Como cadastrar receitas de óculos e importar de outro sistema

A receita é o que o oftalmologista prescreveu: o grau de cada olho, de longe e de perto. No Belion ela fica guardada no cadastro do cliente, entra na Ordem de Serviço que vai para o laboratório e serve de gatilho para chamar o cliente de volta quando vence. Este guia mostra como preencher a receita sem erro, como trazer o histórico de receitas do sistema antigo e como usar o vencimento para vender de novo.

Onde fica: Cadastros → Receitas e Cadastros → Médicos. Só aparecem em loja de ótica com o módulo de Ordem de Serviço e de receitas no plano. Se não aparecem para você, o plano não tem o módulo ou o seu papel não tem a permissão — fale com o proprietário.

1. Cadastre a receita

Você pode cadastrar uma receita por três caminhos, e todos abrem a mesma tela:

• Cadastros → Receitas → Nova Receita — a receita avulsa, sem O.S.
• Na ficha do cliente, seção Receitas → Nova Receita — já vem com o cliente escolhido.
• Dentro da O.S., em Nova receita (ao abrir) ou na aba Receita (depois). Nesse caso a receita salva já fica vinculada à O.S.

Os campos obrigatórios são só dois: Cliente e Data da Receita. O resto você preenche conforme o que está no papel.

Cliente e médico

• Cliente — escolha o cliente. A receita é sempre de um cliente; não existe receita solta.
• Médico — digite em "Buscar por nome ou CRM..." e escolha do cadastro. Se o médico ainda não existe, a lista oferece Cadastrar médico (para quem tem permissão de cadastrar médicos): você informa Nome, CRM e UF do CRM ali mesmo e ele já entra selecionado.

O nome e o CRM do cadastro são gravados na receita. Por isso vale manter o cadastro de Médicos limpo: é dele que sai o ranking de quem mais encaminha clientes para a sua loja.

Receitas antigas, salvas antes do cadastro de médicos, podem aparecer com o aviso Médico não vinculado: seguido do nome. Clique em Vincular para amarrar ao cadastro. Se você salvar sem vincular, o sistema procura o médico pelo CRM (ou pelo nome, sem CRM) e cria o cadastro quando não acha.

A grade de grau

A grade copia o formato da receita do oftalmologista: duas faixas, Longe e Perto, cada uma com uma linha para OD (olho direito) e OE (olho esquerdo). As colunas são:

Campo vazio é campo sem valor — não precisa digitar zero. O sistema recusa eixo quebrado ou fora da faixa, com a mensagem "Eixo deve estar entre 0 e 180".

Adição e o Perto calculado

A Adição é um campo só, embaixo da grade, e vale para os dois olhos. Com ela preenchida, o sistema monta a faixa de Perto sozinho:

• Esférico de perto = esférico de longe + adição. Longe vazio conta como plano (zero): olho plano com adição +1,50 fica com +1,50 de perto.
• Cilíndrico e eixo de perto repetem os de longe, porque a adição só mexe no esférico.
• DNP e Altura não são calculados. São medidas do rosto, não grau; digite as de perto se o médico ou a sua medição tiver.

O Perto acompanha o que você digita: mudou o longe ou a adição, ele refaz a conta. Mas grau de perto digitado à mão nunca é sobrescrito — se o médico prescreveu um perto diferente da conta, digite por cima e ele fica. Apagou a adição? O Perto que o sistema tinha calculado é limpo junto; o que você digitou continua.

Para refazer tudo pela conta, inclusive o que foi digitado à mão, clique em Recalcular Perto. O botão fica apagado enquanto a Adição está vazia.

Lente e datas

• Tipo de Lente, Material e Tratamento — texto livre, opcionais. Servem de lembrete do que o médico indicou (multifocal, antirreflexo).
• Data da Receita — a data de emissão. Já vem com hoje; troque pela data do papel.
• Validade — já vem com um ano a partir de hoje. Se a receita do médico diz outra coisa, ajuste.

Corrija a Validade quando cadastrar receita antiga. A validade sugerida é um ano a partir de hoje, não da data da receita. Lançou hoje uma receita de seis meses atrás? Ajuste a validade, senão ela "vence" seis meses depois do que deveria e o lembrete ao cliente sai atrasado.

Termine com Salvar.

2. Encontre e corrija receitas

Cadastros → Receitas lista Cliente, Médico, Data, Validade e Tipo de Lente. O nome do cliente leva à ficha dele.

• Buscar por cliente ou médico... — busca pelo nome.
• Filtrar data por Emissão ou Vencimento — o mesmo período (que começa em Desde o início) vale para a data da receita ou para a validade, conforme a escolha.
• Todas, Vigentes e Vencidas — receita vencida aparece com a validade em vermelho e o selo Vencida.

A receita vale até o fim do dia da validade. Só no dia seguinte ela passa a Vencida. Receita sem validade preenchida conta como vencendo um ano depois da data da receita — a lista mostra essa data com (estimada) ao lado, por exemplo 10/03/2027 (estimada).

Para corrigir um grau, clique no lápis da linha. Na ficha do cliente, clicar na receita abre só para leitura; use Editar para destravar.

Para apagar uma receita cadastrada por engano (ou duplicada numa importação), clique na lixeira da linha e confirme em Excluir. A exclusão não tem volta. Receita vinculada a uma O.S. ou a uma venda não pode ser excluída — o aviso diz qual é o caso; nela, corrija pelo lápis. A lixeira aparece para quem tem a permissão Excluir receitas (por padrão, gerente e gerente de loja).

Receita e O.S.

A receita não precisa existir para abrir a O.S. — ela é opcional e pode ser vinculada depois, pela aba Receita da O.S., enquanto a O.S. está aberta. O passo a passo está em Como abrir uma Ordem de Serviço na ótica, seção "A receita: cadastrar e vincular". Depois que a venda da O.S. é gerada, a aba Receita fica só para consulta.

3. Traga as receitas do sistema antigo

Se você está migrando de outro sistema de ótica, dá para importar o histórico de receitas por planilha. O botão Exportar / Importar fica no topo de Cadastros → Receitas e só aparece para quem tem permissão de importar ou exportar receitas (por padrão, proprietário e gerente) — receita é dado de saúde, e a regra é mais rígida que a da lista.

Importe os clientes primeiro. Cada linha da planilha é ligada a um cliente que já existe no Belion, pelo CPF, CNPJ ou e-mail. Cliente não encontrado faz a linha falhar — o sistema não cria receita sem dono. Veja Como cadastrar clientes para a importação de clientes.

Prepare a planilha

1. Abra Exportar / Importar → Importar receitas e clique em Baixar modelo. O modelo traz todas as colunas e um exemplo preenchido.
2. Preencha uma linha por receita:
   • cpf, cnpj ou email — um deles, para achar o cliente.
   • data_receita — aceita 2025-06-10 ou 10/06/2025.
   • validade — em branco, conta como um ano depois da data da receita.
   • medico_nome e medico_crm — opcionais. O CRM é comparado só pelos dígitos, então "12345", "CRM-12345" e "12345-PR" acham o mesmo médico. Médico que não existe é cadastrado automaticamente.
   • O grau de longe em od_esferico, od_cilindrico, od_eixo, od_dnp, od_altura, od_adicao (e o mesmo com oe_ para o olho esquerdo).
   • O grau de perto em od_perto_esferico, od_perto_cilindrico, od_perto_eixo, od_perto_dnp, od_perto_altura (e oe_perto_).
   • tipo_lente, material_lente, tratamento — opcionais.
3. Decimais aceitam vírgula ou ponto (-1,25 ou -1.25). Eixo é inteiro de 0 a 180; eixo fora disso faz a linha falhar.

A importação grava o Perto exatamente como está na planilha — ela não faz a conta Longe + Adição. Se o sistema antigo só guardava longe e adição, a faixa de Perto entra vazia.

Envie e acompanhe

Escolha o arquivo em Planilha (.xlsx) e clique em Importar. A importação roda em segundo plano: aparece "Importação iniciada — você será avisado quando concluir." e você pode continuar usando o sistema. Quando acabar, chega a notificação Importação de receitas concluída.

Em Exportar / Importar → Resultados de importação cada envio mostra Criadas, Ignoradas, Com erro e Linhas. Ver detalhes lista Linha, Cliente e Motivo. Os motivos mais comuns:

• Cliente não encontrado (CPF/CNPJ/email não corresponde a nenhum cliente). — o cliente não foi importado, ou o documento está diferente na planilha.
• Receita já cadastrada (cliente + data) — ignorada. — já existe receita desse cliente nessa data. A receita existente não é alterada.

A importação só cria, nunca atualiza. Reimportar a mesma planilha não duplica as receitas que têm data — elas caem em Ignoradas. Mas linha sem data_receita entra de novo toda vez, porque não há como saber se é repetida. Preencha a data em todas as linhas — a duplicata que entrar tem de ser excluída uma a uma, pela lixeira da linha.

Exportar

Exportar / Importar → Exportar receitas gera uma planilha com todas as receitas da empresa, de todas as lojas — os filtros da tela não se aplicam. Quando chega a notificação Exportação de receitas concluída, clique nela para baixar. O arquivo tem as mesmas colunas do modelo, então serve de cópia de segurança. Trate o arquivo como dado de saúde: não mande por canais abertos.

4. Use o vencimento para trazer o cliente de volta

Receita vencida é cliente que precisa de óculos novos. O Belion tem dois jeitos de agir sobre isso.

Lembrete automático (Receita vencendo)

Em Cadastros → Receitas, o botão Receitas vencendo abre Cadastros → Automações. O card Receita vencendo tem:

• Ativado — liga a automação.
• Canal de envio — WhatsApp ou E-mail.
• Dias de antecedência — quantos dias antes da validade o cliente entra no lembrete (padrão 30).
• Envio automático — ligado, o sistema manda a mensagem sozinho todo dia para quem entrou na janela. Desligado, a automação só monta a lista e ninguém recebe nada.
• Enviar cupom de desconto — junta um cupom pessoal à mensagem ("Cupom pessoal, uso único, válido por 30 dias. Vale na loja e no site.").

Termine com Salvar. Cada receita gera um lembrete só, mesmo ficando vários dias dentro da janela. Por WhatsApp, a mensagem só sai com o add-on de alertas por WhatsApp ativo e para clientes com telefone e inscrição no WhatsApp; por e-mail, para clientes com e-mail cadastrado.

Abaixo dos cards fica o relatório Receitas vencendo: escolha a Janela (dias) e veja quem vence, com Vence em, Cliente, Telefone e e-mail. Use Exportar para levar a lista para ligar um a um, ou Criar campanha.

Campanha para quem já venceu

Em Marketing → Campanhas de WhatsApp, ao criar uma campanha numa ótica, o filtro Somente clientes com receita vencida já vem marcado. É o jeito de falar de uma vez com quem venceu há tempos e não voltou — uma promoção de armação, um convite para exame. Veja Campanhas de WhatsApp.

Receita e a Bel

A Bel, a assistente de IA do Belion, consegue consultar as receitas para responder perguntas como "qual o grau do último exame da Maria?". Como receita é dado de saúde (LGPD), quem decide é a loja — quem tem permissão de configurar a Bel. Em Configurações → Integrações, seção Inteligência artificial, o card Bel IA → Abrir leva à tela Bel IA, onde o card Receitas tem a chave A Bel pode ler receitas (dado de saúde).

• Ela nasce ligada. Desligar vale na hora.
• Para religar, o sistema pede confirmação (Deixar a Bel ler receitas? → Permitir).
• A Bel só lê o que a pessoa que pergunta já poderia ver, e nunca altera uma receita.

Mais sobre a assistente em A Bel, assistente do Belion.

Perguntas comuns

Digitei o grau de perto e ele mudou sozinho. Não muda: grau de perto digitado à mão é preservado. O que muda sozinho é o Perto que o próprio sistema calculou. A exceção é o Recalcular Perto, que refaz a conta em todas as células.

Preciso preencher o Perto em toda receita? Não. Sem adição, a receita é só de longe e a faixa de Perto fica vazia. Com adição, o sistema preenche.

A receita aparece como Vencida, mas vence hoje. Não aparece: ela vale até o fim do dia da validade. Confira se a validade não foi gravada com a data de ontem.

Importei e todas as linhas deram "Cliente não encontrado". Os clientes precisam existir antes, com o mesmo CPF, CNPJ ou e-mail da planilha. Importe os clientes primeiro e envie a planilha de receitas de novo.

Importei duas vezes e as receitas duplicaram. Só duplicam as linhas sem data_receita. Receitas com data caem em Ignoradas na segunda vez. Apague as duplicadas pela lixeira da linha em Cadastros → Receitas (uma a uma) e confira a data em todas as linhas antes de reenviar.

Ativei o lembrete de receita vencendo e ninguém recebeu. Confira se Envio automático está ligado — desligado, a automação só monta o relatório. Por WhatsApp, também é preciso o add-on de alertas e cliente com telefone e inscrição.

Não vejo Exportar / Importar. O botão só aparece para quem tem permissão de importar ou exportar receitas (por padrão, proprietário e gerente). Fale com o proprietário.

O médico ficou cadastrado duas vezes. Isso acontece quando a mesma pessoa foi digitada com nomes diferentes e sem CRM. Informe sempre o CRM: é por ele que o sistema reconhece o médico.

Continue

• Como abrir uma Ordem de Serviço na ótica — onde a receita vira óculos.
• Cupons e automações — o cupom do lembrete e as outras automações.
• Campanhas de WhatsApp — fale com quem tem a receita vencida.
• Como cadastrar clientes — importe os clientes antes das receitas.