Como abrir uma Ordem de Serviço na ótica

Óculos de grau não saem na hora: o cliente escolhe armação e lente, paga uma entrada, o pedido vai ao laboratório e volta dias depois. A Ordem de Serviço (O.S.) acompanha esse caminho: guarda itens, montagem, receita e entrada, passa pelas etapas da produção e, no fim, vira venda no caixa. Para o que sai da prateleira na hora (óculos de sol, estojo), use a Venda Rápida — veja "O.S. ou Venda Rápida?" mais abaixo.

Onde fica: Ordens de Serviço fica no topo do menu; a Venda Rápida abre pelo botão Venda Rápida no alto da lista de Ordens de Serviço ou na ficha do cliente. Os cadastros de apoio ficam em Cadastros. Só aparecem em loja de ótica com o módulo de Ordem de Serviço no plano. Se não aparece para você, o plano não tem o módulo ou o seu papel não tem a permissão — fale com o proprietário.

1. Deixe os cadastros de apoio prontos

Quatro listas que você preenche uma vez. Nenhuma impede abrir a primeira O.S., mas deixam o atendimento mais rápido e os relatórios completos.

Laboratórios

Em Cadastros → Laboratórios, clique em Novo laboratório: Nome, Contato, Telefone, E-mail, Prazo padrão (dias) e Observações. O laboratório da O.S. alimenta o ranking Por laboratório: quantas O.S. cada um recebeu, o valor e o tempo médio de produção.

Médicos

Em Cadastros → Médicos, clique em Novo médico: Nome, CRM, UF do CRM, Especialidade, Telefone, E-mail. Não precisa cadastrar todos de uma vez. Se você digitar um médico novo na receita, o sistema procura pelo CRM (ou pelo nome) e cria o cadastro sozinho quando não acha. O ranking Por médico mostra quem mais encaminha clientes para a sua loja.

Etapas O.S.

As etapas são as colunas por onde a O.S. passa. A loja já começa com quatro: Em produção (a inicial), Pronto, Entregue e Cancelado. Em Cadastros → Etapas O.S. você cria outras com Nova etapa (por exemplo, "Enviado ao laboratório" ou "Conferência") e arrasta as linhas para mudar a ordem.

• Dias estimados e Contagem de dias (Dias corridos ou Dias úteis): quando a O.S. entra na etapa, a Previsão de entrega é recalculada com esse prazo. Etapa sem prazo mantém a previsão anterior.
• Notificar cliente (WhatsApp): avisa o cliente quando a O.S. entra na etapa (Pronto e Entregue já vêm ligadas). Só envia com o add-on de alertas por WhatsApp e com telefone no cadastro do cliente; sem isso, a etapa muda sem mensagem.
• Etapa inicial, Etapa final, Etapa de entrega e Etapa de cancelamento dizem ao sistema o que cada etapa significa. A de entrega registra a entrega e libera o termo de garantia. Entregue e cancelada são pontos finais: dali a O.S. não muda mais de etapa.

Opções de montagem

Em Cadastros → Opções de montagem ficam as três listas da montagem: Tipo de lente, Material de lente e Tipo de armação. Use Nova opção em cada aba. A lista começa vazia, e você também pode criar uma opção na hora, digitando no campo dentro da O.S. Excluir uma opção não altera as O.S. que já a usaram.

2. Abra a O.S.

Em Ordens de Serviço, clique em Abrir O.S. (o botão de mesmo nome na ficha do cliente já o traz selecionado). São três passos, com Voltar e Próximo.

Passo Cliente & Receita

• Cliente: é obrigatório. Se a pessoa ainda não tem cadastro, você cria por ali mesmo. Logo abaixo aparece quantas O.S. e receitas ela já tem no histórico.
• Atendente (código): são os 4 dígitos do funcionário, e o campo é obrigatório porque a comissão da venda vai para ele. O nome aparece em verde quando o código bate com um funcionário.
• Receita: é opcional. Escolha uma receita do histórico do cliente, clique em Nova receita para cadastrar na hora, ou deixe para depois (veja o passo 3).
• Observação: o que você combinou com o cliente ("usar constantemente", "avisar por WhatsApp"). Ela sai impressa na O.S. e na via do laboratório.

Se o cliente tem um responsável cadastrado (o pai de uma criança), aparece o quadro Faturado a: nota fiscal, fiado e crédito de loja saem no nome dele. Use Alterar para trocar ou Remover para faturar no próprio cliente.

Passo Itens & Laboratório

• Buscar armação e Buscar lente procuram os produtos do seu cadastro. Você também pode ler o código de barras. Cada produto vira uma linha, onde você ajusta Qtd., Valor unit. e Desconto.
• Adicionar item cria uma linha livre, só com a descrição, para um serviço como ajuste ou solda. Atenção: linha sem produto do catálogo impede o Gerar Venda — a própria linha mostra esse aviso. Para cobrar um serviço, cadastre-o como produto.
• A armação escolhida fica reservada no estoque assim que a O.S. é aberta, para ninguém vender a mesma peça no balcão. Sem estoque disponível, a O.S. não abre. Ao cancelar a O.S., a reserva é liberada.
• Montagem (lente + armação): as especificações para o laboratório. Em Lente: Tipo, Material, Descrição, Coloração e Tratamentos (separados por vírgula). Em Armação: Formato (modelos 1 a 8), Tipo e as medidas, como Aro (mm), Ponte (mm), Distância pupilar (mm) e Altura do C.O. (mm) de cada olho. Se o cliente trouxe a armação dele, marque Armação própria = Sim e preencha modelo, cor e referência.
• Laboratório e Previsão de entrega: a previsão é obrigatória e já vem preenchida com 10 dias. Ajuste se o prazo for outro.

Passo Entrada

Confira o Total e o Saldo e registre o que o cliente pagou agora, em uma ou mais formas de pagamento (a entrega no endereço do cliente, com frete, também entra aqui). A entrada não pode passar do total: O.S. não tem troco. Clique em Abrir O.S. para concluir.

Entrada em dinheiro precisa de caixa aberto, porque o dinheiro cai na gaveta do terminal. Se a O.S. for criada mas a entrada falhar, o sistema avisa e abre a O.S. — registre a entrada pelo detalhe, sem abrir outra O.S.

3. A receita: cadastrar e vincular

A receita é opcional para abrir a O.S., para não travar quem ainda vai trazer a receita, quem só troca a armação ou quem veio fazer um ajuste. Para vincular depois, abra a O.S., vá na aba Receita e escolha uma do histórico do cliente ou cadastre uma nova (Trocar receita substitui a atual). Só vale com a O.S. aberta: depois de gerar a venda, a aba fica só para consulta.

Para cadastrar uma receita avulsa, vá em Cadastros → Receitas e clique em Nova Receita:

• Cliente (obrigatório) e Médico: o médico é escolhido do cadastro, ou digitado e cadastrado automaticamente.
• A grade Longe / Perto de cada olho (OD e OE) com Esférico, Cilíndrico, Eixo, DNP e Altura.
• Adição: um campo só, que vale para os dois olhos. O sistema calcula o Perto como Longe + Adição. Se você digitar o grau de perto à mão, ele não é sobrescrito. Para refazer a conta, clique em Recalcular Perto.
• Tipo de Lente, Material, Tratamento, Data da Receita e Validade. A validade já vem com um ano.

A lista de Receitas filtra por Emissão ou Vencimento e por Vigentes ou Vencidas. O botão Receitas vencendo abre as automações, que podem lembrar o cliente de renovar a receita.

4. Acompanhe pelas etapas

A tela Ordens de Serviço tem duas visões:

• Quadro: cada etapa é uma coluna. Para mudar a etapa, arraste o card de uma coluna para outra. A coluna de cancelamento não aceita cards arrastados: para cancelar, use Cancelar O.S. Soltar na coluna de entrega pede confirmação, e só é aceito com a venda já gerada (veja a seção 7).
• Lista: tem filtros por Etapa, Situação (Entregue, Não entregue, Vendida, Aguardando caixa, Não vendida), Adiantamento, Funcionário, Laboratório, Médico, Produto e Valor (R$), e uma busca por cliente, CPF ou número da O.S. No topo aparecem os resumos O.S. no período, Valor das O.S. e Tempo médio até entrega, além de Ver estatísticas por laboratório e médico.

No detalhe da O.S., o botão Alterar etapa pede a Nova etapa e uma Observação (opcional). A aba Etapas guarda o histórico de cada mudança, com data e quem fez.

Outras coisas que você faz no detalhe:

• Imprimir: O.S., Protocolo (a via do cliente), Via laboratório e, quando a loja imprime em A4, O.S. + via laboratório. O papel de cada via (A4 ou Térmica 80mm) é escolhido na loja, em Cadastros → Lojas, seção Ordem de Serviço. Na mesma seção ficam as Observações do protocolo.
• Editar itens (aba Dados): troca a armação, muda lentes e valores. Funciona só com a O.S. aberta. O total não pode ficar abaixo da entrada já recebida. Se precisar baixar o total, estorne a entrada primeiro.
• Editar montagem: continua liberado mesmo depois de gerar a venda, porque a medida às vezes volta corrigida do laboratório. Só a O.S. entregue ou cancelada trava a montagem.
• No menu ⋮ ficam Editar (para mudar o Vendedor, o Laboratório, a Previsão de entrega e o Pedido no laboratório), Duplicar O.S. e Cancelar O.S.

Ocorrências

Ocorrência é um recado com data e autor: "laboratório pediu nova medida", "lente veio riscada". Registre com + Ocorrência na aba Ocorrências do detalhe ou direto no card do Quadro e na linha da Lista, onde as mais recentes já aparecem. Marque Visível ao cliente quando o recado puder ser mostrado a ele.

5. A entrada não é receita (ainda)

A entrada é dinheiro que já entrou, mas ainda não é venda. A receita conta no mês em que a venda da O.S. é finalizada no caixa: entrada paga em março com o saldo cobrado no caixa em abril é venda de abril. Por isso a entrada aparece só como linha informativa — Entradas de O.S. recebidas no Relatório por Loja e um selo "em entradas de O.S." no Dashboard — e nunca é somada ao faturamento nem ao lucro. Ela serve para bater caixa e maquininha.

Lançou a entrada errada (o cliente pagou uma parte e você digitou o total)? Na aba Pagamentos, use Estornar entrada e depois Registrar entrada com o valor certo. O estorno só vale com a O.S. aberta: depois da venda gerada, a entrada já é parte da venda.

6. Gere a venda

Na hora de cobrar o saldo, clique em Gerar Venda no detalhe (só aparece com a O.S. aberta: sem venda gerada, não entregue e não cancelada). O sistema cria uma pré-venda e leva você ao Caixa com ela aberta, já descontando a entrada. Até o caixa finalizar, a O.S. mostra Pré-venda gerada — finalize no caixa e o botão Finalizar no caixa; depois, Ver venda gerada.

Gerar Venda não é entregar. Finalizar no caixa marca a O.S. como Vendida, mas ela continua na etapa em que estava. A entrega é registrada por você, levando a O.S. para a etapa de entrega quando o cliente retira os óculos.

Faturar várias O.S. numa venda só

Uma família inteira, ou um cliente com dois óculos, pode pagar tudo de uma vez. Na visão Lista, clique em Faturar em lote (o período é limpo para mostrar todas as O.S. faturáveis), marque as O.S., clique em Faturar N O.S. selecionadas, confira os totais e clique em Gerar pré-venda — você vai para o Caixa. Regras:

• No máximo 20 O.S. por lote.
• Mesmo atendente em todas, porque a comissão da venda vai para um só. Se forem atendentes diferentes, ajuste o atendente nas O.S. antes de faturar.
• Clientes diferentes são permitidos. Nesse caso, informe o Cliente titular da venda: a nota, o fiado e o termo de garantia saem no nome dele. O histórico de cada O.S. continua no cliente dela.
• As entradas de todas as O.S. somam e abatem do total.
• Se mais de uma O.S. tem entrega, o frete é cobrado uma vez só. Entregas para endereços diferentes precisam ser faturadas separadamente.

Juntou uma O.S. errada? Abra qualquer O.S. do lote e use Cancelar pré-venda no menu ⋮. O motivo é obrigatório. As O.S. voltam para a lista e podem ser reagrupadas, mas as armações não voltam para a reserva.

7. Entregue e imprima o termo de garantia

Quando o cliente retirar os óculos, mova a O.S. para a etapa de entrega (por padrão, Entregue), arrastando no Quadro ou usando Alterar etapa. É essa mudança que registra a data da entrega, e a garantia começa a contar a partir dela.

A entrega exige a venda gerada: sem ela o sistema recusa com "Gere a venda desta O.S. antes de entregar", porque uma O.S. entregue não pode mais ser faturada. No Quadro, soltar o card na coluna de entrega abre a confirmação Entregar esta O.S.? antes de mover.

Com a venda gerada e a O.S. entregue, o Imprimir do detalhe libera o Termo de garantia A4 e o Termo de garantia 80mm. Quando o termo ainda não pode sair, o item aparece apagado e mostra o motivo:

• Antes de gerar a venda: "Nenhuma venda vinculada elegível".
• Antes da entrega: "Disponível após a entrega dos produtos".
• Em venda de várias O.S.: o termo espera todas serem entregues e mostra quais faltam.

O prazo de garantia de cada produto é definido no cadastro do produto. O texto geral (cobertura, exclusões, contato) fica em Cadastros → Lojas, seção Garantia, campo Condições gerais de garantia. Se o campo ficar vazio, o termo usa um texto padrão.

O.S. ou Venda Rápida?

Em loja de ótica, Balcão e Pré-vendas somem do menu: a O.S. é a pré-venda, e a Venda Rápida cobre o resto.

A Venda Rápida (botão Venda Rápida no alto da lista de Ordens de Serviço e na ficha do cliente) registra uma venda comum, sem O.S.:

• Cliente opcional, mas o Atendente (código) é obrigatório.
• Só aceita itens do catálogo e não tem montagem nem receita.
• Exige caixa aberto na loja. Se não houver, aparece o atalho Abrir caixa.
• Os pagamentos precisam cobrir o total antes de Finalizar venda. Se uma das formas for Fiado, o cliente passa a ser obrigatório.

Perguntas comuns

Dá para abrir a O.S. sem a receita? Dá. A receita é opcional. Abra a O.S. e, quando a receita chegar, vincule pela aba Receita do detalhe, enquanto a O.S. estiver aberta.

O Gerar Venda avisou: itens sem produto do catálogo. São linhas criadas em Adicionar item, só com descrição — o aviso lista quais são. Clique em Editar itens, remova essas linhas e adicione o produto do catálogo no lugar.

Por que a entrada não aparece no faturamento do mês? Porque entrada não é receita: a venda conta no mês em que é finalizada no caixa. A entrada aparece só como Entradas de O.S. recebidas, para conferir caixa e maquininha.

Finalizei no caixa, mas a O.S. não foi para "Entregue". É o esperado: vender e entregar são separados. Mova a O.S. para a etapa de entrega quando o cliente retirar os óculos — isso libera o termo de garantia.

Movi a O.S. para "Entregue" por engano. Consigo voltar? Não. Entregue e cancelada são etapas finais e não aceitam outra mudança. Por isso o Quadro pede confirmação ao soltar o card na coluna de entrega — confira antes de confirmar.

Como cancelo uma O.S.? Com a O.S. aberta, use Cancelar O.S. no menu ⋮ e informe o motivo. A armação reservada volta para o estoque. Se a venda já foi gerada, cancele a pré-venda (Cancelar pré-venda) ou, se a venda já foi finalizada, faça uma devolução.

O cliente não recebeu o aviso de "Pronto" no WhatsApp. O aviso só é enviado com o add-on de alertas por WhatsApp ativo e com telefone no cadastro do cliente. Confira também se a etapa está com Notificar cliente (WhatsApp) ligado.

Continue

• Como abrir e fechar o caixa — exigido pela entrada em dinheiro e pela venda.
• Alertas por WhatsApp — o add-on que avisa o cliente a cada etapa.
• Desconto e liberação por PIN — quando o desconto passa do limite do atendente.
• Como vender no crediário (carnê) — para parcelar o saldo dos óculos no caixa.