Perdas e quebras: como registrar

Tomate que passou do ponto, caixa que caiu da pilha, iogurte vencido, o café que a equipe tomou: é mercadoria que sai do estoque sem ser vendida. Se ninguém anota, ela vira uma diferença na próxima contagem, sem motivo e sem valor.

No Belion, cada perda é registrada com o que saiu, quanto e por quê. O estoque baixa na hora, o custo fica guardado e entra no DRE, na linha Perdas e quebras. No fim do mês você sabe quanto perdeu, em quais produtos e por qual motivo.

Onde fica: Estoque & Compras → Movimentação de Estoque. A tela tem três abas: Movimentações (o histórico), Perdas e Relatório de quebra. O botão Registrar perda fica ao lado de Fazer Contagem. Registrar perda vale em todo plano com PDV. O Relatório de quebra é do plano Enterprise (veja Índice de quebra).

Por padrão, Gerente e Gerente de loja registram e veem as perdas; o Vendedor registra, mas não vê a aba Perdas. Só o Gerente estorna e define a aprovação (o Proprietário pode tudo). Se algo não aparece para você, fale com o proprietário.

O que conta como perda

Perda é a mercadoria que saiu do estoque sem venda, e você sabe por quê. Toda perda tem um motivo, escolhido de uma lista fixa (a mesma em todas as lojas, para dar para comparar uma com a outra):

• Passou do ponto
• Amassado/danificado
• Vencido
• Impróprio/descarte
• Consumo interno
• Doação
• Furto/sumiço
• Outro — pede uma descrição, de até 300 caracteres.

Três regras valem para toda perda:

• O custo fica congelado. A perda guarda o preço de custo do produto no dia em que foi registrada. Se o custo mudar depois, a perda antiga não muda.
• Produto sem preço de custo entra com R$ 0,00, com o selo sem custo. O estoque baixa normalmente, mas o valor da perda fica menor do que foi.
• Cada item vira uma saída no histórico. Na aba Movimentações, a perda aparece como Ajuste, de Saída, com o selo Perda · Passou do ponto (ou o motivo escolhido).

Perda não é diferença de contagem. Contou o estoque, deu menos e você não sabe o que aconteceu? Isso é diferença de contagem: só corrige o saldo e fica fora do DRE. Ela aparece separada no Relatório de quebra, como um aviso.

A perda chega por quatro caminhos, e a coluna Origem da aba Perdas diz qual:

Registrar uma perda pelo celular

A tela foi feita para o celular, no corredor: você bipa o que está jogando fora e envia de uma vez.

1. Abra Movimentação de Estoque e toque em Registrar perda. No celular, o caminho é o mesmo: menu → Movimentação de Estoque → Registrar perda.
2. Loja — com mais de uma loja, escolha onde a mercadoria saiu. Vendedor e gerente de loja registram só nas lojas deles; o proprietário e o gerente, em qualquer uma.
3. Motivo para todos (opcional) — escolha um motivo nos botões do topo e ele vale para todos os itens da lista e para os próximos. Trocar o motivo de um item muda só aquele item.
4. No campo Bipe, digite o código ou busque, leia o código de barras (ou toque na câmera), digite o código ou comece a escrever o nome. Se o código achar um produto, ele entra direto na lista; se achar vários, escolha na lista que aparece logo abaixo.
5. Em cada item, confira:
   • Quantidade — produto a granel aceita até 3 casas (3,250 kg); produto contado aceita número inteiro ou meia unidade; produto fabricado, só inteiro.
   • Motivo — um dos oito. Com Outro, descreva o que aconteceu.
   • O custo estimado (≈ R$), que é a quantidade × o custo do produto.
6. O rodapé mostra quantos itens e o total estimado. Toque em Registrar perda.

O Belion confirma com "Perda registrada: R$ X (N itens)", limpa a lista e mantém a loja escolhida, para você continuar. O estoque baixa na hora, e o novo saldo vai para os marketplaces conectados.

• Bipou o mesmo produto de novo? A quantidade soma na mesma linha. Duas caixas de tomate pesadas em sequência viram uma linha só.
• A perda é maior que o saldo? A linha avisa "A perda passa do saldo (…). O estoque fica negativo." O Belion grava a perda inteira mesmo assim: o saldo fica negativo e o sino avisa, como numa venda sem saldo. É o sinal para conferir a contagem daquele produto.
• Cabem até 200 itens por envio. Passou disso, envie e comece outra lista.
• O envio é tudo ou nada. Se um item tiver problema (uma quantidade inválida, por exemplo), nada é gravado e a mensagem diz o que corrigir.
• Saiu da tela sem enviar? Com itens na lista, o Belion pergunta antes de descartar.

Etiqueta da balança

No hortifrúti, na padaria e nos frios, a mercadoria que estraga já foi pesada e etiquetada pela balança de setor. Na tela Registrar perda, bipe a etiqueta: o produto entra na lista com o peso da etiqueta já na quantidade.

Duas bandejas do mesmo produto? Bipe as duas: os pesos somam na mesma linha. Você ainda pode corrigir a quantidade antes de enviar. Se a etiqueta não for reconhecida, busque o produto pelo nome e digite o peso.

Quando precisa de aprovação

Você pode exigir que perdas grandes passem pelo gerente. No topo da Movimentação de Estoque, abra Aprovação de perdas e ligue Pedir aprovação do gerente para perdas acima de, com o valor (a partir de R$ 0,01). Desligado, que é como vem, nenhuma perda pede aprovação.

Como o limite funciona:

• Vale para o envio inteiro, a soma dos itens, e não item a item. Dez itens de R$ 20,00 somam R$ 200,00 e passam de um limite de R$ 150,00.
• Só pede acima do limite. Com limite de R$ 150,00, uma perda de exatos R$ 150,00 passa sem aprovação.
• Vale na tela Registrar perda e no ajuste com "Perda" (inclusive no ajuste em massa, pela soma das perdas do lote). A quebra na devolução e a perda por vencimento nunca pedem aprovação.

Quando passa do limite, abre a janela Aprovar perda, com o valor e o limite ("Perda de R$ 182,40 passa do limite de R$ 150,00."). Quem aprova digita o código de funcionário e o PIN dele e toca em Aprovar. A perda é gravada com o nome dele, que aparece na coluna Aprovado por. O PIN não é guardado.

Pode aprovar quem tem PIN cadastrado e a permissão Autorizar com PIN (por padrão, Gerente e Gerente de loja). Cinco PINs errados seguidos bloqueiam aquele código por cerca de um minuto, como em todo lugar que pede PIN (veja Bloqueio por tentativas erradas).

"Foi perda?" no ajuste de estoque

O ajuste continua sendo o caminho para corrigir o saldo. A diferença é que, quando o saldo novo é menor que o atual, o Belion pergunta A diferença foi perda?:

• Diferença de contagem — só corrige o saldo, como sempre. Não entra no DRE.
• Perda — escolha o motivo nos botões (com Outro, descreva). A diferença sai como perda, com origem Ajuste de estoque, e entra no DRE. Com Perda, o campo Motivo de texto vira um complemento opcional.

A escolha é obrigatória quando a pergunta aparece. Ela aparece em três lugares:

• Ajuste Manual, na Movimentação de Estoque;
• Ajuste em Massa — a pergunta vale para o lote, só nas linhas em que o saldo baixa, e cada linha pode trocar o motivo;
• na aba Estoque do produto, botão Ajustar.

Saldo igual ou maior não pergunta nada. E a pergunta só aparece para quem tem a permissão Registrar perda: sem ela, o ajuste é diferença de contagem.

A Contagem de Estoque não pergunta. O que a contagem encontra é, por definição, diferença de contagem. Se você sabe que um produto foi perdido, registre a perda antes de contar.

Quebra na devolução e no atacado

Quando a mercadoria volta estragada, ela não pode voltar para a prateleira. Marque a quebra: o item entra no estoque pela devolução e sai logo em seguida como perda, com origem Devolução. O saldo à venda fica como estava e o custo vai para Perdas e quebras. Sem motivo escolhido, a quebra fica como Amassado/danificado.

• No balcão — na devolução, cada item marcado ganha a chave Voltou estragado (quebra). Ligada, escolha o Motivo da quebra. O custo da perda é o do item na venda. O valor devolvido ao cliente não muda. Veja Como fazer uma devolução ou troca.
• Na Volta do carregador — no bloco O que voltou, ligue Quebra (perda) e escolha o Motivo da quebra. Veja Como fechar a entrega do carregador.
• No acerto da carga — na coluna Quebra da recusa confirmada, ligue a chave e escolha o motivo. Veja Como montar cargas, rotas e fazer o acerto.

A quebra não pede aprovação. Na aba Perdas, a origem mostra o número da devolução.

Perda por vencimento

Na promoção de validade, o que sobrou no dia da validade é baixado sozinho como perda: motivo Vencido, origem Vencimento e Sistema em Registrado por.

O custo dessa perda é o custo unitário da promoção: o custo do produto naquela loja quando você separou o lote. Se a promoção não tem custo, vale o custo do produto no dia. Na aba Perdas, a origem leva à promoção, para quem pode ver promoções de validade.

Ver e estornar uma perda

A aba Perdas da Movimentação de Estoque lista as perdas do período (começa no mês atual). Filtre por Loja, Motivo, Origem e Departamento. Cada linha mostra Data, Produto, Quantidade, Motivo (a descrição aparece ao passar o mouse), Origem, Custo, Registrado por e Aprovado por. O gerente de loja vê só as perdas das lojas dele.

Na aba Movimentações, o filtro Tipo tem a opção Perdas: só as saídas que foram perda, com o selo do motivo. O valor da perda aparece ali só para quem pode ver perdas.

Estornar

Registrou errado (a loja trocada, a quantidade a mais)? Use Estornar na linha, informe o Motivo do estorno e confirme. O estoque volta e a perda sai do DRE e do Relatório de quebra.

• Só se estornam perdas de origem Registro manual e Ajuste de estoque, em até 30 dias depois do registro. A quebra da devolução e a perda por vencimento não se estornam.
• A perda estornada some da lista. Ligue Mostrar estornadas para vê-la riscada, com "Estornada em dd/MM por (nome) — motivo".
• Não existe editar: para corrigir o motivo ou a quantidade, estorne e registre de novo.

Onde a perda aparece no DRE

• Relatórios Financeiros — o card Perdas e quebras fica logo depois do Custo dos Produtos Vendidos, com o custo das perdas do período, quantos registros e, se houver, quantas estão sem custo.
• Lucro Bruto já vem com a perda descontada: receita − CMV − perdas e quebras. Por isso o Lucro Operacional e o Lucro Líquido também descontam, e o Dashboard Financeiro mostra o mesmo número.
• Relatório por Loja — a linha Perdas e quebras aparece ao lado do CMV, por loja e por mês.
• Consolidado Mensal — não desconta a perda. Ele já desconta as compras de fornecedor pagas no mês; descontar a perda contaria a mesma mercadoria duas vezes.

A perda não é saída de caixa: o dinheiro saiu quando você comprou a mercadoria. Ela não cria conta a pagar nem mexe no Fluxo de Caixa. Conta no dia em que foi registrada, e a estornada sai da conta. Mais em O Financeiro do começo ao fim.

Perguntas comuns

Registrei a perda com o motivo errado. Estorne (até 30 dias) e registre de novo com o motivo certo. A perda não se edita.

O vendedor não vê a aba Perdas. É assim por padrão: o vendedor registra a perda e vê a Movimentação, mas não a lista de perdas nem o valor delas no histórico. O proprietário pode liberar a permissão Ver perdas no papel dele.

A perda saiu com R$ 0,00. O produto não tem preço de custo no cadastro. Preencha o custo; as próximas perdas já saem com valor. A que foi registrada não muda, porque o custo fica congelado. Se ela é manual e tem menos de 30 dias, estorne e registre de novo.

Mudei o custo do produto e a perda antiga continua com o valor de antes. Está certo: a perda guarda o custo do dia em que foi registrada.

O estoque ficou negativo depois da perda. A perda foi maior que o saldo do sistema. Confira a contagem daquele produto na loja.

Dá para estornar a quebra de uma devolução? Não. O estorno vale só para as perdas de Registro manual e Ajuste de estoque.

O gerente digitou o PIN e deu "Este funcionário não pode aprovar perdas". Falta a ele a permissão Autorizar com PIN, ou o funcionário não está vinculado ao usuário dele. Veja Como funcionam o limite de desconto e o PIN.

Fiz a contagem e a diferença não foi para o DRE. É o esperado: a Contagem grava diferença de contagem. Ela aparece no Relatório de quebra, na linha Diferença de contagem (não declarada).

Continue

• Índice de quebra — quanto a perda pesa sobre o CMV e a venda, por produto, departamento, loja e motivo.
• Como ajustar, contar e transferir estoque entre lojas — ajuste, contagem e o histórico de movimentações.
• Como fazer promoção de produtos perto do vencimento — vender antes de vencer, para perder menos.
• O Financeiro do começo ao fim — o DRE, o Relatório por Loja e o Consolidado.