Como cadastrar e importar clientes

O cadastro de clientes é um só para todos os canais: o mesmo cliente compra no balcão, na loja virtual e paga no fiado ou no carnê, e a ficha dele junta tudo. Este artigo mostra como cadastrar um cliente, o que cada campo faz, o que a ficha mostra e como trazer a sua base de clientes de outro sistema por planilha.

Tudo começa em Clientes, no topo do menu. Se o item não aparece para você, o seu papel não tem permissão para ver clientes — fale com o proprietário.

A lista de clientes

A tela Gestão de Clientes traz a busca Buscar por nome, email, CPF/CNPJ ou telefone, a ordenação e os filtros Status (Ativo / Inativo) e Email Verificado. As colunas Total de Compras, Gasto Total e Última Compra somam todos os canais (veja "Os números da ficha", mais abaixo).

Quem tem acesso às estatísticas de clientes vê também os cards do topo (Total de Clientes, Ativos, Email Verificado, Novos Hoje) e o Top 10 Clientes.

Alguns selos aparecem ao lado do nome:

• Resp.: — o cliente tem um responsável (veja abaixo).
• A prazo liberado — o bloqueio por parcela vencida está desligado para ele.

1. Cadastre o cliente

Clique em Novo cliente. O mesmo formulário abre no Balcão e no caixa quando você escolhe Novo cliente na busca de cliente — assim dá para cadastrar no meio do atendimento.

Escolha Pessoa física ou Pessoa jurídica. Só Nome é obrigatório.

Pessoa física

• CPF — é o que identifica o cliente na nota fiscal e no boleto (o boleto exige documento e endereço do pagador).
• RG, Nome da mãe e Nome do pai — qualificam o devedor na confissão de dívida do crediário. Preencha se a loja vende no carnê.
• Data de Nascimento — alimenta a automação de aniversário. Só existe para pessoa física: empresa não recebe "feliz aniversário".

Pessoa jurídica

Digite o CNPJ e clique em Auto-preencher. O Belion busca na Receita e preenche Razão social, nome, e-mail, telefone e o bloco Endereço.

O preenchimento só acontece quando você clica no botão — nunca enquanto digita. Confira o Número e o Complemento antes de cadastrar: o cadastro da Receita costuma estar desatualizado nesses dois.

Endereço completo ou nenhum. O endereço só é gravado com CEP, rua, bairro, cidade e UF preenchidos. Sem número, ele entra como "S/N". Se o endereço não puder ser salvo, o cliente é cadastrado mesmo assim e o aviso diz o que faltou — complete pela ficha.

Na pessoa física o endereço não aparece no Novo cliente: cadastre-o depois, na ficha, em Endereços → Novo endereço.

Telefones e de quem é o número

• Telefone — aceita fixo (10 dígitos) ou celular (11).
• De quem é o número — deixe vazio se o telefone é do próprio cliente. Se é do filho ou da vizinha, escreva isso aqui.
• Telefones adicionais — clique em Adicionar telefone para outros números de contato, cada um com o seu De quem é o número (obrigatório).

Isso existe para o cliente que você só alcança por outra pessoa — a senhora que atende pelo celular da filha, por exemplo. Na ficha, o número aparece com o rótulo entre parênteses.

Responsável

Para pessoa física, o campo Responsável liga o cliente a outro cliente que paga por ele (filho menor, dependente). Escolha o responsável e informe o Parentesco.

Com responsável definido, nota fiscal, fiado e crédito de loja são lançados no responsável. A ficha do responsável ganha o card Dependentes, com o Total consolidado do que eles compraram. Se o responsável não tem CPF, a emissão da nota vai pedir os dados.

Limite de crédito

Na tela Clientes, o Novo cliente traz Limite de crédito (fiado). Em branco, o cliente fica sem limite. Depois de cadastrado, o limite se ajusta em Vendas → Fiado, na ficha de crédito do cliente — veja Como vender no fiado.

Outros campos

• Origem — como o cliente chegou: indicação, Instagram, fachada.
• Observações — anotações internas.
• Aceita receber ofertas por WhatsApp — o consentimento do cliente. Marcado, ele entra na lista das campanhas de WhatsApp.
• Frete grátis VIP (loja virtual) — o cliente sempre tem frete grátis na loja virtual, ignorando mínimo, teto e regiões. Só aparece se o seu plano tem loja virtual e o seu papel pode dar frete grátis VIP.
• Emite NF-e — o cliente pede nota fiscal nas compras.
• Cobra por boleto — o cliente paga por boleto. Ligado, aparecem Prazo do boleto (dias) (de 1 a 365; em branco vale a política da loja) e Desconto no boleto (%) (de 0,01% a 50%, só se pagar até o vencimento; não vale em boleto Pagar.me).

Emite NF-e e Cobra por boleto não travam nada: a venda nasce com isso na observação e o caixa vê o marcador. Na ficha, a linha Faturamento mostra os chips.

Clique em Cadastrar. Você cai direto na ficha do cliente.

2. Edite pela ficha

Na ficha, Editar abre Editar Cliente com os mesmos campos e mais dois:

• Ativo — desmarque para desativar o cliente.
• Bloquear venda a prazo com parcela vencida — fiado, crediário e boleto ficam indisponíveis enquanto houver título vencido; venda à vista não é afetada. Desligar pede confirmação e fica registrado na auditoria. Para um dependente, vale a configuração do responsável.

Com o módulo de atacado, aparece também Tabela de preço: o preço que o balcão usa para este cliente.

Cliente com CNPJ tem Auto-preencher ao lado do documento também na edição: ele troca Nome, E-mail e Telefone pelos dados da Receita. O endereço fica em Endereços, na ficha.

O menu ⋮ ao lado tem Ativar/Desativar, Redefinir Senha (a senha da conta do cliente na loja virtual) e Excluir.

Se Editar, Novo cliente ou um item do menu não aparece, o seu papel não tem a permissão correspondente — o botão some em vez de ficar desabilitado.

A ficha do cliente

O topo da ficha tem os atalhos Ver vendas (o histórico de vendas do PDV já filtrado pelo cliente), Ver estatísticas e Nova venda, que abre o Balcão com o cliente escolhido. Na ótica, no lugar de Nova venda aparecem Venda Rápida e Abrir O.S.

À esquerda ficam as seções: Visão Geral, Endereços, Atividades, Privacidade (LGPD) (só para quem cuida de privacidade) e, na ótica, Receitas e Ordens de Serviço.

O que ele deve

Na Visão Geral, os cards de dívida aparecem quando o cliente tem algo em aberto:

• Total em aberto — a soma de Fiado, Crediário, Dívida manual e Boletos, com o quanto está Vencido. O botão Receber dá baixa em várias dívidas de uma vez, da mais antiga para a mais nova.
• Crediário e fiado — os carnês e o fiado em aberto em que o cliente é o pagador (inclusive compras de dependentes), com Limite e Disponível. Ficha de crédito abre a ficha completa em Vendas → Fiado.
• Boletos em aberto — as parcelas de boleto. Boleto não consome o limite de crédito.

O limite de crédito cobre só fiado e crediário — boleto e dívida manual não o consomem.

Crédito de troca

Quando o cliente tem saldo de troca ou devolução, aparece o card Saldo de Crédito com o valor disponível e Ver histórico completo. O saldo é usado no caixa como forma de pagamento — veja Como fazer uma devolução ou troca.

Os números da ficha

Os três cards Total de Compras, Gasto Total e Última Compra somam:

• pedidos da loja virtual e dos marketplaces;
• vendas do PDV concluídas;
• entradas de O.S. ainda não faturadas (na ótica).

Por isso o rótulo é "compra", não "pedido". A O.S. faturada não conta duas vezes: quando ela vira venda, a entrada já está dentro da venda.

Se o cliente veio de outro sistema, o Gasto Total avisa quanto do valor vem do registro de atividade antigo — esse dinheiro não passou pelo Belion.

O gráfico Gasto ao longo do tempo mostra o total gasto por mês em todos os canais.

Atividades

A seção Atividades tem duas partes:

• Atividade recente — a linha do tempo de pedidos, vendas no balcão, entradas de O.S., avaliações e comentários, paginada.
• Registro de atividade — vendas, O.S. e outros registros lançados à mão ou trazidos de outro sistema (selo Migração). Use Adicionar para anotar algo. É só informativo: não mexe em estoque nem em fiscal.

Privacidade (LGPD)

Para quem tem permissão de privacidade (por padrão, o proprietário), a seção Privacidade (LGPD) tem Exportar dados (todos os dados do cliente em um arquivo), o Histórico de consentimentos e Anonimizar cliente. A anonimização apaga os dados pessoais depois de um período de carência e não tem volta; registros fiscais e de pedidos ficam, anonimizados. Mais em Privacidade e auditoria.

Importar clientes de uma planilha

Para trazer a base de um sistema antigo, use o menu Exportar / Importar na lista de clientes. Ele aparece para quem tem permissão de exportar ou importar clientes — por padrão, o proprietário e o gerente.

1. Baixe o modelo

Em Importar clientes, clique em Baixar modelo. A planilha tem duas abas e uma aba Instruções, que explica cada coluna:

• Clientes — uma linha por cliente: nome (obrigatória), tipo_pessoa, email, telefone, cpf, cnpj, razao_social, nascimento, o endereço (endereco_logradouro, endereco_cep…), o responsável (responsavel_cpf + responsavel_relacao), observacoes, origem e data_cadastro.
• Histórico — as compras e O.S. antigas, cada linha ligada ao cliente pelo CPF, CNPJ ou e-mail, com tipo (OS, VENDA ou OUTRO), data, descricao (obrigatória), valor e referencia.

Datas aceitam AAAA-MM-DD ou DD/MM/AAAA. Se tipo_pessoa ficar em branco, o Belion deduz pelo CPF ou CNPJ.

2. Envie o arquivo

Escolha o arquivo em Planilha (.xlsx) e marque Declaro que possuo o consentimento destes clientes para contato por WhatsApp. O botão Importar só funciona com as duas coisas.

Todo cliente importado entra aceitando ofertas por WhatsApp. É por isso que a declaração é obrigatória: só importe quem de fato autorizou o contato.

A importação roda em segundo plano e você recebe uma notificação quando ela termina.

As regras

• Só cria, nunca atualiza. Cliente já cadastrado (mesmo CPF, CNPJ ou e-mail) é ignorado.
• CPF ou CNPJ inválido faz a linha falhar.
• E-mail repetido em outro cliente: o cliente entra sem e-mail.
• Responsável precisa existir na loja ou em outra linha da mesma planilha.
• Limite de crédito e saldo de crédito não se importam. Ajuste depois, na loja.
• As linhas da aba Histórico vão para o Registro de atividade do cliente, com o selo Migração.

3. Confira o resultado

Exportar / Importar → Resultados de importação lista cada importação com Criados, Ignorados, Com erro, Histórico e Linhas. Clique em Ver detalhes para ver a Linha, o Cliente e o Motivo de cada problema. Corrija só essas linhas na planilha e importe de novo — as que já entraram serão ignoradas.

Exportar

Exportar / Importar → Exportar clientes gera uma planilha com as mesmas abas Clientes e Histórico, em segundo plano: você é avisado quando o arquivo estiver pronto para baixar.

Consumidor padrão do PDV

Para a venda anônima do balcão, a loja tem um Consumidor padrão — um cliente genérico escolhido em Cadastros → Lojas. Veja como configurar em Como criar a loja e as formas de pagamento. Não use esse cadastro para fiado, carnê ou nota no nome de alguém: ele junta fregueses diferentes.

Perguntas comuns

Cadastrei o CNPJ e nada foi preenchido. O preenchimento só acontece ao clicar em Auto-preencher, ao lado do campo. Se mesmo assim não vier, a Receita não respondeu — preencha à mão.

O Gasto Total da ficha não bate com o da loja virtual. A ficha soma loja virtual, marketplaces, vendas do balcão e entradas de O.S. Se o cliente veio de outro sistema, o valor antigo também entra, e o card avisa quanto.

Onde mudo o limite de fiado de um cliente já cadastrado? Em Vendas → Fiado, na ficha de crédito dele, em Alterar Limite. O Editar da ficha não tem esse campo.

Não vejo o campo Data de Nascimento. Ele só existe para pessoa física. Na edição, o tipo de pessoa é deduzido pelo documento: com CNPJ, o campo some.

Importei a planilha e alguns clientes não entraram. Abra Resultados de importação → Ver detalhes. "Cliente já cadastrado" é ignorado de propósito; CPF ou CNPJ inválido é erro. Corrija e importe de novo.

Não aparece Exportar / Importar. O seu papel não tem permissão de exportar nem de importar clientes — fale com o proprietário.

O cliente atende pelo telefone da filha. Como registro? Coloque o número em Telefone e escreva "Filha" em De quem é o número. Outros contatos vão em Telefones adicionais.

Continue

• Como vender no fiado e receber depois — o limite de crédito e a ficha de fiado.
• Como fazer uma devolução ou troca — de onde vem o saldo de crédito do cliente.
• Cupons e automações — a mensagem de aniversário e outras automações.
• Campanhas de WhatsApp — o que fazer com o consentimento que você coletou.