Como conciliar a maquininha

Conciliar é responder uma pergunta só: o que a adquirente depositou é o que ela devia depositar? O Belion já sabe o que ela deve, porque congelou taxa e prazo no momento de cada venda. O que falta é você marcar o que caiu.

São dois momentos. O primeiro você faz uma vez; o segundo, toda semana.

1. Configure taxa e prazo de cada forma

Isso mora em Cadastros → Lojas → (sua loja) → Formas de pagamento. É a mesma tela onde as formas do PDV são criadas.

Clique no lápis de uma forma para abrir a configuração:

Três campos decidem tudo:

• Taxa (%) e Taxa Fixa (R$) — o que a adquirente cobra. A taxa fixa é cobrada por transação, independente do valor. Em forma de cartão aparece também a Bandeira. No crédito, a taxa vira Taxa à vista / 1x (%), e surgem Máx. Parcelas e Taxas por Parcela — a taxa de 2x em diante. Sem taxa por parcela preenchida, todas usam a taxa à vista.
• Modo — como o dinheiro volta:
  • Na hora — cai no ato (dinheiro na gaveta, PIX direto na conta);
  • Prazo fixo (D+N) — a operadora deposita tudo de uma vez, N dias depois da venda. É o caso do débito (D+1) e do PIX recebido pela maquininha, quando ela repassa no dia seguinte;
  • Por parcela — uma entrada por parcela. É o crédito parcelado. O Cronograma por parcela mostra em quantos dias cai cada uma: no Automático, a 1ª usa o prazo e as seguintes caem a cada 30 dias (60, 90, 120…); se você mudar algum número, ele vira Personalizado, e Restaurar automático volta ao padrão.
• Prazo — o N. O campo se chama Prazo (dias corridos) ou, com Contar em dias úteis ligado, Prazo (dias úteis) — aí o prazo pula fim de semana e feriado.

No mesmo formulário fica Cai na conta: em qual conta de caixa o dinheiro desta forma entra. Ele só aparece quando existe mais de uma conta para escolher — veja Onde cada forma de pagamento cai.

Copie do seu extrato, não do que você lembra. A taxa que a maquininha cobra muda por bandeira e por negociação. Se a conciliação vive acusando diferença de centavos, quase sempre é a taxa cadastrada que está redonda demais.

Usa a maquininha Stone integrada? A taxa e o prazo dos recebíveis dela também vêm daqui, da forma marcada Cobrar pela Stone.

Mudar a configuração não mexe no que já foi vendido

O aviso azul na tela é literal: "Alterar o prazo vale para novas vendas — recebíveis já gerados não são recalculados."

Isso é de propósito. Se a taxa nova retroagisse, o extrato que você conferiu ontem mudaria sozinho hoje, e a conciliação da semana passada deixaria de fechar. Venda antiga guarda para sempre a taxa e a data que valiam no dia dela; a configuração nova vale da próxima venda em diante.

Precisa corrigir uma linha específica? Use Ajustar data em Contas a Receber (abaixo) — o ajuste manual vence a configuração e não é desfeito.

2. Dê baixa no que caiu

Em Financeiro → Contas a Receber (a visão Previstos dos recebimentos) está o que ainda vai entrar, dia a dia:

Abra o extrato da adquirente ao lado e, linha por linha:

Selecionando várias linhas de uma vez, aparece Baixar N selecionados. Só que a baixa em lote sempre usa a data de hoje — a confirmação avisa: "Confirmar a baixa de N recebíveis com data de hoje?". Use o lote só para o que caiu hoje. O que caiu em outro dia, baixe linha a linha com Baixar, informando a data real.

A data que você informa é a que conta. Ela decide em que dia o dinheiro entra no Fluxo de Caixa. Baixar tudo com a data de hoje "para adiantar" joga depósito de terça no caixa de quinta.

Prefere que o extrato do banco seja conferido automaticamente? Isso mora em Financeiro → Contas bancárias, no extrato da conta: importe o OFX ou conecte o banco e o painel casa cada linha do extrato com os lançamentos. Veja Como usar as Contas bancárias.

Conferindo uma conta de cada vez

A lista tem a coluna Conta — onde cada recebível vai entrar. E, quando existe mais de uma conta cadastrada, aparece também o filtro Conta na barra de cima. É o que torna a conferência possível quando o cartão cai num banco e o PIX em outro: filtre pela conta, abra o extrato daquele banco e concilie só o que é dele.

Dois detalhes que evitam susto:

• A coluna nunca fica vazia, nem nas vendas antigas. Quem não tem conta gravada mostra a conta que a regra padrão resolve — o mesmo destino que o dinheiro teria de qualquer jeito.
• O filtro acha o histórico também. Filtrar pela conta padrão traz as vendas anteriores a você ter criado a segunda conta.

Como vincular cada forma a uma conta está em Onde cada forma de pagamento cai.

As regras que evitam confusão

Não dá para ajustar a data de uma linha já recebida. A ação nem aparece. Mover a data de algo baixado reescreveria um dia de caixa que você já conferiu — se precisa mesmo, use Reverter para previsto primeiro.

Reverter para previsto apaga a data do recebimento junto. Não existe "recebido sem data": seria uma linha que some do que falta receber e continua contada no caixa.

A venda em 3x nem sempre vira 3 linhas. O número de linhas segue o repasse, não a venda: no prazo fixo a operadora deposita tudo de uma vez, então é uma linha só mesmo que o cliente tenha parcelado. Só o modo por parcela gera uma linha por parcela.

Total ≠ Líquido. O total é o que o cliente pagou; o líquido é o que a adquirente deposita. A diferença são as taxas, que aparecem em Contas a Pagar → Lançamentos, no grupo Operacional (conta Taxas de Gateway de Pagamento do Plano de Contas) — você não digita, elas nascem da venda.

Perguntas comuns

O depósito veio junto de vários dias. Se ele caiu hoje, selecione as linhas correspondentes e use Baixar N selecionados — o lote grava a data de hoje. Se caiu em outro dia, use Baixar em cada linha e informe a data real do depósito: o lote não pergunta a data.

O valor depositado é menor que o líquido previsto. Confira a taxa cadastrada e se houve estorno ou antecipação. A antecipação cobra taxa extra, que o Belion não conhece — o caminho é baixar a linha e lançar a diferença como despesa operacional.

Uma linha aparece como Atrasada e o dinheiro caiu depois. Use Baixar normalmente, com a data real; Atrasado é só marcação, não trava nada.

Vendi hoje em dinheiro e não aparece no caixa. Entra a partir de amanhã: no próprio dia da venda ela ainda é previsão.

O "a receber" do app da operadora é diferente do Belion. Pergunte à Bel, por exemplo "o app da Rede mostra R$ 4.200 a receber, por que o Belion mostra outro valor?". Ela compara com as vendas no cartão e aponta as causas: recebimento de hoje que o app já pagou, data vencida, parcelas antecipadas, venda registrada sem taxa e venda cancelada no PDV sem estorno na maquininha. Ela também mostra as taxas e prazos cadastrados. O que ficar sem causa, ela diz quanto é e manda conferir a agenda de recebimentos do app.

O total de vendas não bate com o que entrou. Pergunte à Bel "vendi X mas entrou menos, por quê?". Ela mostra a ponte entre o vendido, a receita do Financeiro, o recebido no período (vendido a prazo, quitações, entradas de O.S.), as taxas e o que só cai depois, como o cartão em D+30.

Continue

• O Financeiro do começo ao fim — como esta tela conversa com o resto do módulo.
• Como usar as Contas bancárias — onde o dinheiro conciliado aparece no extrato e no saldo de cada conta.
• Como usar o Fluxo de Caixa — onde o que ainda está com a operadora aparece em A receber de operadoras, separado do que você já tem.