Como montar cargas, rotas e fazer o acerto no atacado

No atacado a venda não termina no caixa. Depois que a nota sai, alguém confere as caixas na pista, a mercadoria vai para o caminhão do cliente ou sai numa carga com motorista, e na volta é preciso acertar o que foi recusado, o dinheiro recebido na porta, as caixas retornáveis e o frete. O Belion acompanha esse caminho inteiro: pedido → conferência → despacho ou carga → rota → acerto.

Onde fica: no grupo Atacado do menu (Conferência, Cargas, Vasilhame, Freteiros, Tabelas de preço). O grupo só aparece quando o seu plano tem o módulo de atacado e existe uma loja com o tipo de área Atacado. Se ele não aparece, fale com o proprietário: falta o módulo no plano, a loja atacadista ou a permissão do seu papel.

Antes de começar

Faça estes cadastros uma vez:

A loja atacadista. Em Cadastros → Lojas, no campo Tipo de Área, escolha Atacado. Normalmente todas as lojas herdam a área da loja principal; com o módulo de atacado, a loja atacadista pode ser diferente das outras.
A equipe da pista. Em Cadastros → Equipe, convide o Conferente (precisa de e-mail) e o Motorista. No convite do motorista você escolhe o Motorista cadastrado ou liga Cadastrar um novo motorista e informa o CPF do motorista. Veja Como convidar sua equipe.
Os chapas. O chapa é o entregador da pista e não precisa de login. Ele é um funcionário da loja: em Cadastros → Lojas, abra a loja, seção Funcionários, e cadastre com a Função Chapa (entregador).
Veículos e motoristas. Ficam em Fiscal → Configuração → Transporte, nas abas Veículos e Motoristas. São os mesmos cadastros usados pelo MDF-e.
Formas de pagamento Dinheiro e PIX na loja atacadista. O acerto usa essas formas para dar baixa no que o motorista recebeu na porta. Sem elas, o acerto é recusado com o aviso de que a loja não tem a forma cadastrada.

1. Do pedido à venda

O pedido do cliente entra por Pedidos, no topo do menu. Em Novo pedido, escolha loja e cliente e depois Montar na grade (linha a linha, com o preço da tabela do cliente) ou Colar ou importar (texto do WhatsApp, planilha, PDF ou foto). Revisado, clique em Gerar pré-venda. Os preços seguem a tabela do cliente: veja Como usar tabelas de preço no atacado.

A pré-venda é finalizada no Caixa, como qualquer outra. Na loja atacadista, cada item do carrinho tem os campos Volumes e Embalagem: quantas caixas saem daquele produto. Preencha se souber. O conferente pode completar depois.

Quando a venda é finalizada numa loja atacadista, ela entra sozinha na fila da Conferência. Você não precisa mandar nada para a pista.

2. Conferência na pista

Atacado → Conferência é a tela do conferente. Ela abre no dia de hoje, com três abas:

A conferir — vendas que ainda não foram conferidas.
Prontas para despachar — já conferidas.
Despachadas — já saíram.

Busque por cliente ou código da venda e troque o período no seletor de datas. Em cima ficam os números do período: Conferências, Volumes, Tempo médio até conferir e Tempo médio até despachar. Em Estatísticas por chapa e por conferente você vê quem conferiu, quem levou e o tempo de cada um.

Conferindo a venda

Clique na venda para abrir a Conferência da venda. O Checklist de itens mostra, para cada produto, a Qtd. faturada (o que está na nota, em kg ou unidade) e os Volumes esperados (as caixas informadas na venda). Para cada item:

marque OK. Se Volumes conferidos estiver vazio, ele assume os volumes esperados, e o caminho certo fica num clique só;
se contou outro número de caixas, digite em Volumes conferidos;
se algo não bate, descreva em Descreva a divergência (opcional).

Clique em Confirmar conferência. A venda só passa para "Conferida" quando todos os itens estão marcados como OK. Se você desmarcar um item de uma venda já conferida e confirmar de novo, ela volta para a fila.

A conferência não altera a venda nem a nota fiscal. Divergência é registro, não correção. Faltou mercadoria ou veio errada? A divergência fica anotada na conferência. Para corrigir a venda, use uma devolução.

Na mesma tela:

Imprimir cupom — um cupom não fiscal para o chapa levar junto com a mercadoria. Só funciona depois da conferência. Sai na impressora da pista (com a impressão direta) ou pelo navegador.
Registrar ocorrência — reclamação ou observação sobre a venda ("cliente reclamou da variedade"). A ocorrência fica visível no topo da conferência.

Despachando para o caminhão do cliente

Quando o cliente veio buscar com o próprio caminhão, clique em Despachar (só fica disponível depois de conferida). No Despacho interno:

Chapa (entregador) — quem leva a mercadoria. A lista traz os funcionários ativos da loja da venda com a função Chapa (entregador). Se a loja ainda não tem nenhum chapa cadastrado, aparecem todos os funcionários ativos.
Destino — onde a mercadoria foi entregue, por exemplo "Caminhão do cliente — vaga 12".
Vasilhame que saiu (opcional) — tipo e quantidade de caixas retornáveis que foram com a mercadoria, em números inteiros. Isso alimenta o saldo de vasilhame do cliente.

Despachada, a venda vai para a aba Despachadas e a conferência fica somente para leitura.

Se a venda vai por frete, não despache: coloque-a numa carga. A conferência mostra o aviso "Esta venda vai por frete externo — o despacho acontece pela carga."

3. Monte a carga

Atacado → Cargas lista as cargas com Código, Motorista, Veículo, Paradas, Valor e Status. Clique em Nova carga e preencha:

Loja.
Motorista — do cadastro de transporte.
Veículo (opcional — sem ele o MDF-e não sai) — a carga fecha sem veículo, mas aí o manifesto não é emitido.
Freteiro (opcional) — quando quem roda a carga é um transportador terceiro. Escolhendo um freteiro aparece Frete combinado (R$), o valor combinado com ele para essa viagem.

A carga nasce como Montando. No detalhe, clique em Adicionar venda: aparecem as vendas conferidas da mesma loja que ainda não estão em nenhuma carga. Marque as que vão nesta viagem.

As vendas do mesmo cliente viram uma parada só. Ajuste a ordem de entrega com Subir parada e Descer parada. Uma venda que não vai mais sai com Remover da carga e volta para as vendas conferidas.

O valor do frete pode ser corrigido até o acerto, em Editar frete.

Feche a carga

Com tudo carregado, clique em Fechar carga. Isso:

gera o romaneio, disponível no botão Romaneio (PDF);
muda a carga para Em rota e registra o horário de Saída;
emite o MDF-e, se a emissão automática estiver ligada;
com a Rastreabilidade no plano, registra a saída (Anexo II) de cada venda da carga que ainda não tinha uma.

Uma falha no MDF-e não impede o fechamento. A carga sai mesmo assim, e o motivo aparece como aviso "MDF-e não emitido: …", também impresso no romaneio.

Para cancelar, use Cancelar carga e informe o Motivo. Só dá para cancelar uma carga em montagem ou em rota sem nenhuma entrega registrada. O cancelamento fica registrado.

4. O MDF-e da carga

O MDF-e é o manifesto que acompanha a carga na estrada. Para ele sair sozinho, ligue Emitir MDF-e automaticamente ao fechar carga do Atacado em Fiscal → Configuração → Transporte, aba Configurações. Desligado, você emite pela carga quando quiser.

No detalhe da carga, o estado do manifesto aparece logo abaixo do cabeçalho:

MDF-e em emissão... — enviado, aguardando a SEFAZ. A tela atualiza sozinha.
MDF-e emitido nº … — autorizado. O link ver em Fiscal › Documentos leva ao documento, e os botões DAMDFE (PDF) e XML do MDF-e baixam os arquivos. Imprima o DAMDFE para o motorista levar.
MDF-e rejeitado — a SEFAZ recusou. Corrija a causa (veículo, motorista, nota da venda) e clique em Reemitir MDF-e.
Sem nenhum MDF-e (a emissão automática estava desligada ou faltou algo no fechamento) — com a carga Em rota ou Retornada, use Emitir MDF-e.

O manifesto depende das notas das vendas já autorizadas e dos dados de transporte. O passo a passo fiscal está no guia Transporte: MDF-e e CT-e.

5. A rota no celular do motorista

O motorista entra pelo próprio login e cai em Rota, onde vê Minhas cargas: só as cargas em rota que estão no nome dele. Ele não vê custo, financeiro nem a carga dos outros.

As paradas aparecem uma de cada vez, na ordem da carga. Em cada uma ele usa Registrar entrega:

Resultado da parada — Entregue, Parcial ou Recusada.
Recusas por item — em entrega parcial ou recusada, é obrigatório informar pelo menos um item recusado, com Quantidade, Volumes e Motivo.
Recebimentos na porta — dinheiro ou PIX recebido do cliente, com Forma e Valor.
Vasilhame — Caixas entregues e Caixas recolhidas.
Canhoto assinado — o canhoto que vale é o de papel. Enviar foto do canhoto é opcional e fica anexada à parada.
Observações.

Recebimento na porta é provisório. Ele aparece como Aguardando acerto e nada é baixado no financeiro até o acerto da carga. É a conferência do dinheiro na volta que confirma o valor.

O gerente acompanha o andamento pelo detalhe da carga, em Paradas, com o status de cada uma.

6. Retorno e acerto

Quando o caminhão volta, abra a carga e clique em Registrar retorno. A rota é encerrada, a carga vira Retornada e aparece Ir para o acerto.

O Acerto da carga tem quatro blocos:

Mercadoria (recusas) — cada recusa da rota, com cliente, produto, quantidade e motivo. Marque Confirmar só no que voltou de fato no caminhão. A recusa confirmada vira uma devolução, e o estoque volta. A nota de devolução só é emitida automaticamente quando a venda saiu com NFC-e. Venda com NF-e (o caso comum no atacado) gera a devolução sem a nota de entrada: a recusa dela aparece com a etiqueta NF-e manual, e a confirmação do acerto lista essas vendas antes de você confirmar, para você emitir a nota de entrada manualmente depois.

Dinheiro — Esperado (registrado na rota), os recebimentos de cada parada e o campo Contado na mesa. Ao abrir, todos os recebimentos vêm marcados e o contado vem igual ao esperado: você só mexe no que não bateu. A Diferença fica gravada e auditada, mas não impede o acerto. O dinheiro confirmado dá baixa no fiado em aberto das vendas da parada, da conta mais antiga para a mais nova. Se a venda foi no boleto, o boleto segue a cobrança normal e o acerto avisa que o valor não baixou nenhum título.

Vasilhame — as caixas entregues e recolhidas na rota, por cliente. Só leitura: o saldo de cada cliente já foi atualizado pela rota.

Frete — o custo do freteiro nesta viagem. Confira o Valor do frete e decida:

Já foi pago ligado — escolha em Pago em a conta de onde saiu o dinheiro. A despesa nasce paga.
Já foi pago desligado — a despesa nasce em aberto em Financeiro → Contas a Pagar.

Carga sem freteiro mostra "Carga sem freteiro — nenhum frete a acertar."

Clique em Confirmar acerto. As recusas marcadas viram devolução, o dinheiro contado fica registrado, a despesa de frete é lançada e a carga vira Acertada. Avisos sobre devolução sem nota, dinheiro sem fiado ou despesa não lançada aparecem na tela depois de confirmar. Leia todos.

Errou o acerto? O proprietário ou o gerente pode usar Reabrir acerto, que volta a carga para Retornada para corrigir e acertar de novo. As devoluções e as baixas já feitas não são desfeitas.

Vasilhame: o controle de caixas retornáveis

Atacado → Vasilhame mostra quantas caixas cada cliente deve à loja. São três abas:

Saldos — por cliente e tipo de caixa. Saldo positivo = o cliente deve caixas à loja.
Extrato — cada movimento, com Direção (Saída, Retorno ou Ajuste), quantidade e data.
Tipos — os tipos de vasilhame que você usa ("Caixa K", por exemplo). Cadastre em Novo tipo antes de começar: sem tipo, o despacho e a rota não têm o que registrar.

O saldo se move sozinho: o vasilhame do despacho e as caixas entregues na rota são saídas, as recolhidas são retornos. Para corrigir (caixas quebradas, contagem de inventário), use Ajuste manual. Valores negativos abatem do saldo. O ajuste entra no extrato do cliente e fica auditado.

Freteiros

Atacado → Freteiros é o cadastro dos transportadores terceiros que rodam as suas cargas: Nome, CPF/CNPJ e Telefone, em Novo freteiro.

O motorista de um freteiro é cadastrado em Fiscal → Configuração → Transporte, aba Motoristas, com o campo Freteiro (opcional) preenchido. Excluir um freteiro não exclui os motoristas ligados a ele.

Perguntas comuns

A venda não apareceu na Conferência. A fila mostra o dia de hoje e a aba A conferir. Confira o período no seletor de datas e se a venda foi finalizada numa loja com tipo de área Atacado. Pré-venda que ainda não passou pelo caixa não entra na fila.

O botão Despachar está apagado. Ele só funciona com a venda Conferida, ou seja, com todos os itens marcados como OK, e só para venda que não está numa carga.

A venda conferida não aparece em Adicionar venda. O seletor mostra só vendas conferidas da mesma loja da carga que ainda não foram despachadas nem colocadas em outra carga.

A carga fechou mas o MDF-e não saiu. A falha não trava o fechamento. Leia o aviso "MDF-e não emitido" (está também no romaneio), corrija o que faltou (veículo, por exemplo) e use Emitir MDF-e ou Reemitir MDF-e no detalhe da carga.

O motorista recebeu dinheiro, mas o fiado continua em aberto. O recebimento da rota só baixa alguma coisa no acerto. Confirme o acerto da carga.

Confirmei a recusa e a NF-e de devolução não saiu. Para venda com NF-e, a devolução é criada (estoque e financeiro) mas a nota de entrada tem de ser emitida manualmente. O acerto avisa venda por venda.

O motorista não vê a carga. A rota mostra só cargas Em rota em que ele é o motorista. Confira se a carga foi fechada e se o login dele está vinculado ao motorista certo na Equipe.

Continue

Como usar tabelas de preço no atacado — o preço de cada cliente no pedido e no balcão.
Como usar a rastreabilidade — o lote de cada caixa, da entrada ao despacho.
Como convidar sua equipe e definir permissões — conferente, motorista e o que cada papel vê.
Como vender no fiado — o que o acerto baixa quando o motorista recebe na porta.