Como usar o Fluxo de Caixa

O Fluxo de Caixa responde a pergunta que o resto do painel não responde: quanto você tem hoje e quanto vai ter nas próximas semanas. O Consolidado Mensal mostra se o negócio deu lucro; os Recebimentos mostram o que vai cair. O Fluxo de Caixa mostra o saldo — o dinheiro que existe na conta e na gaveta, semana a semana.

A configuração leva cerca de 3 minutos e você só faz uma vez.

Esta é uma das telas do módulo. Para ver como ela se encaixa com o Plano de Contas, os Recebimentos e o Consolidado Mensal, leia O Financeiro do começo ao fim.

Como funciona

• Cada loja começa com duas contas: Banco (cartão, PIX, boleto, loja virtual, marketplaces) e Dinheiro em caixa (a gaveta do PDV). Elas são separadas porque, sem isso, o saldo nunca fecharia com o extrato — a diferença permanente seria o dinheiro da gaveta. Você pode criar quantas quiser depois; veja Mais de uma conta.
• Uma conta de banco pode não ter loja. Um banco usado por duas lojas se cadastra sem loja e aparece como Todas as lojas — é uma conta do negócio, não de uma unidade. Já a conta Dinheiro em caixa é sempre de uma loja: gaveta e cofre ficam dentro de uma unidade.
• Uma das contas Banco é a conta padrão: é ela que recebe o dinheiro que não é de nenhuma loja específica, como as vendas da loja virtual e os repasses de marketplace.
• O sistema não adivinha seu saldo. Ele sabe somar entradas e saídas, mas só sabe quanto você tem depois que você informa uma vez. Esse ponto de partida se chama conferência.
• As entradas são líquidas — já sem as taxas de cartão e de marketplace, que são descontadas antes do dinheiro chegar na conta.

O Fluxo de Caixa é só caixa. Faturamento, custo de mercadoria, margem e lucro continuam no Consolidado Mensal. São duas perguntas diferentes e os números não se misturam de propósito.

1. Crie suas contas

No primeiro acesso, Financeiro → Fluxo de Caixa mostra o convite para criar as contas:

Clique em Criar minhas contas. Depois de criadas, o mesmo comando fica na aba Contas, como Criar contas automaticamente.

Pronto: cada loja ativa ganha uma conta Banco e uma Dinheiro em caixa, e a primeira Banco vira a conta padrão. Se você já tiver fechado o caixa do PDV alguma vez, a conta Dinheiro já nasce com o saldo da última contagem.

Se preferir nomes próprios ("Itaú CC", "Nubank PJ"), use Nova conta ou edite as que foram criadas. O botão é seguro de clicar mais de uma vez — ele só cria o que está faltando.

Mais de uma conta

Duas contas por loja resolvem a maioria dos casos, mas não todos. Se o cartão cai no Itaú e o PIX cai no Nubank, cadastre as duas em Nova conta — sem isso, o saldo de cada banco só existe na sua cabeça e nunca fecha com o extrato de nenhum dos dois.

O mesmo vale para o cofre: crie uma segunda conta Dinheiro em caixa chamada "Cofre" e o dinheiro que sai da gaveta para o cofre deixa de sumir do sistema.

Como o saldo se comporta com várias contas

O card Saldo em conta soma suas contas de Banco e de Dinheiro em caixa e mostra a quebra embaixo: Banco R$ 11.000,00 · Dinheiro R$ 1.345,67. O cofre é conta em dinheiro, então ele entra em Dinheiro junto com a gaveta — duas contas bancárias e duas em dinheiro viram dois números, não quatro. Conta de operadora fica de fora dessa soma de propósito; ela tem card próprio (A receber de operadoras, mais abaixo).

O filtro Conta, no topo, recorta a tela inteira: escolha o Nubank e o saldo, o movimento e a projeção passam a ser só dele. É assim que se confere uma conta contra o extrato dela sem o ruído das outras.

Você pode marcar mais de uma: clique nas contas que quiser e a tela passa a mostrar a soma delas. Serve para a pergunta que uma conta só não responde — "quanto tenho nos meus dois bancos, sem contar a gaveta?". Cada conta escolhida vira uma etiqueta no filtro; o × tira uma, e deixar nenhuma marcada volta a mostrar todas.

Transferir entre contas não muda o total. Tirar da gaveta e guardar no cofre faz uma linha descer e a outra subir — o número de cima fica igual. Se ele mudar, é sinal de que a saída virou despesa em vez de transferência.

Criar a conta não é o passo que faz o dinheiro cair nela. Enquanto você não disser em qual conta cada forma de pagamento entra, tudo continua caindo numa só — veja Onde cada forma de pagamento cai, mais abaixo. A aba Contas avisa qual conta está recebendo tudo enquanto isso.

2. Informe seu saldo

Este é o passo que faz a tela funcionar. Sem ele, o painel mostra movimento acumulado em vez de saldo — porque ele não teria como saber o que já existia na conta antes de você começar a usar o Belion.

1. Na aba Contas, clique em Conferir saldo no cartão da conta.
2. Informe a data e o saldo que o extrato mostra naquela data.
3. Salve.

A partir daí o saldo passa a ser calculado sozinho: o que você informou, mais tudo que entrou e saiu depois.

A primeira conferência de uma conta é a sua abertura. Ela não acusa diferença nenhuma, mesmo que o número seja bem diferente do que o sistema calculava — é esperado, porque tudo que aconteceu antes do Belion é invisível para ele. A conferência da abertura simplesmente adota o seu número como verdade.

Repita para cada conta. Enquanto faltar informar alguma, o card de cima diz Movimento acumulado em vez de Saldo em conta, e um aviso azul nomeia as que faltam com um botão que leva direto a elas — o total de todas as contas só é um saldo real quando todas têm ponto de partida.

Criou uma conta nova depois — um segundo banco, o cofre? Ela nasce sem saldo informado, então o card volta para Movimento acumulado até você conferir a nova. Não é erro: é a tela avisando que o total ficaria incompleto.

A conta Dinheiro em caixa se ancora sozinha no primeiro fechamento de caixa do PDV. A conta bancária não — ninguém conta o extrato por você. É a que mais fica esquecida, e é justamente ela que segura o saldo consolidado.

O histórico fica na aba Conferências, com o que você informou, o que o sistema calculou e a diferença entre os dois:

Onde cada forma de pagamento cai

Em Cadastros → Lojas → (sua loja) → Formas de pagamento, cada forma ganha o campo Cai na conta.

Duas regras, e as duas existem para o saldo fechar:

• Dinheiro só cai em conta Dinheiro. Roteado para o banco, a gaveta nunca fecharia.
• O resto cai em Banco ou em conta de operadora. Cartão roteado para a gaveta faria a espécie só crescer.

Deixe em Padrão e vale a regra de sempre: dinheiro na gaveta, o resto no banco da loja.

Mudar a conta não move venda antiga. A conta é gravada na venda no momento em que ela acontece, igual ao prazo de recebimento. O vínculo novo vale da próxima venda em diante — o histórico fica como estava.

O campo só aparece quando existe mais de uma conta possível. Com uma conta só, não há o que escolher e a tela continua exatamente como era.

A conta da operadora e o "A receber de operadoras"

Quando você vende no crédito, o dinheiro não é seu ainda: ele está com a Rede, a Stone ou o Mercado Livre até o repasse. O mesmo vale para marketplace e para o Pagar.me.

Ao conectar um desses canais em Configurações → Integrações, o Belion cria sozinho uma conta do tipo Operadora / canal com o nome do canal. Você não precisa cadastrar nada — e ela aparece na aba Contas com um destaque em âmbar, porque é dinheiro que ainda não é seu.

Duas coisas importantes:

• "A receber de operadoras" não é saldo. Ele aparece num card separado justamente para não se misturar com o que você tem hoje. Somar os dois transformaria "vou ter" em "tenho" — e é assim que se paga uma conta com dinheiro que ainda não chegou.
• Defina a conta de repasse. Na conta do canal, escolha para qual banco a operadora deposita. Sem isso o dinheiro fica visível na operadora e nunca chega ao banco na projeção: a tela mostra um aviso âmbar enquanto faltar.

O repasse aparece como no extrato: uma linha por dia

O banco não credita venda por venda — ele credita o repasse do dia de uma vez só. Se cada venda virasse uma linha, conferir contra o extrato nunca fecharia: de um lado um crédito de R$ 4.210,55, do outro 37 linhas.

Por isso, na aba Lançamentos, o repasse do canal vem agrupado por dia e por conta, com o mesmo valor que está no seu extrato. A linha traz uma etiqueta com quantas vendas ela soma.

Essa linha não tem caixa de seleção e aparece como Agrupado: ela não é um lançamento só, são várias vendas somadas — não há o que conferir individualmente ali. Ela também não entra no filtro Não conferidos, para não virar uma pendência que ninguém consegue resolver. Nos totais de entradas e saídas do período, ela entra normalmente.

Clique na etiqueta com o número de vendas para ver quais são: abre Recebimentos já filtrado nelas, com um aviso no topo e o botão Ver todos os recebíveis para voltar à lista inteira.

A data continua sendo a real do repasse do canal. O Belion não pede nem configura prazo de repasse — o que mudou foi só o jeito de ler.

A compra que ainda não tem conta

A conta de uma compra de fornecedor só nasce na baixa — é lá, no "Pago em", que você diz de onde o dinheiro saiu. Enquanto a parcela está em aberto, ninguém escolheu conta nenhuma ainda.

O Belion não chuta. Essas parcelas aparecem numa conta chamada Sem conta definida, e ela se comporta assim:

• Entra no total. A saída soma no período, na quebra por categoria e no saldo acumulado — o dinheiro vai sair mesmo, você só ainda não disse de onde.
• Não desconta de nenhum banco. O saldo do Itaú não pode cair por causa de uma parcela que talvez você pague pelo Nubank.
• Some do filtro por conta. Escolheu "Itaú"? Você pediu o Itaú — a parcela sem conta não é dele e não aparece.
• Não se confere. A linha aparece nos Lançamentos, mas sem caixa de seleção e fora do filtro Não conferidos: não existe extrato de uma conta que não foi escolhida. É o mesmo tratamento do repasse agrupado do canal.
• Ela se esvazia sozinha. A cada baixa em que você escolhe a conta, aquela linha migra para o banco certo. Se "Sem conta definida" está grande, é sinal de contas a pagar em aberto — não de erro.

A mesma regra vale para baixas antigas feitas antes de existir o campo "Pago em". Elas continuam no extrato do sistema como movimento real, mas fora de um banco específico: inventar uma conta no passado seria pior que admitir que ela não foi informada.

3. Leia a tabela

A aba Fluxo mostra os períodos em colunas e as linhas sempre na mesma ordem:

As colunas com o chip Projeção ainda não aconteceram: elas somam o que está previsto (recebíveis a receber, contas a pagar em aberto, despesas recorrentes) em cima do saldo da coluna anterior. É aí que você enxerga se o caixa fura o zero antes de furar.

Clique em Receitas ou Despesas para abrir a quebra por forma de pagamento e por categoria.

Dois saldos: o que existe e o que vai existir

Saldo inicial e saldo acumulado vêm em duas versões, e a diferença entre elas é a pergunta que cada uma responde:

Antes existia só o previsto — e ele é justamente o menos concreto: uma parcela a pagar derrubava o saldo antes de você pagar nada, e o número na tela não batia com o extrato de ninguém.

Três coisas que valem para os dois:

• No começo eles são iguais. Antes da janela que você está vendo, só existe o que já aconteceu — não há previsto acumulado para separar.
• Nas colunas de projeção, o realizado anda de lado. Ele é o dinheiro que existe, e dinheiro que existe não cresce no futuro. Quem sobe (ou desce) ali é só o previsto.
• Conferir saldo mexe nos dois. Quando você informa o saldo do extrato, está afirmando algo sobre dinheiro real — não faria sentido a conferência valer só para o número que ela menos descreve.

Uma baixa lançada com data futura conta como previsto, não como realizado, mesmo tendo sido registrada. O dinheiro ainda não entrou; a data que vale é a do dinheiro, não a do lançamento.

Escolhendo as colunas: "Ver por"

Você seleciona o mês (ou o ano) à esquerda e decide como as colunas são cortadas:

Use Semana cheia para acompanhar o ritmo da loja (a semana inteira de trabalho) e Semana no mês para fechar o mês, quando os números precisam bater com o fechamento.

A linha "Ajuste de conferência"

Ela só aparece quando você informou um saldo dentro do período exibido. Quando isso acontece, o valor que você conferiu substitui o que o sistema tinha calculado, e o saldo acumulado dá um degrau que as entradas e saídas sozinhas não explicam. Essa linha mostra exatamente o tamanho do degrau, para a coluna fechar:

saldo inicial + saldo do período + ajuste de conferência = saldo acumulado

4. A gaveta do PDV se cuida sozinha

A conta Dinheiro em caixa é alimentada pela operação, sem você fazer nada:

• venda, entrada de O.S. e quitação de fiado em dinheiro entram;
• sangria sai;
• devolução em dinheiro sai;
• depósito no banco move o dinheiro da gaveta para a conta Banco;
• suprimento faz o caminho inverso.

Guardar no cofre não é despesa. Na sangria, escolha o motivo Transferir para outra conta e diga para onde — o dinheiro muda de conta e continua sendo seu. Antes, tirar da gaveta para guardar só cabia em "Outro", que exige categoria de despesa e fazia o valor aparecer no seu resultado como se tivesse sido gasto.

O campo Para onde também aparece — e é obrigatório — no motivo Depósito em banco: com mais de uma conta bancária, dizer em qual delas o malote entrou é o que faz o saldo bater com o extrato certo.

No suprimento existe o campo espelho, De onde veio. Ele importa quando o dinheiro não veio do banco: troco trazido de outro caixa, por exemplo. Sem dizer a origem, o sistema assume o banco e a espécie cresce por dinheiro que nunca saiu de lá.

Os dois campos só aparecem quando há mais de uma conta possível.

E, principalmente: quando você fecha o caixa do PDV, a contagem vira a conferência da conta Dinheiro automaticamente. O operador já conta a gaveta no fechamento — não faz sentido pedir o mesmo número de novo aqui.

Isso acontece quando todos os caixas da loja estão fechados; com um turno ainda aberto, a contagem do dia não terminou.

Se você informar o saldo da conta Dinheiro à mão, a sua conferência vale mais: o fechamento do caixa não sobrescreve o que uma pessoa declarou naquele dia.

5. Confira contra o extrato

Informar o saldo já resolve o "quanto eu tenho". Conferir linha a linha é o passo seguinte — é o que encontra lançamento errado ou esquecido.

1. Abra a aba Lançamentos e, no filtro Situação (no topo, junto de Período e Conta), escolha Não conferidos.
2. Compare com o extrato do banco e marque o que já bateu.
3. O que sobrar sem par é o que precisa de atenção.

Quando você informa um saldo e o número não bate, a tela oferece Investigar (leva direto para os lançamentos não conferidos do período) e Lançar ajuste.

O ajuste registra a diferença que você não conseguiu explicar. Ele não "conserta" o saldo — o saldo já está certo, porque você declarou o valor real. O ajuste existe para deixar rastro: em vez de o dinheiro sumir sem explicação, fica um lançamento com autor, data e valor.

Marcar linhas, ver o histórico de conferências e lançar ajuste fazem parte dos planos PDV Completo e Enterprise. Criar contas, informar saldo, lançar aporte e transferir estão em todos os planos.

Lançamentos manuais

Use Novo lançamento para o que não passa por venda nem por despesa:

• Entrada — aporte de sócio, empréstimo, venda de um bem, rendimento.
• Transferência — mover dinheiro entre suas contas.

A transferência é neutra: ela não é receita nem despesa e não muda o total somado de todas as contas — só tira de um lado e põe no outro.

Para registrar uma saída, use Financeiro → Plano de Contas. O Fluxo de Caixa lê as despesas pagas automaticamente; lançar saída nos dois lugares contaria o gasto duas vezes.

"A receber sem data"

Esse bloco fica fora do saldo acumulado, de propósito. São valores que você tem a receber mas ninguém prometeu quando:

• Fiado em aberto — a conta do cliente não tem vencimento. Entra o que ainda se deve, inclusive de dívida parcialmente paga: quem pagou metade continua devendo a outra metade.
• Marketplace aguardando repasse — o canal ainda não informou a data.

Como não existe data, não dá para dizer em qual semana esse dinheiro entra — e somá-lo no saldo projetado seria contar com o que pode não vir.

Problemas comuns

• "Saldo inicial" e "Saldo acumulado" aparecem com um traço — falta informar o saldo de alguma conta. O aviso no topo diz qual. Lembre que lançamento não é conferência: um aporte movimenta o saldo, mas quem estabelece o ponto de partida é o Conferir saldo.
• O saldo acumulado subiu, mas o saldo do período é negativo — houve uma conferência nesse período. Veja a linha Ajuste de conferência: ela mostra a diferença entre o que o sistema calculava e o que você conferiu.
• A conta Dinheiro está negativa — normal antes da primeira conferência: saíram sangrias e despesas da gaveta que o sistema enxerga, mas o dinheiro que já estava lá antes do Belion ele não vê. Feche o caixa do PDV uma vez, ou informe o saldo à mão, e o número se ajusta.
• "Há movimentos sem conta" — alguma loja está sem a conta do tipo necessário (normalmente a Dinheiro em caixa) e o valor caiu na conta padrão. Vá na aba Contas e use Criar contas automaticamente.
• A conta não deixa ser excluída — contas com lançamentos ou conferências não podem ser apagadas, para não quebrar o histórico. Use Editar → Inativar. A conta padrão também não pode ser excluída; eleja outra como padrão antes.
• A conta do canal não tem lixeira nem deixa trocar o nome — ela é da integração, e é o nome dela que amarra a conta ao canal. Desconectar o canal também não apaga a conta: o histórico de recebimentos continua lá.
• A conferência aparece com um aviso âmbar — algum lançamento retroativo entrou depois que você conferiu, então o cálculo daquela data mudou. Não é erro e não bloqueia nada: é um convite para conferir de novo.
• Vendi hoje e o saldo não mudou — venda em cartão entra na data do repasse (veja Recebimentos), e mesmo a venda em dinheiro do próprio dia só entra a partir do dia seguinte: até virar o dia, ela está prevista.
• O saldo não bate e sobra exatamente o valor das vendas no cartão — esse valor está no card A receber de operadoras. Ele é dinheiro seu, mas ainda com a operadora: entra no banco na data do repasse. Não está faltando nada.
• Criei duas contas e tudo continua caindo na primeira — falta vincular a conta em cada forma de pagamento (Onde cada forma de pagamento cai). Criar a conta não redireciona nada sozinho; a aba Contas mostra qual conta está recebendo tudo enquanto o vínculo não for feito.
• O dinheiro aparece na operadora e nunca chega no banco — falta definir a conta de repasse na conta do canal. Enquanto ela estiver vazia, o valor fica parado ali na projeção.
• Aparece uma saída grande em "Sem conta definida" — são compras de fornecedor com parcela em aberto, cuja conta de pagamento ainda não foi escolhida. Não é erro nem conta perdida: veja A compra que ainda não tem conta. Ela some conforme você dá baixa informando o "Pago em".
• O saldo caiu e eu não paguei nada — você está olhando o saldo previsto, que já desconta as contas a pagar em aberto. O número que bate com o extrato é o realizado (veja Dois saldos).
• Uma linha dos Lançamentos não tem caixa de seleção — ou é o repasse agrupado do canal, ou é uma saída em "Sem conta definida". Nos dois casos não há uma conta com extrato para conferir contra; as duas somam normalmente nos totais do período.

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• O Financeiro do começo ao fim — como esta tela conversa com o Plano de Contas, os Recebimentos e o Consolidado Mensal.