que você contou e o que o sistema calculou aparece como sobra ou falta.

6. Consolidado Mensal: o mês deu lucro?

Aqui a pergunta muda. O Fluxo de Caixa responde "quanto tenho"; o Consolidado responde "quanto sobrou" — quanto entrou e quanto saiu no mês.

Esta tela não mostra o dinheiro que entrou na conta — nem por mês, nem no total do ano. Isso é caixa, e tem duas telas próprias: o Fluxo de Caixa (saldo, entradas e saídas do período) e a Conciliação de Recebimentos (recebimento a recebimento, por dia). Aqui só se mede resultado.

A conta é direta:

receita − compras de fornecedor pagas − despesas pagas = lucro

Três coisas que costumam gerar dúvida:

• Só despesa paga entra. A conta que vence semana que vem aparece em A Pagar e como previsto, não no lucro deste mês.
• As taxas de cartão entram como despesa — são o mesmo dinheiro que já apareceu descontado na Conciliação de Recebimentos, visto do outro lado.
• Só compra paga entra, também. A coluna Compras (Fornecedor) soma as parcelas de compra pagas no mês, pela data do pagamento. A parcela em aberto aparece como + previsto (pelo vencimento) e fica fora do lucro até ser paga. É esse o custo que o lucro desta tela desconta. Ela não é o custo do que você vendeu: isso é o CMV, que aparece no card do topo só como referência e mora em outra tela (abaixo). Por isso o Lucro do topo não é Receita − CMV − Despesas: é Receita − Compras − Despesas, igual à coluna. Clicar na coluna abre as compras do mês.

Comprou estoque grande num mês? O mês pesa, mesmo que a mercadoria ainda esteja na prateleira — é assim que o Consolidado enxerga: entrou dinheiro, saiu dinheiro. Para saber se o que você vendeu deu lucro, use o Relatório por Loja ou o Dashboard, que descontam só o custo do que saiu.

E a margem do que eu vendi?

Essa mora no Relatório por Loja e no card Lucro Líquido do Dashboard. Lá o custo é o CMV — o preço de custo do produto, carimbado no item no momento da venda (por isso o cadastro exige preço de custo maior que zero). Devolução que voltou ao estoque credita o custo de volta. É o número para responder "esta armação vale a pena?", enquanto o Consolidado responde "o mês fechou no azul?".

Os dois usam a mesma base de CMV desde setembro de 2026 — antes o Dashboard descontava as compras pagas e o Relatório por Loja o custo do item, e a mesma loja tinha dois lucros. Agora só o Consolidado trabalha com compras, e ele diz isso no nome da coluna.

O que abre quando você clica em Receita

Clicar na coluna Receita de um mês abre o detalhe do que formou aquele número, em três blocos:

• Pedidos (online) — as vendas da loja virtual e dos marketplaces;
• Vendas (PDV) — as vendas finalizadas no balcão, de todas as lojas;
• O.S. com entrada — as entradas de Ordem de Serviço recebidas no período.

Os dois primeiros somam a receita do mês. O terceiro é informativo: a entrada não é receita ainda — a venda inteira (entrada + saldo) entra no mês em que o caixa finaliza a O.S. O bloco existe para você ver esse dinheiro, que antes ficava invisível no financeiro até a O.S. fechar.

7. Qual relatório usar para cada pergunta

Esta é a parte que mais gera dúvida, então vale o resumo inteiro. Os números não batem entre os relatórios — e está certo assim, porque cada um responde uma pergunta diferente e mede o custo de um jeito diferente.

O ponto que mais confunde é a margem:

• Relatório por Loja, Dashboard e Relatórios Financeiros usam o custo do produto vendido;
• Consolidado Mensal usa as compras de fornecedor do mês.

Na prática, isso significa que:

• vendeu bastante e não comprou nada no mês → margem alta no Consolidado;
• pagou uma compra grande de estoque → o mês pesa no Consolidado, mesmo que a mercadoria ainda esteja na loja — e o Relatório por Loja não se mexe.

Em uma frase: para "quanto lucrei no que vendi", use o Relatório por Loja ou o Dashboard. Para "quanto sobrou de dinheiro no mês", use o Consolidado Mensal e o Fluxo de Caixa.

8. Dashboard Financeiro: o mês num relance

A raiz do Financeiro junta o essencial: receita do período, o Lucro Líquido (receita menos o CMV do que foi vendido menos as despesas pagas), gasto do mês (realizado e previsto) e o que está vencido.

O card Gasto do mês mostra o realizado e, ao lado, o previsto — o que ainda vai vencer. O chip vermelho aparece quando há conta atrasada e leva direto para ela. Item vendido sem preço de custo entra no CMV como zero — e infla o Lucro Líquido; preencha o custo no cadastro do produto.

Perguntas comuns

Vendi R$ 1.000 mas o Fluxo de Caixa não mudou. Venda em cartão entra na data do repasse, não na da venda. Veja a data prevista em Contas a Receber. Venda em dinheiro do dia de hoje também só aparece a partir de amanhã — no dia da venda ela ainda está como prevista.

O Total de vendas da Conciliação de Recebimentos não bate com o Total recebido. É o esperado sempre que houver venda a prazo, quitação de venda antiga ou entrada de O.S. — e o card Do vendido ao recebido escreve a diferença linha a linha.

O Consolidado e o Fluxo de Caixa mostram números diferentes. É esperado: o Consolidado conta faturamento; o Fluxo de Caixa conta dinheiro na conta. Uma venda parcelada entra inteira no mês da venda no Consolidado, e mês a mês no Fluxo de Caixa.

O saldo aparece com um traço. Falta informar o saldo de alguma conta — em geral a bancária. O aviso no topo do Fluxo de Caixa diz qual, e em Contas bancárias o cartão dela mostra Informe o saldo no lugar do número.

Paguei uma conta e ela continua em A Pagar. Marque a despesa como Paga e informe a data em Pago em — é a data que tira a conta da lista e a põe no fluxo.

Criei a conta no Plano de Contas e ela não aparece na despesa. Ela está embaixo de Compras ou de Operacional. A despesa manual só enxerga a subárvore de Despesa — edite a conta e troque a conta pai.

Uma conta do Plano de Contas não deixa ser excluída. Ou ela é do sistema (selo Sistema), ou tem subcontas, ou tem lançamentos. Renomeie se o nome não te agrada; excluir deixaria lançamentos sem conta.

A coluna Compras (Fornecedor) está zerada. Nenhuma parcela de compra de fornecedor foi paga no mês — as em aberto aparecem só como + previsto. O lucro do Consolidado descontou só as despesas — e o CMV do que você vendeu continua aparecendo no Relatório por Loja e no Dashboard, porque ele não depende da compra.

A margem do Relatório por Loja não bate com a do Consolidado. Também é esperado: o Relatório por Loja desconta o custo do produto vendido; o Consolidado desconta as compras de fornecedor do mês. Um responde "lucrei no que vendi", o outro "sobrou dinheiro no mês".

A margem do Dashboard está em 100%. Nenhum item vendido tinha preço de custo no cadastro — o CMV saiu zero. Preencha o custo dos produtos; a venda seguinte já carimba o custo certo (a antiga não muda).

Vendi uma O.S. e a receita do mês não mudou. A entrada da O.S. aparece no detalhe da Receita como informativa e na Conciliação de Recebimentos, mas só vira receita quando o caixa finaliza a O.S. — aí a venda inteira entra de uma vez.