Como usar despesas recorrentes
Aluguel, contador, internet, pró-labore: contas que vencem todo mês, com o mesmo nome e quase sempre o mesmo valor. Em vez de redigitar, você cadastra uma vez e o Belion passa a lançar sozinho.
Criando
Em Financeiro → Plano de Contas, visão Lançamentos, clique em Nova Despesa e ligue a chave Despesa Recorrente:
Preencha como qualquer despesa (descrição, valor, data, categoria) e depois:
- Frequência — semanal, mensal ou anual.
- Valor Fixo — ligue quando o valor não muda (aluguel). Desligado, o Belion usa o último valor como sugestão e avisa para você conferir antes de pagar — é o caso de energia e água.
Repare que o switch Pago some quando a recorrência liga. É de propósito: despesa recorrente nunca nasce paga.
A data que você informa é a primeira ocorrência. A próxima é calculada a partir dela — cadastrou dia 5 com frequência mensal, a próxima é dia 5 do mês que vem.
O que acontece depois
A despesa que você acabou de criar já é uma conta a pagar. Ela nasce em aberto e aparece na agenda como qualquer outra — é a ocorrência deste mês, que você ainda tem que pagar. É o ponto que mais confunde: o cadastro não é só um molde, é também a primeira conta.
Daí em diante, a cada vencimento o sistema cria a próxima ocorrência automaticamente, em aberto, e te notifica. Você paga normalmente, informando a data.
No previsto, sem contar duas vezes
Na projeção do Financeiro, as duas coisas aparecem separadas:
- a ocorrência real (a linha que existe e você tem que pagar) entra no previsto do mês dela;
- as repetições futuras aparecem como previsão dos meses seguintes.
Por isso o mês corrente não mostra o aluguel dobrado: a extrapolação começa na próxima data, não na conta que já existe.
Só o que foi pago entra no lucro. A recorrente em aberto aparece em Contas a Pagar e como previsto — nunca como gasto do mês. O Consolidado só conta o dinheiro que saiu.
Ajustando
No menu de ações da linha do cadastro, duas opções aparecem só para recorrentes:
Editar recorrência — muda valor, categoria, frequência e a data da próxima ocorrência. Isso mexe no molde, valendo das próximas em diante; as contas já lançadas ficam como estão. E editar o molde não cria lançamento nenhum — se o aluguel subiu, altere aqui e a conta do mês que vem já nasce com o valor novo.
Parar recorrência — encerra a repetição. O sistema pergunta o que fazer com as ocorrências em aberto:
- Manter as já lançadas — as contas que existem continuam lá para você pagar; só não nascem novas. É a escolha certa quando você trocou de fornecedor no meio do caminho.
- Cancelar as em aberto — apaga as pendentes junto. Use quando o serviço nunca chegou a ser prestado.
O que já foi pago nunca é apagado, em nenhuma das duas opções.
Parar não apaga o cadastro: a despesa continua no histórico, só deixa de se repetir. Se quiser voltar a repetir depois, crie uma nova recorrente.
Perguntas comuns
Cadastrei e a conta apareceu na agenda deste mês. Está certo? Está. O cadastro é também a primeira ocorrência — se ela não aparecesse, você esqueceria de pagar o mês inicial.
A próxima ocorrência não foi criada. Ela nasce no vencimento, não antes. Antes disso ela existe como previsão na projeção, não como conta.
O valor deste mês é diferente. Se Valor Fixo está desligado, o sistema lança com o último valor como sugestão — edite o valor na conta antes de pagar. Em ocorrência gerada automaticamente você pode ajustar valor, data, forma de pagamento e observações; descrição e categoria vêm do molde.
Parei a recorrência e as contas antigas sumiram. Você escolheu cancelar as em aberto. As pagas continuam no histórico; as pendentes foram canceladas.
Não consigo criar duas recorrentes iguais. Você consegue — mas provavelmente não quer: duas linhas iguais viram duas contas por mês. Confira se a primeira não foi encerrada em vez de duplicada.
Continue
- O Financeiro do começo ao fim — onde as despesas se encaixam entre caixa, contas a pagar e lucro.
- Como registrar compras de fornecedor — o outro tipo de conta a pagar, com regras próprias.