Como convidar sua equipe e definir permissões

Cada pessoa que trabalha com você deve ter o próprio login. Assim o Belion sabe quem vendeu, quem abriu o caixa e quem deu o desconto, e cada um vê só o que precisa. Quem decide o que cada pessoa pode fazer é o papel: Vendedor, Caixa, Gerente, ou um papel que você mesmo monta.

Este guia mostra como adicionar a equipe, como os papéis funcionam e como montar um papel sob medida.

Onde fica

Em Cadastros → Equipe. A página tem duas abas:

• Membros — as pessoas, com papel, loja e situação.
• Papéis e permissões — os papéis e o que cada um pode fazer.

Por padrão, o Proprietário e o Gerente veem a Equipe, e só o Proprietário mexe em papéis e permissões. Se Equipe não aparece no seu menu, o seu papel não tem essa permissão — fale com o proprietário.

1. Adicione um membro

Na aba Membros, clique em Adicionar membro e preencha:

• Função — o papel da pessoa. Já vem Vendedor, o convite mais comum.
• Loja ou Lojas atribuídas — depende do papel. Vendedor e Caixa trabalham em uma loja; Gerente de loja e Contador marcam as lojas em que atuam; o Gerente vale para todas.
• Nome.
• Email — obrigatório para Proprietário, Gerente de loja, Contador e Conferente. Para os outros aparece como Email (opcional).
• Nome de usuário (opcional) — para quem não tem e-mail, como o pessoal do balcão. Para Vendedor e Caixa, o Belion acrescenta o nome da loja no fim: "joao" na loja Centro vira joao-centro. A tela mostra o usuário final antes de salvar.
• Senha (opcional) — em branco, a senha inicial é mudar123. Peça para a pessoa trocar no primeiro acesso.

A pessoa precisa de e-mail ou nome de usuário — um dos dois. Ela entra com qualquer um deles.

O que a pessoa recebe

Quem tem e-mail recebe um convite por e-mail para entrar na empresa. Se você deixou a senha em branco, o convite pede para a pessoa criar a senha dela. Se o e-mail já tem conta no Belion (porque a pessoa trabalha em outra empresa, por exemplo), ela continua com a senha que já usa.

Quem entra só por nome de usuário não recebe nada: passe o usuário e a senha para a pessoa pessoalmente.

O funcionário criado junto

Se o seu plano tem PDV, o convite traz a opção Criar funcionário no PDV, já marcada. Ela cria, junto com o login, o funcionário da pessoa: o cadastro com número que aparece como vendedor na venda, nas O.S., no PIN de autorização e no limite de desconto.

Deixe marcado para quem vende ou opera o caixa. A opção não aparece para Contador, Conferente e Motorista, que não trabalham no balcão.

Os papéis prontos

Na ótica, o Vendedor cai em Ordens de Serviço (ou na Venda Rápida, se o plano não tem O.S.). Com o módulo de atacado e uma loja atacadista, aparecem também Conferente e Motorista.

O Proprietário sempre tem acesso total e não pode ser alterado.

Quem não tem a tela de entrada vê "Sem acesso". Se você monta um papel de base Caixa e tira a permissão de ver o caixa, a pessoa não tem para onde ir ao entrar. Ela vê a tela Sem acesso, com Minha Conta e Sair. Libere a tela principal do papel e o problema some.

No tablet e no celular, o vendedor do atacado e o conferente entram numa grade de ícones, no estilo de um aplicativo. Qualquer pessoa pode ligar o mesmo layout em Preferências, na opção Menu rápido no tablet e celular. Ele muda só a aparência: o que a pessoa pode acessar continua o mesmo.

Quem pode convidar quem

• O Proprietário convida e edita qualquer papel.
• O Gerente não convida nem promove ninguém a Proprietário, Gerente ou Gerente de loja, e não mexe em quem é Proprietário.
• Um papel de uma loja só ou de lojas atribuídas, quando recebe permissão de equipe, só lida com Vendedor e Caixa das próprias lojas.

O seletor de Função já mostra só os papéis que você pode dar.

2. Edite, inative ou exclua um membro

No menu ⋯ da linha do membro:

• Editar membro — muda Função, loja, Nome, Email, Nome de usuário (opcional) e Nova senha (opcional). Senha em branco mantém a atual. É aqui que você redefine a senha de quem esqueceu.
• Permissões — as permissões extras deste membro (veja abaixo).
• Inativar — corta o acesso ao painel e ao PDV, mas a pessoa continua na lista como inativa. Ativar devolve o acesso.
• Excluir da equipe — tira a pessoa da lista. O histórico de vendas e lançamentos é preservado, e você pode trazê-la de volta convidando o mesmo e-mail ou usuário.

Para férias ou afastamento, prefira Inativar: é só ativar na volta.

Mudou as lojas de alguém? A pessoa precisa entrar de novo. As lojas de acesso são lidas no login. O Belion avisa "Lojas atualizadas. O usuário precisa fazer login novamente."

Você não consegue inativar nem excluir a si mesmo.

Vínculo entre membro e funcionário

O membro é o login. O funcionário é a identidade no balcão: número, PIN, limite de desconto, comissão. Quando os dois estão ligados, quem entra com aquele login já aparece como vendedor na venda.

O vínculo pode ser feito dos dois lados:

• Em Editar membro, na parte Funcionário do PDV: escolha o Funcionário vinculado, ou marque Criar funcionário no PDV para este membro. Na lista só aparecem funcionários que ainda não têm login.
• Na página da loja, seção Funcionários: o campo Membro da equipe (login).

Na lista da Equipe, o membro vinculado mostra o selo com o número do funcionário, como Func. 0007.

Sem vínculo, a pessoa vende, mas o vendedor não vem preenchido e ela não consegue definir o próprio PIN em Minha Conta.

3. Crie um papel personalizado

Na aba Papéis e permissões, a lista mostra os Papéis padrão e os Papéis da empresa. Clique em Novo papel:

1. Nome e base

• Nome do papel — por exemplo, "Supervisor de loja".
• Parte de qual papel? — a base: Gerente, Gerente de loja, Vendedor, Caixa, Contador (e Conferente, no atacado). A base define em quais lojas a pessoa atua e onde ela cai ao entrar.
• Começar com as permissões padrão dessa base — ligado, o papel nasce igual à base e você só ajusta. Desligado, nasce vazio e você marca uma a uma.

2. Permissões — a grade, explicada abaixo. Termine em Criar papel.

Algumas regras:

• Base e escopo não mudam depois de criado. Para mudar a base, crie outro papel.
• O limite é de 30 papéis por empresa.
• Duplicar cria uma cópia de um papel (menos o Proprietário) para você ajustar.
• Os papéis padrão também podem ser editados. Eles ganham o selo padrão alterado, e Restaurar padrão os devolve ao original.
• Só papéis da empresa podem ser excluídos. Se o papel tem membros, o Belion pede para onde movê-los, e só aceita papéis do mesmo escopo.

Depois de salvar, os membros recebem a mudança na próxima vez que a tela carregar.

Como a grade de permissões funciona

As permissões são agrupadas por módulo (Produtos, Vendas, Caixa, Equipe, Financeiro...). Cada módulo mostra quantas estão marcadas, como 12 de 26, e tem Marcar tudo e Desmarcar tudo. Use Buscar permissão... para achar uma pelo nome.

Cada ação é uma permissão

Nos cadastros grandes, ver, criar, editar, excluir e exportar são permissões separadas. Em Produtos, por exemplo, há Ver produtos, Criar produtos, Editar produtos, Excluir produtos, Importar produtos e Exportar produtos.

Isso permite papéis bem recortados: um conferente de estoque pode ver e exportar produtos sem poder alterar preço nem apagar nada.

Permissões que dependem de outras

Algumas só funcionam junto com outras. A grade avisa:

• Exige: ... — marcar esta marca as que ela exige.
• Necessária para: ... — desmarcar esta desmarca as que dependem dela.

Permissões com o selo sistema seguem a base e não podem ser marcadas nem desmarcadas.

O que aparece na grade

• A grade segue o tipo de área da loja principal. Numa ótica aparecem O.S. e receitas; num varejo comum, não. Não há o que conceder de outra área.
• Módulo fora do plano aparece com o aviso Módulo fora do plano atual, quando o papel já tem alguma permissão nele.
• Você só pode conceder permissões que você tem. Um gerente não consegue dar a outro algo que ele próprio não pode fazer.

Permissões extras para um membro

Às vezes uma pessoa precisa de algo a mais que o papel dela, sem você criar um papel novo. No menu ⋯ do membro, abra Permissões:

• O que vem do papel aparece marcado e travado, com a indicação Vem do papel ....
• Marque o que ela pode fazer a mais. O campo Motivo (opcional) registra o porquê, como "cobre o caixa às terças".
• Cada concessão mostra quem deu e quando.

Esta tela só acrescenta: para tirar algo que vem do papel, mude o papel da pessoa. As permissões extras continuam valendo se você trocar o papel dela, e a linha do membro mostra o selo +N permissões.

Sem permissão, o item some

No Belion, o que a pessoa não pode fazer não aparece. Não fica cinza nem desabilitado: o item de menu, o botão, a aba e a ação da linha simplesmente não existem para ela.

Então, se alguém diz "não tenho o botão de excluir produto", quase sempre a resposta é a permissão Excluir produtos, que falta no papel dela. Abra o papel na grade e confira.

O inverso também vale: quando você monta um papel só com Ver produtos e Exportar produtos, a pessoa vê a lista e o botão de exportar, e mais nada.

O acesso do contador

O Contador é um papel somente leitura, feito para o seu escritório de contabilidade:

• vê os documentos fiscais, baixa XML e DANFE, gera o pacote em Exportar XML e consulta a NF-e de entrada;
• vê despesas, contas a pagar e o fluxo de caixa;
• não cria, não edita e não apaga nada.

Para convidar, escolha Contador em Função, informe o e-mail real (é por ele que chegam o convite e os pacotes de XML), marque as Lojas atribuídas e confirme o termo que autoriza o contador a acessar os documentos fiscais e financeiros dessas lojas. Sem marcar o termo, o convite não sai.

O contador que atende várias empresas no Belion usa o mesmo login e troca de empresa no topo da tela.

Perguntas comuns

O vendedor esqueceu a senha. Como redefino? Em Cadastros → Equipe, menu ⋯ do membro → Editar membro, preencha Nova senha (opcional) e salve.

Cadastrei um vendedor sem senha. Qual é a senha dele? mudar123. Peça para ele trocar no primeiro acesso.

Por que o usuário do vendedor ficou com o nome da loja no fim? O Belion acrescenta a loja ao nome de usuário para que "joao" de duas lojas diferentes não seja o mesmo login. Ele entra com o nome completo, como joao-centro.

Um funcionário não consegue ver uma tela. O papel dele não tem a permissão: sem ela, o item some. Dê a permissão no papel (vale para todos daquele papel) ou só para ele, em Permissões no menu do membro.

O gerente não consegue convidar outro gerente. Por padrão, só o proprietário dá os papéis Proprietário, Gerente e Gerente de loja.

Um membro entra e vê "Sem acesso". O papel dele não tem permissão para a tela de entrada (o Caixa, para quem é de base Caixa; o Balcão, para vendedor). Libere essa permissão no papel.

Qual a diferença entre inativar e excluir? Inativar corta o acesso e mantém a pessoa na lista, pronta para voltar. Excluir tira da lista. Nos dois casos o histórico de vendas fica.

Tirei uma loja de um membro e ele ainda vê essa loja. Ele precisa sair e entrar de novo: as lojas de acesso são lidas no login.

Continue

• Como criar sua loja e cadastrar as formas de pagamento — a seção Funcionários da loja, número e PIN.
• Desconto e PIN de autorização — o limite de desconto de cada funcionário e quando o PIN é pedido.
• Como abrir e fechar o caixa — o primeiro dia de quem tem o papel Caixa.