Como cadastrar produtos, variantes e estoque

O produto é a base de tudo: é ele que o balcão bipa, que a nota fiscal descreve, que a loja virtual e os marketplaces mostram e que o financeiro usa para calcular a margem. Este guia passa pelo cadastro aba por aba e explica por que cada regra existe.

Onde fica

Em Cadastros → Produtos fica a tela Produtos e Kits, com as abas Produtos e Kits. A busca aceita nome, código interno ou EAN (dá para bipar direto no campo).

O botão Novo Produto muda conforme o seu plano:

Com PDV, ele abre um menu com dois caminhos: Cadastro rápido ("O essencial para vender no balcão, sem variações") e Cadastro detalhado ("Variações, fotos, fiscal e venda online").
Sem PDV, ele abre direto o cadastro detalhado.

Se Novo Produto não aparece para você, o seu papel não tem permissão para criar produtos — fale com o proprietário da conta.

Cadastro rápido

O Cadastro rápido pede só o que um produto precisa para ser vendido no balcão: Nome do Produto, marca, Unidade de Medida, departamento, categoria e subcategoria, NCM, custo e preço, Estoque Inicial, Estoque Mínimo, Código de Barras (EAN) e SKU (na ótica, Referência (SKU)). Clique em Criar produto.

O EAN já vem preenchido com um código interno. Bipe o do fabricante para substituir.
O produto nasce somente PDV, com uma variação só. Para fotos, variações ou venda online, abra o produto depois no cadastro detalhado: está tudo lá, editável.
Marque Cadastrar outro em seguida quando tiver uma pilha de produtos para lançar.
Com mais de uma loja, o campo de estoque inicial não aparece: o estoque é por loja, e você dá a entrada depois (veja a seção Estoque por loja, abaixo).

Cadastro detalhado

O formulário Cadastro de Produto tem as abas Geral, Categoria, Especificações, Fiscal e Variantes. Em produto já salvo e com mais de uma loja aparecem também Estoque e Preços.

Uma bolinha vermelha na aba indica campo com erro lá dentro. Ao clicar em salvar, o sistema já leva você para a primeira aba com problema.

1. Geral

Nome do Produto — obrigatório, com pelo menos 3 caracteres.
SKU do Produto — deixe em branco para gerar sozinho ao salvar, ou digite o seu (por exemplo, a referência do fabricante). Pode ser editado depois.
Código — o código curto para buscar no balcão. É automático e não se edita: produtos fabricados usam 4 dígitos e todos os outros começam em 10000, então o tamanho do número já diz o que ele é.
Descrição Curta e Descrição Completa — obrigatórias só quando alguma variante vende online.
Imagens do produto — PNG ou JPG até 5MB; a primeira é a principal.
Desconto (%), Ativo, Produto em Destaque, Permitir venda sem estoque e, na ótica, Venda somente com O.S. (o balcão bloqueia a venda direta e o produto fica fora da loja virtual).
SEO — Meta Title, Meta Description e Palavras-chave, para a loja virtual.

2. Categoria

No bloco Categorização, escolha Departamento, Categoria e Subcategoria. Os três são obrigatórios. Se o que você procura não existe, digite o nome para criar na hora (o campo mostra "Selecione ou digite para criar" quando você tem permissão).

Um produto pode morar em mais de um lugar do catálogo: use Adicionar caminho (até 10). Um deles fica marcado como Primário, e é sempre exatamente um. Não dá para repetir a mesma combinação.

3. Especificações

Marca — obrigatória. Também dá para digitar uma nova.
Fornecedores — vincule quem vende o produto para você. É isso que permite pedir reposição por fornecedor pelo WhatsApp.
Unidade de Medida — obrigatória.
Atributos do produto — os campos que você mesmo definiu em Cadastros → Atributos (voltagem, material, espécie…). Se faltar uma opção, crie ali mesmo. Os marketplaces usam esses atributos para preencher a ficha do anúncio.
Garantia (meses) e Texto da Garantia — o prazo e a observação que vão para o termo de garantia. As condições gerais da garantia são configuradas uma vez, na loja.

4. Fiscal: o NCM

O NCM é obrigatório para publicar: sem ele nenhuma nota fiscal sai. No bloco Classificação ficam também CEST, Origem da Mercadoria e outros dados do item.

A tributação (CST, alíquotas) não é digitada produto a produto. Ela vem da regra do NCM, configurada em Fiscal → Impostos. No bloco Tributação, o botão Criar a regra do NCM (ou Editar a regra do NCM) leva até lá.

A regra do NCM vale para todos os produtos com aquele NCM, não só para o que você está editando. O aviso abaixo do botão diz quantos produtos ela afeta.

Depois de salvo, o produto mostra a tributação que vai valer de fato. Só marque Este produto é exceção com orientação do contador: ligado, o produto deixa de seguir a regra do NCM em qualquer UF, para sempre.

5. Variantes

Todo produto tem pelo menos uma variante. É a variante que tem EAN, preço e estoque. Mesmo um produto "sem variações" tem uma.

Em Tipo de Variação (Principal) escolha como o cliente diferencia as versões: Tamanho, Sabor, Cor, Quantidade ou Aroma (ou Sem variações).
Para duas dimensões, como tamanho e cor, use Tipo de Variação (Secundário) — Opcional. Aparece o Gerador de Combinações: digite os valores de cada dimensão e clique em Gerar Combinações.
Ou clique em Adicionar Variante para criar uma por uma.

Em cada variante:

Variante Ativa — desligue para tirar a versão de venda sem apagá-la.
SKU da Variante — em branco, é gerado a partir do SKU do produto. É o SKU da variante que sai na etiqueta, então é aqui que a referência do fabricante faz diferença.
Código — automático, um número por variante.
EAN/Código de Barras — obrigatório e único por variante. Bipe, leia com a câmera (Ler o EAN com a câmera) ou, se o produto não tem código de fábrica, clique em Gerar EAN: o sistema cria um EAN-13 interno, marcado com o selo EAN interno.
Nome da Variante — preenchido sozinho com o nome do produto e os valores da variante.
Estoque Atual e Estoque Mínimo — o mínimo é o que faz o item aparecer na Reposição de Estoque.
Peso (gramas), Comprimento (cm), Largura (cm) e Altura (cm) — obrigatórios só na variante que vende online, porque é com eles que o frete é calculado.
Imagem da Variante — substitui a imagem principal quando o cliente escolhe essa versão.

Custo e preço de venda

Preço de Custo (R$) é obrigatório e precisa ser maior que zero. O motivo: com custo zero, o financeiro registra custo de mercadoria zero, o lucro vira a receita inteira e a margem aparece como 100%.

Em Preço de Venda escolha o modo:

Valor Fixo — você digita o Valor de Venda (R$) e o sistema mostra a margem.
Margem — você digita a Margem sobre Custo (%) e vê o Preço de Venda Calculado.

Preço 'De' (R$) é opcional: um valor maior que o preço de venda aparece riscado, como desconto.

Vender online

Cada variante tem a chave Vender online ("Exibir esta variante na loja online"). Só a variante com ela ligada vai para a loja virtual e para a lista de produtos dos marketplaces. A variante desligada aparece como Off-line e fica só no balcão.

Se nenhuma variante vende online, o formulário mostra o selo Somente PDV — ative “Vender online” em uma variante para vender na loja. Nesse caso, descrições e medidas deixam de ser obrigatórias.

A chave só aparece quando o plano tem PDV e venda online. Num plano só online, toda variante vende online. Num plano só de PDV, nenhuma vai para canal online.

Estoque por loja

Uma loja só: o Estoque Atual se edita na própria variante. Ao salvar, a mudança vira um ajuste no histórico de movimentações.
Mais de uma loja: a variante mostra o total ("un (total)") e o link Gerenciar estoque por loja →, que abre a aba Estoque. Ali cada loja tem o botão Ajustar (informe o Novo Estoque e o Motivo). Produto novo nasce com estoque zero e você dá a entrada depois de salvar.

A aba Preços guarda preços diferentes por loja. Para entrada de mercadoria, contagem e transferência entre lojas, veja o artigo de movimentação de estoque.

Salvar: publicar ou rascunho

No rodapé:

Salvar como Rascunho — grava como está, sem checar nada. Use quando faltar informação. Os rascunhos ficam no botão Rascunhos da lista, ao lado de Produtos Publicados.
Criar Produto (ou Atualizar Produto) — publica. Para publicar é preciso: nome, pelo menos uma variante, departamento, categoria e subcategoria (com um caminho primário), NCM, marca, unidade de medida e, em cada variante, EAN, valor da variante, nome, preço, estoque mínimo e custo maior que zero. Variante que vende online exige também as descrições e as medidas.

Se algo faltar, aparece "Revise os campos obrigatórios destacados." ou, quando o problema é numa variante, "Revise os campos obrigatórios da variante N (destacada)." e ela se abre sozinha.

Kit rápido

Para vender um fardo (10 unidades do mesmo item, por exemplo), abra o menu ⋯ da linha do produto e escolha Criar kit rápido:

Em Unidades no kit, informe a quantidade (mínimo 2). Se o produto tem mais de uma variante, escolha a Variante.
O preço sugerido é a quantidade vezes o preço unitário, sem desconto. Ajuste no passo seguinte se quiser dar desconto no fardo.
Clique em Continuar: o cadastro do kit abre com nome, componente, preço, imagem e descrições preenchidos.

Se já existe um kit com a mesma composição, aparece um aviso e o botão vira Criar mesmo assim. Na lista, o filtro Esconder o que já está em kit ajuda a ver o que ainda não tem kit.

O menu Criar kit rápido só aparece para quem tem acesso a kits.

Pedir à Bel

Se a Bel (a assistente de IA) está disponível na sua conta, o botão Pedir à Bel aparece no cabeçalho de um produto salvo. No cadastro novo, o ícone dela surge dentro do campo Nome do Produto assim que você digita o nome. Ela sugere textos e, no formulário, aparece um aviso com o botão de aplicar (por exemplo, Aplicar 3 campos) e Descartar. Aplicar só preenche o formulário: nada é gravado até você salvar.

Perguntas comuns

Cliquei em salvar e nada aconteceu. Algum campo obrigatório está em outra aba ou numa variante fechada. Procure a aba com bolinha vermelha. O caso mais comum é Preço de Custo vazio ou zero.

Por que o custo é obrigatório? Sem custo, o financeiro calcula margem de 100% e o lucro fica inflado. Se ainda não sabe o custo, salve como rascunho.

O produto não aparece na loja virtual nem no marketplace. Confira se pelo menos uma variante está com Vender online ligado e Variante Ativa marcada.

Posso mudar o SKU depois? Pode, tanto do produto quanto de cada variante. O Código é que não muda: é automático.

Meu produto não tem código de barras. Use Gerar EAN na variante. O sistema cria um EAN-13 interno, que funciona normalmente no balcão e na etiqueta.

Mudei a tributação e outros produtos mudaram junto. A tributação vem da regra do NCM, que vale para todos os produtos com aquele NCM. Para um item fugir da regra, só com Este produto é exceção, e com o seu contador.

Onde ajusto o estoque de cada loja? No produto, aba Estoque (aparece com mais de uma loja), ou em Estoque & Compras → Movimentação de Estoque.

Continue

Como importar e exportar produtos por planilha — cadastro em lote a partir de outro sistema.
Como ajustar, contar e transferir estoque entre lojas — ajuste, inventário e transferência.
Atributos com IA — completar a ficha que os marketplaces pedem.
Impressão direta — etiqueta saindo direto na impressora do balcão.