Como ajustar, contar e transferir estoque entre lojas

Venda, compra e devolução mexem no estoque sozinhas. Para o resto (uma quebra, um inventário, mercadoria que vai de uma loja para outra, a hora de pedir mais) o Belion tem quatro telas em Estoque & Compras: Movimentação de Estoque, Transferência de Estoque, Reposição de Estoque e, para a entrada de mercadoria, Compras de Fornecedor.

Se algum desses itens não aparece no seu menu, ou o seu plano não tem o módulo (a Movimentação depende do PDV, e a Transferência de um módulo próprio), ou o seu papel não tem a permissão — fale com o proprietário.

Como o estoque é contado

• O estoque é por loja. O total do produto é a soma das lojas físicas.
• Loja virtual não tem estoque próprio: ela vende o estoque de uma loja física, a loja-fonte. Por isso ela não entra em contagem nem em transferência.
• Toda mudança de saldo vira uma linha no histórico, com quem fez, quando, o saldo antes e depois e o motivo. Ao salvar um ajuste, o novo total também é enviado aos marketplaces conectados.

O histórico: Movimentações de Estoque

Em Estoque & Compras → Movimentação de Estoque fica a tela Movimentações de Estoque, com o período no topo (começa no mês atual). Filtre por produto (busca ou leitura de código), por Tipo e por loja.

Cada linha mostra loja, canal, Produto, Tipo, Direção (Entrada ou Saída), Qtd., Estoque Antes, Estoque Depois, Usuário, Motivo, Referência e Data. Os tipos são:

• Venda, Compra, Devolução — gerados pelas próprias operações;
• Ajuste — ajuste manual, em massa, contagem ou edição do estoque no produto;
• Transferência — saída na loja de origem e entrada na de destino;
• Fabricação e Separação de validade — produção de granel e promoção de validade.

Quando você tem loja virtual, aparece também o filtro Loja de origem, para ver os movimentos que vieram por ela.

1. Ajuste manual: um item

Use para quebra, perda, brinde ou correção pontual.

1. Clique em Ajuste Manual.
2. Escolha a Loja.
3. Em Produto / Variante, clique em Selecionar e escolha o item. O saldo mostrado é o da loja escolhida.
4. Em Novo Estoque, digite quanto deve ficar, não a diferença. Tinha 10 e quebrou 1? Digite 9.
5. Preencha o Motivo, que é obrigatório, e clique em Salvar.

Se você escolher uma loja virtual, o ajuste vai para o estoque da loja-fonte e fica marcado com a virtual como canal de origem. A tela avisa antes de salvar.

O mesmo ajuste existe dentro do produto: aba Estoque, botão Ajustar em cada loja.

2. Ajuste em massa: vários itens

Ajuste em Massa abre a seleção de variantes e depois a janela Ajuste em Massa de Estoque:

• escolha a loja;
• preencha o Motivo padrão (ex.: "Inventário mensal"), que vale para todos os itens;
• em cada item, informe o Novo estoque e, se quiser, um Motivo (opcional) que substitui o padrão só naquela linha;
• use Adicionar/Remover para mudar a lista e salve.

3. Contagem de estoque (inventário)

Para contar a loja inteira ou um setor, clique em Fazer Contagem →. A tela Contagem de Estoque lista os produtos da loja com o saldo do sistema.

1. Com mais de uma loja, escolha a loja no canto superior. Só lojas físicas aparecem.
2. Se quiser contar por partes, filtre por Departamento, Categoria e Subcategoria, ou busque por produto ou SKU.
3. Na coluna Novo Estoque, digite o que você contou. A linha alterada fica destacada e a coluna Δ mostra a diferença.
4. O topo resume Itens listados, Alterações pendentes e Variação líquida — somando todas as páginas, não só a que está na tela.
5. Dê um motivo (em branco, fica "Contagem de estoque") e clique em Salvar Inventário.

Só os itens que você mudou são gravados — de todas as páginas que você percorreu. A contagem vira um ajuste em massa no histórico. Depois de salvar, o sistema volta para Movimentações de Estoque.

Pode trocar de página à vontade; trocar filtro, busca ou loja recomeça. A lista mostra 50 itens por página e o que você digita em cada página fica guardado até salvar. Já trocar o filtro, a busca ou a loja recomeça a contagem: com alteração pendente, o sistema pergunta antes (Descartar e trocar ou Continuar contando). Para contar por setor, salve um setor antes de filtrar o próximo.

4. Transferência entre lojas

Em Estoque & Compras → Transferência de Estoque, clique em Nova Transferência:

1. Loja de origem e Loja de destino — só lojas físicas, e precisam ser diferentes.
2. Itens — para cada linha, Selecionar o produto e a Quantidade. Adicione quantas linhas precisar.
3. Observações (opcional) — motivo, número do romaneio, o que ajudar a rastrear.
4. Salve.

A transferência é imediata: o estoque sai da origem e entra no destino na hora, e aparece nas duas lojas como Transferência no histórico. Se a origem não tem saldo suficiente, nada é transferido e o sistema diz qual item faltou.

Na lista, filtre por Todas, Recebidas ou Enviadas e por período.

NF-e de transferência

Se a sua conta emite nota direto na SEFAZ, a janela mostra duas opções:

• Movimentar o estoque das lojas — vem marcada. Desmarque quando a mercadoria já foi movida por fora e você só precisa do documento fiscal: a NF-e sai e o estoque das duas lojas não muda.
• Emitir NF-e de transferência ao concluir — emite a nota da loja de origem para a de destino, com CFOP 5152 (mesmo estado) ou 6152 (outro estado) e o custo como base. A loja de destino precisa ter CNPJ, Inscrição Estadual e endereço no cadastro.

Se a transferência foi criada mas a nota falhou, aparece "Transferência criada, mas a NF-e não saiu" com o motivo. Corrija o cadastro e use Emitir NF-e nos documentos fiscais da transferência. Lá também fica Baixar DANFE, para acompanhar a mercadoria.

Com o módulo de transferência e a emissão direta, aparece ainda a seção Transporte (Motorista, Veículo) e a opção Emitir MDF-e ao concluir transferência, obrigatória entre estados.

As regras fiscais da transferência (por que não há ICMS, quando cabe a MDF-e) estão no Guia fiscal, em Remessas, transferências e bonificação e Transporte.

Se a sua emissão é pelo Bling, a opção é Emitir NF-e de Transferência via Bling, e as duas lojas precisam ter o código de filial do Bling configurado.

5. Reposição de estoque

Estoque & Compras → Reposição de Estoque lista o que precisa ser comprado:

• Sem estoque — saldo zero ou negativo;
• Estoque baixo — saldo acima de zero, mas no mínimo ou abaixo;
• Todos — os dois juntos.

A conta usa o estoque total da variante e o Estoque Mínimo cadastrado no produto. Ficam de fora itens inativos e produtos com Permitir venda sem estoque ligado. Variante com mínimo zero só aparece quando zera. Por isso vale cadastrar o mínimo de tudo que você não pode deixar faltar.

Há duas visões: Lista e Por fornecedor (esta mostra os 500 itens mais críticos; refine pela busca ou pelo filtro Fornecedor). Para pedir:

• Na Lista, marque os itens: o pedido junta a seleção e, quando todos têm um fornecedor em comum, aparece Pedir no WhatsApp para (o nome dele).
• Em Por fornecedor, cada grupo tem Pedir todos no WhatsApp.
• Nos dois casos a conversa abre com a lista pronta. A quantidade sugerida é o que falta para passar do mínimo (mínimo − estoque + 1), e você pode mudar antes de enviar.
• Exportar Excel — baixa a planilha do pedido. Com itens de fornecedores diferentes, sai uma aba por fornecedor.

O WhatsApp só funciona com produto vinculado a um fornecedor (campo Fornecedores do produto) e com fornecedor com telefone cadastrado. Sem isso aparece "Este fornecedor não tem telefone cadastrado…". O texto da mensagem se edita em Mensagem de reposição (WhatsApp), com os marcadores {supplier}, {store} e {items}.

Entrada de mercadoria

Mercadoria que chega do fornecedor não entra por ajuste manual: registre a compra em Estoque & Compras → Compras de Fornecedor. Assim o estoque sobe como Compra, o custo fica guardado e a conta a pagar nasce junto. Ajuste manual de entrada deixa o estoque certo, mas o custo e o financeiro errados.

Perguntas comuns

Digitei 5 no ajuste e o estoque ficou 5, não somou. É assim mesmo: Novo Estoque é o saldo final, não a quantidade a somar.

Troquei o filtro e o sistema perguntou se quero descartar a contagem. Há alterações não salvas. Clique em Continuar contando e depois em Salvar Inventário para gravá-las; só então troque o filtro.

Não consigo escolher a loja virtual na transferência. Loja virtual não tem estoque próprio: transfira entre as lojas físicas. A virtual vende o que está na loja-fonte dela.

A transferência deu erro de estoque insuficiente. A loja de origem não tem a quantidade pedida. Confira o saldo dela (ou faça a contagem) antes de transferir.

Preciso só da nota de transferência, o estoque já foi movido. Desmarque Movimentar o estoque das lojas e mantenha a emissão da NF-e.

O produto acabou e não aparece na Reposição. A Reposição deixa de fora produto ou variante inativos e produto com Permitir venda sem estoque ligado. Confira também se o Estoque Mínimo está cadastrado.

O pedido pelo WhatsApp não abre. O produto precisa ter fornecedor vinculado, e o fornecedor precisa ter telefone.

Continue

• Como registrar compras de fornecedor — a entrada de mercadoria com custo e conta a pagar.
• Como cadastrar produtos, variantes e estoque — estoque mínimo, fornecedores e estoque por loja no produto.
• Conciliação fiscal — mercadoria que entrou ou saiu sem nota fiscal.