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Estoque & Compras

Como usar a rastreabilidade (lotes e etiquetas de rastreio)

Quem vende frutas, legumes e verduras frescos é obrigado pela norma de rastreabilidade de vegetais frescos (INC 02/2018) a identificar cada caixa com um lote e a guardar, por 18 meses, de quem comprou e para quem vendeu. A Rastreabilidade do Belion faz isso sem redigitação: o lote nasce sozinho quando você confere a compra, a etiqueta sai com um QR para o registro do lote, e o relatório que a fiscalização pede fica pronto para exportar.

Onde fica: num grupo próprio, Rastreabilidade (Lotes, Etiquetas de rastreio, Registro Anexo I/II). Se a empresa tem uma loja atacadista, os mesmos itens aparecem dentro do grupo Atacado. O módulo depende do plano, não do tipo de loja: o varejista de hortifrúti também tem acesso. Se não aparece no seu menu, o plano não tem o módulo ou o seu papel não tem a permissão — fale com o proprietário.

Os três tipos de lote

  • Recebido — nasce da conferência de uma compra. É o caso normal.
  • Avulso — criado à mão, para mercadoria que entrou sem nota lançada.
  • Consolidado — uma caixa nova formada de várias. A origem de cada parte fica guardada.

E a situação de cada um: Em estoque, Expedido ou Cancelado.

Antes de começar

Complete o cadastro dos fornecedores. A etiqueta traz a identificação de quem vendeu para você: razão social, CPF/CNPJ e endereço completo (no produtor rural, o endereço pode ser trocado pela coordenada da propriedade ou pelo CCIR). Fornecedor incompleto não trava nada, mas a etiqueta sai sem a identificação que a rotulagem do CEAGESP pede. Os lotes desse fornecedor mostram o selo Cadastro incompleto.

Tenha um modelo de etiqueta de rastreio. Em Cadastros → Etiquetas, crie ou edite um modelo e ligue o bloco Código do lote ou Código de rastreio. Os blocos Variedade, Classificação, Fornecedor / produtor, Data de emissão e Validade também estão lá. Veja Como criar e imprimir etiquetas.

Ajuste a régua de datas da loja. Em Cadastros → Lojas, abra a loja e vá na seção Rastreabilidade:

  • Contar a emissão a partir de — Data da impressão da etiqueta (a sugestão do sistema) ou Data de entrada (recebimento do lote). A mercadoria fica dias no box antes de sair: contar da entrada faz a caixa nascer com o prazo já comido.
  • Validade padrão (dias) — a sugestão é 30. Zero imprime a etiqueta sem validade: para granel que não declara prazo, é melhor não declarar do que carimbar uma data inventada.

Clique em Salvar. A régua é só o padrão: na hora de imprimir dá para usar outra data sem mexer aqui. A mudança fica registrada.

1. O lote nasce na conferência da compra

Você não cria lote à mão no dia a dia. Na conferência de entrada de uma compra (veja Como registrar compras de fornecedor), cada linha confirmada vira um lote Recebido, com produto, quantidade, fornecedor, nota e data de entrada.

Cada linha da conferência ganha o campo Código na caixa. Se a caixa do fornecedor já veio com etiqueta, escaneie (dá para usar a câmera do celular) ou digite o código. O Belion reconhece:

  • GS1 (código do fornecedor) — lote e GTIN do fornecedor;
  • QR de terceiro — o QR de outro sistema de rastreio, que vira o link para o elo anterior;
  • Digitado — um lote do fornecedor digitado à mão.

O campo é opcional. Caixa sem etiqueta é o caso comum e não bloqueia nada. Quando preenchido, a etiqueta sai com a origem completa.

2. Imprima as etiquetas

Uma etiqueta por caixa. Você imprime de três lugares:

  • Rastreabilidade → Etiquetas de rastreio — mostra os lotes do período (abre em hoje). Marque um, vários ou Selecionar todos e clique em Imprimir n lotes. É a tela do dia a dia, pensada para o celular ou tablet ao lado da impressora.
  • Rastreabilidade → Lotes — no menu ⋯ da linha, Imprimir etiquetas, ou marcando vários.
  • O detalhe do lote.

A janela Imprimir etiquetas de rastreio pede:

  • Modelo de etiqueta — modelo que não desenha o lote aparece com "sem código de rastreio".
  • Enviar direto para a etiquetadora — aparece quando a loja tem impressora de etiqueta na impressão direta. Desmarcado, abre o PDF.
  • Cópias — já vem com a quantidade do lote (uma por caixa), de 1 a 500.
  • Datas da etiqueta — Data de emissão, Validade (dias) e Válido até. Vêm da régua da loja. Mudar aqui vale só para esta impressão. Zero dias imprime sem prazo.

A primeira impressão congela as datas. A segunda via sai idêntica à primeira. Se você preencher uma data na reimpressão, o papel novo fica diferente das caixas que já estão etiquetadas — só faça isso para corrigir um erro.

Se o computador do balcão estiver desligado, as etiquetas ficam na fila e saem quando ele voltar.

Etiqueta avulsa

Mercadoria chegou sem nota lançada? Em Etiquetas de rastreio, use o quadro Etiqueta avulsa: Loja, Produto do catálogo (opcional — preenche nome, unidade e NCM), Nome do produto, Variedade, Classificação, Quantidade, Unidade, Fornecedor, Nº da nota, Recebido em, País de origem e Código na caixa do fornecedor. Clique em Criar lote e imprimir: o lote é criado e a impressão abre na sequência, com as cópias iguais à quantidade.

3. O QR da caixa

O QR leva à página pública do lote, que abre no celular de quem escanear a caixa. Ela mostra o produto, a variedade, a classificação, o país de origem, a data de expedição e quem consolidou (a sua empresa, com cidade e UF).

A página pública nunca mostra o fornecedor, preço nem valor de nota. No atacado os seus clientes são concorrentes entre si, e o comprador do mercado é justamente quem gostaria de comprar direto do seu fornecedor. Os dados do fornecedor ficam para a fiscalização, pelo link próprio (veja o passo 5).

No detalhe do lote, Página pública do lote tem Copiar link e Abrir.

4. Acompanhe os lotes

Rastreabilidade → Lotes é a tela central. Filtre por período, Tipo, Situação, Fornecedor, Produto e Loja, ou busque por código do lote, produto, fornecedor ou nota. Por padrão os cancelados não aparecem. A coluna Expedido mostra quanto do lote já saiu, e Etiquetas, quantas foram impressas.

Clique no selo Cadastro incompleto para abrir o cadastro do fornecedor ali mesmo, já no campo que falta, sem perder o lugar na lista. Depois de completar, é só reimprimir.

O menu ⋯ de cada lote tem Abrir lote, Imprimir etiquetas, Ver recall, Editar lote, Link para fiscalização e Cancelar lote. Cada opção só aparece para quem tem a permissão.

O detalhe do lote

O lote abre numa página própria, em três blocos, na ordem dos anexos da norma:

  • Origem (Anexo I) — fornecedor, CPF/CNPJ, inscrição estadual, endereço, CCIR ou coordenada, nota, data de entrada e o Código na caixa, com link para a compra. Esses dados são a foto do momento da entrada: editar o cadastro do fornecedor depois não altera lotes já criados.
  • Composição — só nos consolidados: de quais lotes ele veio.
  • Expedições (Anexo II) — para quem a mercadoria foi: cliente, venda, nota, quantidade e data.

Editar lote muda só o que vai na etiqueta (variedade, classificação, quantidade, país de origem, nota, código da caixa, observações). Produto, fornecedor e loja não se editam: mudar o elo anterior de um lote já impresso seria reescrever o registro. Se o lote já saiu, a alteração fica registrada.

Consolidar lotes

Para formar uma caixa nova a partir de várias, marque os lotes na lista e clique em Consolidar. Só dá para consolidar lotes do mesmo produto, da mesma unidade e da mesma loja, pelo menos dois, e um consolidado não entra em outro. A barra explica por que o botão não habilita.

Informe quanto de cada origem entra (já vem sugerido o que ainda não foi expedido), a Variedade, a Classificação e as Observações. O consolidado ganha código e etiqueta próprios. A etiqueta dele não cita as origens, mas a composição fica guardada para a fiscalização.

Errou? No detalhe do consolidado, Desfazer consolidação devolve os lotes de origem. Só dá enquanto o consolidado não teve expedição.

Cancelar um lote

Cancelar lote pede um Motivo. O lote não é apagado: a norma manda guardar 18 meses. Ele sai das listas, deixa de imprimir etiqueta, e a página pública passa a dizer que o registro foi cancelado.

5. A saída do lote (Anexo II)

A expedição é registrada sozinha quando a venda é despachada na Conferência do atacado ou quando a carga com a venda é fechada e sai — é o momento em que a caixa deixa de ser sua. A venda ganha a saída uma vez só: se ela já tem expedição, nada é gravado de novo. O Belion escolhe os lotes do produto com saldo naquela loja, do mais antigo para o mais novo, porque hortifrúti sai na ordem em que entrou. Um lote de 32 caixas vendido de 5 em 5 atende seis vendas.

Venda sem cliente cadastrado também gera a saída: vale o nome e o CPF da nota, ou "Consumidor final".

A saída automática acontece no despacho da Conferência e no Fechar carga. Veja Como montar cargas, rotas e fazer o acerto. Para uma venda que não passa por nenhum dos dois (no balcão, por exemplo), abra o lote e use Registrar expedição, no bloco Expedições (Anexo II): escolha o Cliente cadastrado ou digite o Nome do comprador, informe a Quantidade (até o saldo do lote), a data em Expedido em e, se houver, a Nota fiscal. O botão aparece para quem pode editar lotes, enquanto o lote tem saldo.

Registro Anexo I/II

Rastreabilidade → Registro Anexo I/II é o relatório que a fiscalização pede: tudo que entrou e tudo que saiu no período, com o número da nota ao lado. São três abas: Entradas (Anexo I), Saídas (Anexo II) e Todas. Filtre por período e Fornecedor.

As colunas seguem exatamente os campos dos anexos: tipo, data, produto, variedade, classificação, quantidade, unidade, lote, contraparte, CPF/CNPJ, inscrição estadual, endereço, nota fiscal, lote do fornecedor, origem do código e país de origem.

Exportar CSV gera o arquivo, que abre no Excel com acentos corretos.

Recall

Ver recall (no menu do lote) mostra a árvore de um código: Veio de (os lotes de origem, até o elo de entrada) e Foi para (cada expedição, com cliente e nota). Use quando um lote der problema e você precisar saber rápido quem recebeu aquela mercadoria. Exportar PDF gera o documento para entregar ao fiscal.

Link para fiscalização gera uma URL temporária com o registro completo do lote: fornecedor, notas e para quem a mercadoria foi. Antes de gerar, o sistema mostra o que o link expõe e pede confirmação. O link expira sozinho e cada geração fica registrada.

Trate esse link como documento sigiloso. Quem tiver a URL vê o seu fornecedor e os seus clientes enquanto ela valer.

Perguntas comuns

Confirmei a compra e não apareceu lote. O lote nasce para cada linha confirmada da conferência, com o módulo ativo. Linha ainda em rascunho não gera lote. Confira também o período da lista de Lotes.

A etiqueta saiu sem o endereço do fornecedor. O cadastro dele está incompleto (selo Cadastro incompleto). Complete em Cadastros → Fornecedores ou pelo selo e reimprima. Lembre que o lote guarda a foto do cadastro do momento da entrada.

A janela de impressão diz que não há modelo. Crie um modelo em Cadastros → Etiquetas com o bloco Código do lote ligado.

Reimprimi e a data saiu igual à da primeira vez. É de propósito: a segunda via sai idêntica. Só preencha a data na reimpressão para corrigir um erro.

Posso imprimir sem validade? Pode. Use zero em Validade (dias) na impressão, ou deixe zero como padrão da loja.

Um lote cancelado ainda aparece no Registro? Aparece, marcado como Cancelado. Ele precisa ficar guardado pelos 18 meses da norma.

Não consigo consolidar. Os lotes marcados precisam ser do mesmo produto, da mesma unidade e da mesma loja, e nenhum pode já ser consolidado. A barra de seleção diz qual regra está barrando.

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