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Estoque & Compras

Como importar e exportar produtos por planilha

Vindo de outro sistema, ou com centenas de itens para lançar? A importação cadastra o catálogo em lote a partir de uma planilha Excel (.xlsx). A exportação faz o caminho inverso: baixa o seu catálogo no mesmo formato, para guardar como cópia ou levar para outra conta.

Onde fica

Em Cadastros → Produtos, clique em Exportar / Importar (ao lado de Novo Produto). O menu tem:

  • Exportar produtos
  • Importar produtos
  • Resultados de importação

Cada item exige a sua permissão. Se algum não aparece para você, o seu papel não tem acesso — fale com o proprietário. No mesmo menu podem aparecer Reajustar preços e Exportar para balança (Toledo MGV5), que são outros assuntos.

1. Baixe o modelo

Clique em Importar produtos. No diálogo Importar produtos, use Baixar modelo. Ele vem com duas abas:

  • Produtos — o cabeçalho certo e duas linhas de exemplo (um produto com duas variações);
  • Instruções — o que cada coluna aceita.

Comece sempre pelo modelo: a importação lê as colunas pelo nome do cabeçalho, e um nome diferente é tratado como coluna desconhecida.

2. Preencha: uma linha por variação

A regra mais importante: cada linha é uma variação, não um produto. As variações do mesmo produto compartilham o mesmo número na coluna grupo e repetem os dados do produto (nome, marca, categoria…) em todas as linhas.

Exemplo: uma ração em 3 kg e 15 kg são duas linhas com o mesmo grupo, mudando só valor_variacao, ean, preco e o estoque. Se grupo ficar em branco, as linhas são agrupadas pelo nome.

Colunas do produto

  • nome — obrigatório.
  • descricao e descricao_curta — opcionais.
  • departamento, categoria, subcategoria e marca — pelo nome. O que não existir é criado automaticamente. Confira a grafia: "Racao" e "Ração" podem virar duas categorias.
  • fornecedor — pelo nome; também é criado se não existir.
  • imagens — links das fotos, separados por " | ". As imagens são baixadas e guardadas no Belion; a primeira é a principal. Se o seu plano não inclui imagens de produto, o produto entra sem foto.
  • ncm, cest, origem (padrão 0, nacional) e unidade (padrão UN).
  • permitir_venda_sem_estoque e venda_somente_com_os — sim/não.
  • tipo_variacao e tipo_variacao2 — SIZE, COLOR, FLAVOR, QUANTITY ou SCENT (tamanho, cor, sabor, quantidade, aroma). Padrão: SIZE.
  • data_cadastro — a data original do cadastro, se quiser preservar.

Colunas da variação

  • valor_variacao e preco — obrigatórios. Linha sem um dos dois é descartada. Mesmo produto sem variação precisa de um valor aqui (o tamanho, a cor, o que identificar o item).
  • ean — o código de barras. Em branco, o Belion gera um EAN-13 interno.
  • valor_variacao2 e nome_variacao — opcionais. Sem nome, ele é montado como "nome - valor".
  • preco_custo, preco_comparacao (o preço "de"), estoque e estoque_min.
  • peso_g, comprimento_cm, largura_cm, altura_cm.
  • ativo e vender_online — sim/não, ambos com padrão sim.
  • imagens_variacao — fotos só desta variação.

Preços aceitam vírgula ou ponto (199,90 ou 199.90).

SKU não vai na planilha. Ele é gerado na importação, e o código curto do balcão também. Quem identifica o produto entre um sistema e outro é o EAN.

Preencha o custo e as medidas

A planilha deixa passar coisas que o formulário de produto não deixa. Vale preencher já na importação:

  • preco_custo — sem ele o produto entra com custo zero. O financeiro passa a calcular margem de 100%, e na próxima edição do produto o formulário vai pedir o custo.
  • departamento e categoria — sem os dois o produto entra sem categorização, que o formulário também exige ao salvar.
  • vender_online — o padrão é sim. Variante online pede descrições e peso e medidas para ser salva no formulário depois. Se a mercadoria é só de balcão, escreva não.

O produto entra assim mesmo, mas o resultado da importação avisa, produto a produto, o que falta: Criado, mas complete: … (custo, departamento/categoria/ subcategoria, marca, NCM, unidade e, para venda online, descrições, peso e medidas).

Fiscal: os CSTs viram regra do NCM

As colunas icms_cst, pis_cst, cofins_cst, ipi_cst e cbenef não ficam gravadas no produto: elas criam a regra do NCM em Fiscal → Impostos. Quando várias linhas do mesmo NCM trazem CSTs diferentes, vence a configuração mais comum. NCM que já tem regra fica como está.

Para gravar os CSTs no próprio produto, use excecao_fiscal = sim. Faça isso só com o contador: o produto deixa de seguir a regra do NCM em qualquer UF.

Atributos

Cada atributo ativo seu (de Cadastros → Atributos) vira uma coluna attr:chave no modelo. Escolha múltipla separa por | (Cachorro|Gato). Use Sim/Não para os de sim ou não, dd/mm/aaaa para datas e "500 g" para número com unidade. Valor novo num atributo de escolha cria a opção. Coluna attr: de uma chave que não existe é ignorada, e o resultado avisa.

3. Envie a planilha

No diálogo, escolha o arquivo em Planilha (.xlsx) e clique em Importar. Só arquivos .xlsx são aceitos.

A importação roda em segundo plano. Aparece "Importação iniciada — você será avisado quando concluir." e você pode continuar usando o sistema. Quando acabar, chega a notificação Importação de produtos concluída. Clique nela para abrir o resultado.

4. Leia o resultado

Em Resultados de importação cada envio aparece com a situação Pendente, Processando, Concluída ou Falhou, e os números:

  • Criados — produtos novos cadastrados;
  • Ignorados — produtos que já existiam ou que passaram do limite do plano;
  • Com erro — produtos que não entraram por problema na planilha;
  • Linhas — total de linhas lidas.

Clique em Ver detalhes para a lista por Grupo, Produto e Motivo, com a etiqueta Ignorado, Erro ou Aviso (o produto entrou, mas pede atenção). Use Atualizar para recarregar. Os motivos mais comuns:

  • Produto já cadastrado (EAN existente) — ignorado. — algum EAN do grupo já existe no seu catálogo. O produto existente não é alterado.
  • Limite de produtos do plano — o plano chegou ao teto de produtos. O restante não entra; faça upgrade e importe de novo.
  • Coluna "nome" é obrigatória.
  • Nenhuma variação válida (valor_variacao e preco são obrigatórios).
  • Criado, mas complete: … — aviso; o produto entrou, mas o formulário só salva depois de preencher o que está listado.
  • Já existe regra fiscal para este NCM — os CSTs da planilha foram ignorados. — é só um aviso; o produto entrou.
  • Colunas de especificação ignoradas (chave não cadastrada): … — a coluna attr: não corresponde a nenhum atributo seu.

A importação só cria produtos, não atualiza. Reimportar a mesma planilha não duplica nada (tudo cai em Ignorados), mas também não muda preço nem estoque de quem já existe. Para mudar preço em lote, use Cadastros → Reajustar preços. Para estoque, use a Movimentação de Estoque.

Onde vai parar o estoque

O estoque de cada linha entra numa loja só, a principal, e fica registrado como movimentação de estoque inicial. Com mais de uma loja, distribua depois com uma transferência ou ajuste a loja certa no produto, na aba Estoque.

Clique em Exportar produtos. Aparece "Exportação iniciada — você será avisado quando estiver pronta.". Quando chegar a notificação Exportação de produtos concluída, clique nela para baixar o arquivo.

A planilha exportada tem as mesmas colunas do modelo (uma linha por variação, com o grupo preenchido). Por isso ela serve tanto como cópia de segurança quanto como ponto de partida para importar em outra conta.

Clientes e fornecedores

Clientes e fornecedores têm a própria importação, com o mesmo menu Exportar / Importar nas telas deles e regras parecidas:

  • Importar clientes — só cria (cliente com mesmo CPF/CNPJ/e-mail é ignorado) e exige marcar a declaração de consentimento para contato por WhatsApp, porque todo cliente importado entra com opt-in.
  • Importar fornecedores — só cria; o mesmo CNPJ é ignorado. Nome e CNPJ são obrigatórios, e CNPJ inválido faz a linha falhar.

Cada um tem o próprio Baixar modelo e a própria página de Resultados de importação.

Perguntas comuns

Importei de novo a mesma planilha e nada mudou. É o esperado: produto com EAN já cadastrado é ignorado, nunca atualizado. Veja os motivos em Ver detalhes.

Posso mandar o SKU do meu sistema antigo? Não pela planilha: o SKU é gerado na importação. Se precisar da referência antiga, edite o SKU da Variante depois, no produto.

Meus produtos não têm código de barras. Deixe ean em branco: o Belion gera um EAN-13 interno para cada variação.

A importação terminou com "Ignorados" mesmo sem EAN repetido. Veja o motivo: provavelmente Limite de produtos do plano.

Os impostos que mandei na planilha não apareceram no produto. Os CSTs viram regra do NCM em Fiscal → Impostos, não campo do produto. Se o NCM já tinha regra, a da planilha foi ignorada.

Usei vírgula nos preços. Tem problema? Não: 199,90 e 199.90 são lidos do mesmo jeito.

Onde vejo uma importação antiga? Em Exportar / Importar → Resultados de importação.

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