Como usar as Contas bancárias

Financeiro → Contas bancárias funciona como o app do banco: você escolhe a conta, vê o saldo e abre o extrato. É aqui que ficam os seus bancos, a gaveta do PDV e as contas dos canais de venda. Também é aqui que você confere o que o Belion registrou contra o que o banco mostra.

A configuração leva cerca de 3 minutos e você só faz uma vez: criar as contas e informar o saldo de cada uma.

O Fluxo de Caixa mostra para onde o saldo vai nas próximas semanas, e as Contas bancárias mostram o saldo e o extrato de cada conta. A projeção e os cartões de crédito estão em Como usar o Fluxo de Caixa. Para ver como tudo se encaixa, leia O Financeiro do começo ao fim.

Como funciona

• Cada loja começa com duas contas: Banco (cartão, PIX, boleto, loja virtual, marketplaces) e Dinheiro em caixa (a gaveta do PDV). Elas são separadas porque, sem isso, o saldo nunca fecharia com o extrato: a diferença permanente seria o dinheiro da gaveta. Você pode criar quantas quiser depois; veja Mais de uma conta.
• Uma conta de banco pode não ter loja. Um banco usado por duas lojas se cadastra sem loja e aparece como Todas as lojas, porque é uma conta do negócio e não de uma unidade. Já a conta Dinheiro em caixa é sempre de uma loja: gaveta e cofre ficam dentro de uma unidade.
• Uma das contas Banco é a conta padrão: é ela que recebe o dinheiro que não é de nenhuma loja específica, como as vendas da loja virtual e os repasses de marketplace.
• O sistema não adivinha seu saldo. Ele sabe somar entradas e saídas, mas só sabe quanto você tem depois que você informa uma vez. Esse ponto de partida se chama conferência.
• As entradas são líquidas, já sem as taxas de cartão e de marketplace, que são descontadas antes do dinheiro chegar na conta.

Crie suas contas

No primeiro acesso, Financeiro → Contas bancárias mostra Você ainda não tem contas cadastradas e o botão Criar minhas contas.

Pronto: cada loja ativa ganha uma conta Banco e uma Dinheiro em caixa, e a primeira Banco vira a conta padrão. Se você já tiver fechado o caixa do PDV alguma vez, a conta Dinheiro já nasce com o saldo da última contagem. Logo depois, o Belion abre o pedido de saldo, que é o próximo passo.

Depois de criadas, o mesmo comando fica no topo da tela como Criar contas automaticamente. Ele é seguro de clicar mais de uma vez, porque só cria o que está faltando (uma loja nova, por exemplo).

Se preferir nomes próprios ("Itaú CC", "Nubank PJ"), use Nova conta ou Editar nas que foram criadas. A conta pode mudar de loja pela edição: o que já caiu nela continua nela, e muda só para onde o dinheiro vai cair dali em diante.

A lista de contas

No topo ficam dois números que não se misturam:

• Disponível — bancos e caixas com saldo informado. É o dinheiro que é seu.
• Em trânsito — o que as operadoras e os marketplaces ainda seguram. Não é saldo disponível: entra no banco quando o repasse cair.

Logo abaixo, o item Todas as contas abre os movimentos de todas as contas juntos (veja Todas as contas, mais abaixo).

As contas vêm em três grupos, sempre nesta ordem: Bancos, Caixas e Canais. Cada cartão mostra:

• o nome, a loja (ou Todas as lojas) e o selo Padrão na conta padrão;
• de onde vem o extrato, quando ele vem do banco: Open Finance, Bradesco, OFX ou Mercado Pago;
• o saldo. Conta sem saldo informado mostra Informe o saldo no lugar do número, em vez de exibir um saldo que o Belion não tem como saber;
• até onde a conta está em dia: Conciliado até dd/mm (conta com extrato do banco) ou Conferido até dd/mm (sem extrato), e o que falta, como 4 para conciliar ou 4 para conferir. Clicar no que falta abre o extrato já filtrado.

A conta de canal mostra o selo Em trânsito. O saldo dela é o que o canal ainda vai repassar, e ela não pede saldo informado, porque o número vem dos próprios recebíveis.

Clique no nome (ou no saldo) da conta para abrir o extrato dela. Com mais de uma loja, o filtro Loja recorta os cartões, e as contas do negócio (sem loja) aparecem em qualquer recorte.

Mais de uma conta

Duas contas por loja resolvem a maioria dos casos, mas não todos. Se o cartão cai no Itaú e o PIX cai no Nubank, cadastre as duas em Nova conta. Sem isso, o saldo de cada banco só existe na sua cabeça e nunca fecha com o extrato de nenhum dos dois.

O mesmo vale para o cofre: crie uma segunda conta Dinheiro em caixa chamada "Cofre" e o dinheiro que sai da gaveta para o cofre deixa de sumir do sistema.

Criar a conta não faz o dinheiro cair nela. Enquanto você não disser em qual conta cada forma de pagamento entra, tudo continua caindo numa só. A lista avisa Formas de pagamento sem conta vinculada caem em …, com o atalho Vincular conta em cada forma de pagamento. O passo a passo está em Onde cada forma de pagamento cai.

Transferir entre contas não muda o total. Tirar da gaveta e guardar no cofre faz uma conta descer e a outra subir, e o Disponível fica igual. Se ele mudar, é sinal de que a saída virou despesa em vez de transferência.

Informe seu saldo

Este é o passo que faz a tela funcionar. Sem ele, o Belion mostra só o movimento, porque não tem como saber o que já existia na conta antes de você começar a usar o sistema.

1. No cartão da conta, clique em Informar saldo (ou em Informe o saldo, no lugar do número). Depois da primeira vez, o botão passa a se chamar Conferir saldo.
2. Informe a Data do saldo e o Saldo do extrato naquela data.
3. Clique em Conferir.

A partir daí o saldo passa a ser calculado sozinho: o que você informou, mais tudo que entrou e saiu depois.

A primeira conferência de uma conta é a abertura. Ela não acusa diferença nenhuma, mesmo que o número seja bem diferente do que o sistema calculava. Isso é esperado, porque tudo que aconteceu antes do Belion é invisível para ele. A abertura simplesmente adota o seu número como verdade. Da segunda em diante, a diferença entre o que você informou e o que o sistema calculou aparece como sobra ou falta.

Quando o número não bate, o diálogo mostra Encontramos uma diferença e oferece duas saídas:

• Investigar abre o extrato da conta no que falta conciliar ou conferir.
• Lançar ajuste registra a diferença que você não conseguiu explicar. O ajuste não "conserta" o saldo, que já está certo porque você declarou o valor real. Ele existe para deixar rastro: em vez de o dinheiro sumir sem explicação, fica um lançamento com autor, data e valor.

A conta Dinheiro em caixa se ancora sozinha: quando todos os caixas da loja estão fechados, a contagem do fechamento vira a conferência dela. A conta bancária não, porque ninguém conta o extrato por você (a não ser que o banco esteja conectado, veja abaixo). É a conta que mais fica esquecida.

Se você informar o saldo da conta Dinheiro à mão, a sua conferência vale mais: o fechamento do caixa não sobrescreve o que uma pessoa declarou naquele dia.

O extrato da conta

Clicou na conta, abriu o extrato. Ele é lido como o do banco:

• o mais recente em cima, agrupado por dia (Seg, 12/10);
• ao lado de cada dia, o Saldo do dia, que é o saldo no fim daquele dia;
• em cada linha, a descrição, o valor (verde entra, vermelho sai) e o Saldo depois dela;
• no topo, o Período. Ele começa no mês atual, e você escolhe outro com até 366 dias.

O saldo linha a linha só existe com o filtro em Todos e sem busca. Filtrou ou buscou? A coluna de saldo some e a tela avisa O saldo aparece em Todos, sem busca. Isso é de propósito: o saldo de uma lista filtrada não seria o saldo de nada.

No dia em que você informou um saldo, aparece o separador Conferência dd/mm — saldo declarado R$ …. Se o saldo do dia mudou de degrau ali, foi a conferência que corrigiu o número. O separador explica o degrau, e o Belion não inventa uma linha para isso.

Conta sem nenhum saldo informado mostra o aviso Informe o saldo de hoje para ver o saldo dia a dia., com o botão Informar saldo. Até lá, as linhas aparecem sem a coluna de saldo.

Dois jeitos de ler o extrato

O extrato abre de um de dois jeitos, decidido conta por conta:

Ver as linhas do banco é do plano Enterprise (Enterprise PDV e Enterprise Completo), e quem abre precisa ter a permissão de ver os extratos bancários. Sem isso, mesmo uma conta conectada abre com os lançamentos do Belion.

Trazer o extrato do banco

Uma conta do tipo Banco sem extrato mostra, no topo do extrato, o convite Conecte o banco e a conciliação fica automática. Abaixo do plano Enterprise, o convite aparece com o selo Enterprise e o link Disponível no plano Enterprise — conhecer.

O extrato chega de dois jeitos, pelo cartão da conta na lista ou pelo topo do extrato:

• Conectar banco — a conexão com o banco traz o extrato sozinha, ao longo do dia, e o saldo informado pelo banco vira a conferência automática da conta (Automática (banco)).
• Importar OFX — você baixa o extrato no site do banco e sobe o arquivo. Vale só .ofx, de até 5 MB. Reimportar o mesmo arquivo é seguro, porque as linhas repetidas são ignoradas. O saldo final do arquivo também vira conferência (Extrato OFX), mas nunca por cima de uma conferência que você digitou no mesmo dia.

Não importe OFX de um período que o banco conectado já sincroniza. Aí as linhas podem aparecer em dobro.

Saldo no banco e saldo no Belion

Quando a conta tem extrato do banco, o topo do extrato mostra três números:

• Saldo no banco — o que o banco informa, em dd/mm (o último dia que o extrato cobre);
• Saldo no Belion — o que os seus lançamentos dizem para o mesmo dia;
• Diferença — um menos o outro.

A diferença vem explicada em partes, e cada parte é um link que filtra a lista:

• N linhas do banco sem par (+R$ x / −R$ y) — o banco tem e o Belion não. Abre o extrato em Para conciliar.
• N lançamentos do Belion fora do banco — o Belion tem e o banco não. Abre a lista desses lançamentos, com a faixa Mostrando lançamentos do Belion fora do banco e o link Voltar ao extrato.
• N linhas ignoradas (já explicadas) — tarifas e transferências que você ignorou. Elas estão no banco e somam no saldo dele. Como você já disse que não viram lançamento, contam como explicadas.

Quando a diferença zera, o topo mostra Conciliado até dd/mm.

"Fora do banco" só vale dentro do período que o extrato cobre. Um lançamento de antes da conexão (ou de antes do primeiro OFX) não aparece como divergência, porque o banco simplesmente não mostrou aquele período.

O botão "Ajuste de conferência"

Ele só aparece quando não sobra nada a conciliar dos dois lados e, mesmo assim, a diferença não fecha. A tela diz quanto falta (R$ x que nenhuma linha explica), e o ajuste registra esse valor com o seu nome. Enquanto houver linha sem par ou lançamento fora do banco, o caminho é conciliar, não ajustar.

Conciliar uma linha

No extrato do banco, cada linha diz em que pé está, e a decisão é tomada na própria linha:

Na compra feita no cartão de crédito da empresa, Procurar lançamento não aparece: o par dessa linha é a despesa do cartão, não um movimento de conta.

Para resolver várias de uma vez, marque as linhas sem par e use Criar lançamentos ou Ignorar na barra, até 100 linhas por vez.

As linhas do banco servem de prova, mas quem soma no Fluxo de Caixa continua sendo o lançamento. Por isso uma linha sem par não muda a projeção. Ela só aparece aqui, esperando ser explicada.

Conferir sem banco conectado

Sem extrato do banco, o extrato da conta mostra os lançamentos do Belion com o saldo dia a dia. O topo mostra Saldo inicial e Saldo final do período e até quando a conta foi conferida (Conferido até dd/mm, ou Ainda sem conferência).

Conferir é o jeito manual de fazer o mesmo trabalho:

1. Filtre em Para conferir.
2. Abra o extrato do banco (ou conte a gaveta) do lado.
3. Em cada lançamento que bateu, clique em Conferir. Ele ganha o ✓ Conferido.

Para marcar vários, selecione as linhas e use Conferir na barra (até 200 por vez). Desconferir desfaz.

Algumas linhas não têm o botão, e é de propósito:

• o repasse agrupado do canal, que soma várias vendas numa linha só (veja Todas as contas);
• o Movimento de caixa do PDV (sangria e suprimento) na conta da gaveta. Ele aparece para o saldo do dia fechar, e quem confere a gaveta é a contagem do fechamento do caixa.

Conferir linha a linha, ver o histórico de conferências e lançar ajuste fazem parte dos planos Online Completo, PDV Completo, Completo e Enterprise. Criar contas, informar saldo, lançar entrada e transferir estão em todos os planos. Sem a conferência no plano, o extrato aparece só para leitura.

Conferências

O botão Conferências, no topo do extrato, abre o histórico daquela conta: cada saldo declarado ou recebido do banco, com o que o sistema calculou e a diferença do dia.

A origem de cada uma aparece na linha:

A primeira de cada conta traz o selo Abertura. Nas outras, a frase diz se tudo bateu ou quanto sobrou ou faltou. Por que essa diferença? procura os lançamentos que podem explicar o valor. Desfazer apaga uma conferência digitada por engano: o saldo volta a partir da conferência anterior, e os lançamentos marcados nela voltam a ficar sem conferência.

Conferência com aviso âmbar. Algum lançamento com data anterior entrou depois que você conferiu, e o cálculo daquele dia mudou. Não é erro e não bloqueia nada: é um convite para conferir de novo.

Todas as contas

O item Todas as contas, no topo da lista, mostra os movimentos de todas as contas no período, com a conta de cada um. É uma lista consolidada, então não tem saldo linha a linha. Somar contas diferentes linha a linha não daria o saldo de conta nenhuma.

• Filtre por Período, Contas (uma ou várias), Loja e Situação (Todos, Para conferir, Conferidos), ou busque pela descrição.
• O nome na coluna Conta abre o extrato daquela conta.
• Dá para conferir daqui também, marcando as linhas.

No Fluxo de Caixa, clicar numa coluna de período abre esta tela já filtrada naquele intervalo.

O repasse aparece como no extrato: uma linha por dia

O banco não credita venda por venda. Ele credita o repasse do dia de uma vez só. Se cada venda virasse uma linha, conferir contra o extrato nunca fecharia: de um lado um crédito de R$ 4.210,55, do outro 37 linhas.

Por isso o repasse do canal vem agrupado por dia e por conta, com o mesmo valor que está no seu extrato e uma etiqueta com quantas vendas ele soma. Clique na etiqueta para ver quais são: abre o Contas a Receber já filtrado nelas.

Essa linha não tem caixa de seleção nem botão Conferir, porque não é um lançamento só. Ela também não entra em Para conferir, para não virar uma pendência que ninguém consegue resolver. Nos totais do período, ela entra normalmente.

"Sem conta definida"

Se aparecer na lista o aviso N pagamentos sem conta definida · R$ x, são baixas antigas de compra de fornecedor feitas sem dizer de qual conta o dinheiro saiu. Clique nele para ver só essas linhas. Elas somam nos totais, mas não pertencem a banco nenhum, e por isso não se conferem. Veja a próxima seção.

Toda baixa de compra pede a conta

A conta de uma compra de fornecedor nasce na baixa. É lá, no campo Saiu da conta, que você diz de onde o dinheiro saiu. Por isso o campo é obrigatório em toda baixa de compra, inclusive na baixa em lote. Se só uma conta serve à loja, ela já vem marcada; com duas ou mais, você escolhe. Sem a conta, o pagamento não é registrado e o campo avisa Escolha a conta.

Enquanto a parcela está em aberto, ninguém escolheu conta ainda. Na projeção do Fluxo de Caixa ela aparece numa conta chamada Sem conta definida, que se comporta assim:

• Entra no total. A saída prevista soma no período, na quebra por categoria e no saldo acumulado. O dinheiro vai sair mesmo, você só ainda não disse de onde.
• Não desconta de nenhum banco. O saldo do Itaú não pode cair por causa de uma parcela que talvez você pague pelo Nubank.
• Some do filtro por conta. Escolheu "Itaú"? Você pediu o Itaú, e a parcela sem conta não é dele.
• Ela se esvazia sozinha. A cada baixa, aquela linha migra para a conta que você escolheu. Se "Sem conta definida" está grande, é sinal de contas a pagar em aberto, e não de erro.

Baixas antigas, feitas quando o campo ainda era opcional, são atribuídas à sua conta bancária padrão. A que não puder ser atribuída (sem conta padrão, ou conta padrão que não atende àquela loja) continua em "Sem conta definida": soma no consolidado, mas fica fora de um banco específico.

Mais sobre a baixa da compra em Como registrar compras de fornecedor.

Exportar o extrato

Exportar, no topo do extrato, baixa o extrato do período escolhido em Planilha (CSV) ou PDF. É o arquivo que o contador costuma pedir.

• O arquivo traz sempre o extrato inteiro do período, com saldo, mesmo que a tela esteja filtrada.
• A planilha tem as colunas Data, Descrição, Entrada, Saída, Saldo, Situação (Conciliado, Conferido, Pendente ou Ignorado) e Lançamento casado, e abre direto no Excel. Na linha do Mercado Pago conciliada pelo pedido, o Lançamento casado é Pedido seguido do número do marketplace — o mesmo número que aparece na tela.
• O PDF sai em A4, com a loja, a conta, o período, o saldo inicial e final, e quem gerou.
• O limite é de 5.000 linhas por arquivo. Acima disso, escolha um período menor.

O botão só aparece para quem tem a permissão de exportar o extrato da conta. Por padrão, o proprietário, o gerente e o contador. Cada exportação fica registrada com o nome de quem baixou, a conta e o período.

Mercado Pago

Se você vende no Mercado Livre e recebe no Mercado Pago, a conta do Mercado Pago abre como extrato do banco, lido do extrato do próprio Mercado Pago. O cartão da conta mostra o selo Mercado Pago.

• O saldo de cada linha é o que o Mercado Pago informa, e não um cálculo do Belion. Por isso ele bate com o app linha a linha.
• A linha ligada a uma venda já vem conciliada pelo pedido: ✓ e o link Pedido …, que abre a venda. Ela não tem Desfazer, porque o acerto dessa linha é no pedido. Se você tentar desfazer por outro caminho, a tela avisa Conciliada pelo pedido — ajuste no pedido.
• A linha sem pedido (uma tarifa, um débito, uma devolução) aparece com Conciliar, como qualquer linha de banco: procure o lançamento, crie um ou ignore.
• O recebível de uma venda que já está ligada a uma linha do Mercado Pago não aparece em lançamentos do Belion fora do banco. O Mercado Pago concilia por pedido, e sem essa regra toda venda do Mercado Livre apareceria como divergência.

O Pagar.me, a Shopee, a Amazon e os outros canais ainda não trazem extrato próprio. As contas deles abrem com os lançamentos do Belion.

Por que o saldo do canal no Belion é diferente do app

O cartão da conta do canal (ex.: Mercado Livre) mostra o que ainda está para liberar. O cartão da conta de repasse (ex.: Mercado Pago) mostra o saldo. Quando eles não batem com o app do canal, clique em Conferir com o app no cartão do canal e digite o que o app mostra. O Belion compara e explica cada diferença pelos pedidos. A Bel faz a mesma conferência se você perguntar "por que meu Mercado Pago não bate?".

As causas mais comuns:

• Liberou hoje e o Belion ainda não viu. O canal só confirma a liberação na próxima leitura, em até um dia. A diferença some sozinha.
• A data passou e o canal ainda não liberou. O Belion conta pela data prevista. Se o app ainda mostra como "a liberar", o canal atrasou.
• Pedido em reclamação. Com reclamação aberta o canal segura o dinheiro. No Mercado Pago ele aparece em Retido, fora do saldo e do "a liberar". Volta se a reclamação fechar a seu favor.
• Cobranças do canal. O frete de uma devolução é cobrado à parte, às vezes dias depois. O Belion lança sozinho como despesa quando o valor aparece.
• Dinheiro em garantia. O valor que o Mercado Livre bloqueia como garantia de reputação aparece separado no app. Se você o lançou como despesa, ele já está fora do saldo no Belion também.
• Venda nova entre um print e outro. Compare os dois números no mesmo horário.
• Saldo nunca informado. Sem saldo informado, o cartão mostra só o movimento registrado no Belion, e o dinheiro que já estava na conta antes não aparece. Use Informar saldo na conta de repasse.

Se sobrar diferença sem causa, o Belion diz quanto e onde procurar: o extrato do canal (no Mercado Pago, Saldo e extrato → Ver tudo), a partir do último dia em que bateu. Procure linhas que não são "Liberação de dinheiro", como débitos, cobranças e devoluções.

Lançamentos manuais

Use Novo lançamento, no topo de Financeiro → Fluxo de Caixa, para o que não passa por venda nem por despesa:

• Entrada — aporte de sócio, empréstimo, venda de um bem, rendimento.
• Transferência — mover dinheiro entre suas contas.

A transferência é neutra: ela não é receita nem despesa e não muda o total somado de todas as contas. Ela só tira de um lado e põe no outro, e aparece no extrato das duas contas.

Para registrar uma saída, use Financeiro → Contas a Pagar. As despesas pagas entram no extrato da conta sozinhas, e lançar a saída nos dois lugares contaria o gasto duas vezes.

Lançamento não é conferência. Um aporte movimenta o saldo, mas quem estabelece o ponto de partida é o Informar saldo.

Problemas comuns

• O cartão da conta mostra "Informe o saldo" em vez do número — falta a primeira conferência. Veja Informe seu saldo.
• A conta Dinheiro está negativa — é normal antes da primeira conferência: saíram sangrias e despesas da gaveta que o sistema enxerga, mas ele não vê o dinheiro que já estava lá antes do Belion. Feche o caixa do PDV uma vez, ou informe o saldo à mão, e o número se ajusta.
• A coluna de saldo sumiu do extrato — há um filtro ou uma busca ativa. Volte para Todos e limpe a busca.
• O extrato de uma conta conectada mostra os lançamentos do Belion, e não as linhas do banco — o plano não é Enterprise, ou o seu usuário não tem a permissão de ver os extratos bancários.
• Apareceram lançamentos antigos "fora do banco" — o Belion só compara dentro do período que o extrato cobre. Se o lançamento está nesse período e o banco não tem a linha, vale conferir: pode ser lançamento duplicado, na conta errada ou com a data errada.
• "Há movimentos sem conta" — alguma loja está sem a conta do tipo necessário (normalmente a Dinheiro em caixa) e o valor caiu na conta padrão. Use Criar contas automaticamente.
• A conta não deixa ser excluída — contas com lançamentos ou conferências não podem ser apagadas, para não quebrar o histórico. Use Desativar conta (ou desligue Ativa na edição). A conta padrão também não pode ser excluída nem desativada: eleja outra como padrão antes.
• A conta do canal não tem lixeira nem deixa trocar o nome — ela é da integração, e é o nome dela que amarra a conta ao canal. Desconectar o canal também não apaga a conta: o histórico de recebimentos continua lá.
• Criei duas contas e tudo continua caindo na primeira — falta vincular a conta em cada forma de pagamento. Criar a conta não redireciona nada sozinho.
• O dinheiro aparece na operadora e nunca chega no banco — falta definir a conta de repasse na conta do canal. O cartão do canal mostra Definir conta de repasse enquanto ela estiver vazia.

Continue

• Como usar o Fluxo de Caixa — a projeção do saldo nas próximas semanas, onde cada forma de pagamento cai e os cartões de crédito da empresa.
• O Financeiro do começo ao fim — como as contas conversam com o Contas a Pagar, o Contas a Receber e o Consolidado Mensal.
• Como conciliar a maquininha — o que a adquirente depositou, recebível por recebível.