Como configurar a emissão de NFC-e e NF-e

Antes da primeira nota real, cada loja precisa de certificado digital, dados fiscais, Token CSC (se vende no balcão) e numeração acertada. O Belion junta tudo numa lista e só libera a emissão real quando ela fecha.

Tudo começa em Fiscal → Configuração, na tela Configuração fiscal. Se o item não aparece no seu menu, o seu plano não tem a emissão fiscal direta ou o seu papel não tem a permissão — fale com o proprietário.

Toda conta começa em HOMOLOGAÇÃO (somente testes). As notas emitidas nesse ambiente não têm validade fiscal. A emissão real só começa depois que o proprietário clica em Promover para PRODUÇÃO, no último passo.

O que ter em mãos

• Certificado digital A1 (.pfx ou .p12) e a senha.
• Inscrição Estadual, regime tributário e CNAE principal de cada loja. Na dúvida, pergunte ao seu contador.
• O CSC da SEFAZ, se a loja vende no balcão (NFC-e).
• O último número de NFC-e e de NF-e emitido no sistema anterior, se houver.
• No Paraná, a autorização de uso do sistema na Receita/PR, exigida pela NF-e. Veja Como autorizar o sistema Belion.

A tela Configuração fiscal

A tela mostra uma lista de itens com o selo Concluído ou Pendente. A linha cinza sob cada item explica o que falta. Abaixo, o ambiente atual traz o aviso Itens pendentes ou Pronto para produção.

No menu à esquerda da página ficam as telas que você vai usar: Visão geral, Perfil por loja, Token CSC, Numeração, Natureza da operação, Impostos, Configuração (esta lista) e NFS-e. Migração de regime aparece só para o proprietário (ou para quem ele der a permissão de ambiente e regime), e Transporte só nos planos com atacado ou transferência entre lojas. Cada item some para quem não tem a permissão daquela tela.

Os itens da lista

Três detalhes evitam confusão:

• Certificado: o item só fecha com mais de 30 dias de validade em cada loja.
• Inscrição Municipal: não entra na lista. Ela só é necessária para quem emite NFS-e.
• Teste: basta um certificado validado com sucesso para o item fechar.

1. Confira o CNPJ e a Inscrição Estadual da loja

O CNPJ e a Inscrição Estadual são dados da loja, não da tela fiscal. Abra Cadastros → Lojas, entre na loja e vá até a seção Endereço & Fiscal. Os dois campos são obrigatórios. MEI ou empresa isenta preenche ISENTO na Inscrição Estadual.

O botão Auto-preencher, ao lado do CNPJ, traz razão social e endereço dos registros públicos. A Inscrição Estadual é diferente: ela só vem da consulta à SEFAZ, e essa consulta precisa de um certificado A1 já ativo em alguma loja. Na primeira loja ainda não há certificado, então a IE não preenche e o sistema avisa: "Não encontramos a Inscrição Estadual deste CNPJ — preencha à mão (ou ISENTO)." Não é defeito. Digite a IE você mesmo.

2. Envie o certificado A1

Em Perfil por loja, cada loja é um cartão. Abra o cartão da loja e, no bloco Certificados A1, clique em Enviar certificado.

• Arquivo .pfx ou .p12: até 10 MB.
• Senha do certificado: a senha que veio com o arquivo.
• Último número emitido em PRODUÇÃO — NFC-e (modelo 65, série N) e — NF-e (modelo 55, série N), onde N é a série padrão da loja: se você emitia em outro sistema (ou no Bling), informe o último número usado lá. Deixe em branco para começar do 1.

Os números valem enquanto o contador de produção está zerado. Um envio (ou renovação) com o número preenchido acerta o contador que ainda está em 0 e sem nenhuma nota na série; contador em uso nunca é alterado. A filial que herda o certificado da matriz começa do 1: se ela já emitia em outro sistema, defina o último número em Numeração antes da primeira nota real.

O Belion recusa o arquivo quando a senha está errada, o certificado já venceu, o arquivo não é um .pfx válido ou o CNPJ não bate com o da loja.

Matriz e filiais usam o mesmo certificado

Matriz e filiais compartilham a raiz do CNPJ (os 8 primeiros dígitos), e o certificado A1 vale para a raiz. Basta enviá-lo na matriz: as filiais passam a usá-lo sozinhas e mostram Usando o certificado de nome da matriz. Envie um arquivo na filial só se quiser um certificado exclusivo para ela. A numeração continua separada por loja.

Valide na SEFAZ

Depois do envio, clique em Validar SEFAZ. O Belion confere se o arquivo abre com a senha e consulta a SEFAZ do seu estado. A resposta aparece em Validação SEFAZ:

• "Certificado validado pela SEFAZ-PR": tudo certo.
• "SEFAZ-PR fora do ar momentaneamente — seu certificado está ok": o problema é da SEFAZ, e o teste conta como feito.
• Erro de conexão: tente de novo em alguns minutos.

Perto do vencimento, um aviso aparece no topo das telas fiscais. Use Renovar para enviar o arquivo novo. Revogar só aparece na loja que enviou o arquivo, e não na filial que o herdou.

3. Preencha o perfil fiscal

No mesmo cartão, acima do certificado, ficam:

• Regime tributário: Simples Nacional, Simples Nacional (excesso sublimite), Lucro Presumido, Lucro Real ou MEI. Cada loja (CNPJ) tem o seu.
• CNAE principal: por exemplo 4711-3/02.
• Inscrição Municipal: necessária só para NFS-e.
• Imprimir canhoto na nota e no boleto: preferência de impressão do DANFE, opcional.

Clique em Salvar perfil. O selo Perfil completo aparece quando o regime tributário e o CNAE principal estão preenchidos. A Inscrição Municipal não conta para o selo: uma loja que só vende mercadoria e não tem Inscrição Municipal fica com Perfil completo do mesmo jeito.

Trocar o regime de uma loja que já emite exige trocar também os códigos de ICMS de todos os produtos (CSOSN ↔ CST). Sem isso, a SEFAZ rejeita as notas (590/591). Se o Belion detectar esse caso ao salvar, ele leva você à Migração de regime, onde você clica em Simular migração, revisa o plano e confirma em Executar migração digitando MIGRAR. Só o proprietário vê essa tela.

4. Cadastre o Token CSC (só NFC-e)

O CSC é exigido pela SEFAZ para o QR Code da NFC-e (nota do balcão). A NF-e não usa CSC.

Em Token CSC, cada loja tem uma linha. Clique em Configurar (ou Substituir), preencha o Identificador CSC e o Token CSC como aparecem no portal da SEFAZ e clique em Salvar. O item só é obrigatório se o seu plano tem PDV, e lojas só de venda online ficam de fora. No Paraná, siga Como obter o CSC para emitir NFC-e.

5. Confira a numeração

Em Numeração fica o último número usado em cada combinação de Loja, Modelo (55 NF-e, 65 NFC-e, e 58 MDF-e nos planos com atacado ou transferência), Série e Ambiente. Homologação e produção contam separadamente. Os contadores nascem quando você envia o certificado. Se a tela diz Numeração ainda não criada, comece pelo certificado.

• Em HOMOLOGAÇÃO, você pode corrigir o número: clique em Editar, preencha o Novo último número e digite ALTERAR para confirmar.
• Em PRODUÇÃO, você pode definir o número inicial enquanto o contador está em 0 e nenhuma nota foi numerada na série (por exemplo, a filial que herda o certificado da matriz, ou a loja que vinha do Bling): clique em Editar, informe o último número já usado e digite ALTERAR. Depois disso a linha mostra um cadeado e só o suporte altera, porque um número errado ali gera duplicidade ou buraco na sequência.

Se sobrar uma faixa de números de NFC-e ou de NF-e que nunca foi usada, o botão Inutilizar faixa comunica isso à SEFAZ: escolha a loja e o documento (NFC-e (modelo 65) ou NF-e (modelo 55)); a série já vem com a série padrão da loja para aquele documento.

6. Escolha o provedor e as opções em Visão geral

A Visão geral (título Configurações fiscais) mostra o ambiente, o progresso da lista (por exemplo, 5/7 itens concluídos) e o bloco Provedor de emissão por tipo de documento. Para cada documento você escolhe SEFAZ direto (o Belion transmite direto à SEFAZ) ou Bling. O Bling só emite NFC-e e NF-e: para NFS-e e os documentos de transporte, a opção fica desabilitada. Só o proprietário consegue trocar o provedor.

Na mesma tela:

• Emitir NF-e automaticamente quando pedido for pago, para pedidos online.
• Bloquear envio de pedido se NF-e falhar.
• Destacar IBS/CBS (Reforma Tributária): facultativo no Simples e no MEI. Com alguma loja no Lucro Presumido ou Real, sai sempre e a chave fica travada.

Grave com Salvar alterações, no rodapé.

7. Aceite o Termo de Responsabilidade Fiscal

Quando a Belion tem um termo publicado, ele aparece na tela Configuração fiscal, abaixo da lista. Leia e clique em Li e aceito o Termo. Só o proprietário vê o botão. Depois do aceite, o selo Versão vigente aceita mostra quem aceitou e quando. Uma versão nova do termo pede o aceite outra vez.

8. Teste e promova para produção

Em HOMOLOGAÇÃO (somente testes), faça uma venda de teste no balcão e emita uma NF-e de teste. A SEFAZ responde como se fosse real, mas a nota não vale: é a hora de achar erro de cadastro sem consequência.

Com todos os itens em Concluído, o proprietário clica em Promover para PRODUÇÃO (na Configuração ou na Visão geral) e digita PROMOVER para confirmar. Enquanto falta algum item, o botão fica cinza com a dica "Conclua os itens pendentes primeiro." A partir da promoção as notas são reais e contam para a cota do seu plano.

Precisa corrigir algo com calma? Voltar para HOMOLOGAÇÃO (confirmação DESPROMOVER) devolve o ambiente de testes. As notas emitidas a partir daí não têm validade fiscal, e a próxima promoção confere a lista de novo.

Os dois botões só aparecem para o proprietário, ou para um papel ao qual ele tenha dado a permissão Ambiente e regime.

Impostos: configure pelo NCM

A tributação dos produtos fica em Fiscal → Impostos. A regra é feita por NCM e vale para todos os produtos daquele NCM. O produto só entra como exceção.

1. Escolha o tributo (ICMS, ICMS ST, FCP e DIFAL, IPI, PIS, COFINS, IBS/CBS).
2. Defina a Regra geral em Editar regra geral. Ela vale para todo NCM sem regra própria.
3. Para um NCM que foge da geral, use Configurar um NCM. A grade de UFs começa em Todas as UFs. Configure uma UF específica só quando ela fugir da regra, que é o caso típico de substituição tributária (ST).
4. Clique em Salvar regra.

Deixe a Alíquota de ICMS (%) em branco. Vazia, a emissão usa a alíquota interna da UF da loja, que a Belion mantém atualizada. O campo mostra o valor que está valendo (por exemplo, "Em branco usa 19,5%…"). Preencher fixa o valor para aquele NCM, e ele para de receber as atualizações. O FCP funciona igual: só preencha quando o produto tem adicional próprio.

Se você já tinha tributação preenchida nos produtos, a tela mostra o aviso Leve a configuração dos produtos para o NCM. Enquanto a configuração estiver no produto, ela vence a regra do NCM. Clique em Simular, confira e depois Aplicar. As abas Exceções e Cobertura mostram quais produtos fogem da regra e quais ainda não têm CST definido.

Natureza da operação

É o texto e os CFOPs que saem em cada nota. O Belion já cadastra as 13 mais comuns. Use Nova natureza para criar outra e Habilitar padrões para recriar as padrão que faltarem.

Rejeições comuns na NF-e (Paraná)

• 974 — CNPJ do responsável técnico diverge do cadastrado: falta autorizar o Belion na Receita/PR. Siga Como autorizar o sistema Belion para emitir NF-e e aguarde algumas horas antes de reemitir.
• 232 / 234 — Inscrição Estadual do destinatário: a SEFAZ-PR confere a IE do cliente no cadastro de contribuintes mesmo em homologação. Um cliente empresa sem IE informada, ou com uma IE que não bate, é rejeitado. Confira a Inscrição Estadual informada no destinatário da nota.
• 590 / 591 — código de ICMS incompatível com o regime: a loja está num regime e os produtos em outra família de código. Use a Migração de regime.

Para entender como cada nota é montada, veja no Guia fiscal do painel a Visão geral, a NFC-e no PDV e a NF-e de venda. Também servem para mostrar ao seu contador.

Quem pode fazer o quê

• Proprietário: tudo. Só ele aceita o termo, troca o provedor, promove, volta para homologação e migra o regime.
• Gerente: certificado, perfil, CSC, numeração, natureza, impostos e as opções da Visão geral.
• Contador: vê Fiscal → Impostos e os documentos emitidos. Só edita se o proprietário der a permissão ao papel dele.

Sem a permissão, o item some do menu em vez de aparecer desabilitado.

Perguntas comuns

Esqueci de informar o último número ao enviar o certificado. E agora? Enquanto nenhuma nota real saiu, defina o número em Numeração: a linha de produção ainda em 0 tem o botão Editar. Depois da primeira nota, só o suporte altera.

O botão Promover para PRODUÇÃO não aparece. Só o proprietário o vê. Se ele está cinza, ainda há item Pendente na lista.

O item do certificado está pendente, mas o certificado é válido. Confira a validade: com menos de 30 dias o item fica pendente. Também confira se todas as lojas ativas têm certificado próprio ou herdado da matriz.

Só vendo online. Preciso do CSC? Não. O CSC é da NFC-e, a nota do balcão. Sem PDV no plano, ou numa loja só de venda online, o item não bloqueia.

A Inscrição Estadual não preencheu com o Auto-preencher. É esperado na primeira loja: a IE só vem da SEFAZ, e a consulta precisa de um certificado ativo. Digite à mão (ou ISENTO).

Voltei para homologação. Perco as notas que já emiti? Não. As notas autorizadas continuam válidas. Só as novas saem sem validade até você promover de novo.

Continue

• Como obter o CSC para emitir NFC-e (Paraná) — o código da NFC-e no portal da Receita/PR.
• Como autorizar o sistema Belion para emitir NF-e (Paraná) — evita a rejeição 974.
• Primeira venda no balcão — a NFC-e na prática.
• Como usar a Conciliação Fiscal — confira se o que entrou com nota sai com nota.