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Como acompanhar os pedidos online e expedir em lote

Pedidos online é onde caem todos os pedidos que não nasceram no balcão: os da loja virtual, os dos marketplaces conectados e os pedidos manuais que você cria para quem comprou pelo WhatsApp ou pelo telefone. Daqui você acompanha o status, emite a NF-e, gera a etiqueta e, quando o volume cresce, processa até 50 pedidos de uma vez.

O item Pedidos online fica no topo do menu. Se ele não aparece, o seu plano não inclui pedidos online ou o seu papel não tem permissão para vê-los — fale com o proprietário.

A lista de pedidos

A tela tem três abas: Todos os Pedidos, Devoluções e Lotes. As duas últimas só aparecem para quem tem permissão.

No topo de Todos os Pedidos ficam o período (abre nos últimos 7 dias), os cards Hoje, Esta Semana e Este Mês e, para quem pode expedir em lote, os contadores por status — clicar em um deles filtra a lista.

A lista se atualiza sozinha a cada poucos segundos. O selo Sincronização automática mostra isso; use Pausar se estiver conferindo algo e não quiser que a tabela mude.

Os filtros:

  • busca e ordenação;
  • Todos os status;
  • NF-e: Todos — Pendente, Autorizada e os demais estados da nota;
  • Entrega — Envio ou Retirada em loja (com retirada, aparece também Loja de retirada);
  • produto.

A coluna Origem diz de onde veio o pedido: Website (a sua loja virtual), Mercado Livre, Shopee, Amazon, TikTok Shop, Magalu, iFood ou Manual. Os pedidos dos marketplaces entram sozinhos — veja Como conectar Mercado Livre, Shopee e outros marketplaces.

No ⋮ de cada linha:

  • Ver Detalhes;
  • Cancelar no canal — para pedidos de marketplace que ainda podem ser cancelados;
  • Cancelar Pedido — para pedidos Pago ou Em Processamento que ainda não têm etiqueta. É um cancelamento administrativo: o cliente é avisado e o reembolso é processado automaticamente.

O caminho do pedido

Um pedido de envio passa por estes status:

Aguardando Pagamento → Pago → Em Processamento → Aguardando envio → Enviado → Entregue

  • Aguardando Pagamento — pedido criado, pagamento não confirmado. Nessa fase a tela do pedido esconde nota e envio.
  • Pago — a confirmação do pagamento chega sozinha.
  • Em Processamento — você está separando. É o status em que a etiqueta pode ser gerada.
  • Aguardando envio — a etiqueta está pronta e o pacote ainda não foi postado (ou, na entrega local, aguarda a coleta).
  • Enviado e Entregue — o pacote saiu e chegou.

Na retirada em loja, Pronto para retirada substitui Aguardando envio e Enviado. Fora do caminho ficam Cancelado, Reembolsado e Devolvido.

O status só anda para a frente: a tela nunca oferece um status anterior ao atual. Por isso, confira antes de avançar.

1. Abra o pedido

O detalhe mostra Cliente, Entrega, Pagamento, Itens do Pedido e Resumo do Valor. No fim, o Histórico de Status registra cada mudança e quem fez — inclusive as automáticas, como "Pagar.me (automático)" ou "Mercado Livre (sincronização)".

Em pedidos da loja virtual, Notificar Cliente manda um e-mail ao comprador.

Atualize o status

No card Gerenciamento do Pedido, escolha o próximo status em Atualizar status... e clique em Atualizar. A lista só oferece os status seguintes ao atual.

Não aparece para pedidos do iFood: lá o painel do canal é quem conduz o pedido, e mudar o status à mão desencontraria do iFood.

2. Emita a NF-e

Ainda em Gerenciamento do Pedido, a coluna Nota Fiscal mostra a nota do pedido.

Se a emissão automática está ligada, a nota sai sozinha quando o pagamento é confirmado. Para emitir à mão, clique em Emitir NF-e. Em Natureza, Auto-resolver escolhe a natureza da operação pela sua configuração — troque só se souber que o pedido pede outra.

Com a nota autorizada, aparecem Número, Série, Chave de acesso e os botões:

  • Baixar DANFE e Baixar XML;
  • Carta de correção — até 20 por nota;
  • Cancelar NF-e — mostra quanto tempo resta do prazo de cancelamento. Pede um motivo de 15 a 255 caracteres.

Pedido já enviado não se corrige cancelando a nota. Se o pacote saiu, o Belion avisa Pedido já foi enviado e recomenda emitir a NF-e de devolução no lugar do cancelamento.

Se a SEFAZ recusar, o card mostra Falha ao emitir NF-e com o Motivo. Corrija a causa e use Reenviar. Nota cancelada não é beco sem saída: Emitir nova NF-e emite outra para o mesmo pedido.

Nos pedidos de marketplace, a nota autorizada é enviada ao canal automaticamente. O card do envio diz se o canal já aceitou: por exemplo, NF-e aceita pelo Mercado Livre ou A Shopee recusou a NF-e.

Pedido cancelado, reembolsado ou devolvido não emite NF-e.

A configuração fiscal (certificado, loja que vende online, naturezas) está em Como configurar a emissão de NFC-e e NF-e, e as regras da nota de venda no Guia fiscal, em NF-e de venda.

3. Gere a etiqueta e envie

O card de envio depende de como o pedido vai sair.

Loja virtual: Melhor Envio ou SuperFrete

O card Envio mostra o Saldo da sua conta no provedor de frete e os passos:

  • SuperFrete: Criar Envio → Comprar Etiqueta → Imprimir.
  • Melhor Envio: Criar Envio → Comprar Etiqueta → Gerar Etiqueta → Imprimir.

O botão Gerar Envio percorre os passos de uma vez. Ele só fica disponível com o pedido Em Processamento e a NF-e autorizada.

A nota vem antes da etiqueta. Sem NF-e autorizada, o card avisa NF-e deve estar emitida antes de criar o envio e mostra o status atual da nota.

A etiqueta é paga com o saldo que você tem no Melhor Envio ou na SuperFrete. Se um passo falhar, use Tentar novamente; para desistir, Cancelar Envio. A integração de frete se conecta em Configurações → Integrações, filtro Frete — veja Como ativar a loja virtual.

Marketplaces: a etiqueta é do canal

Nos pedidos de marketplace, a etiqueta vem do próprio canal e não usa o seu saldo de frete:

  • Mercado Livre — Arranjar Envio e Imprimir Etiqueta. Às vezes o ML segura a etiqueta por um tempo; não é preciso fazer nada, ela fica disponível quando ele liberar.
  • Shopee — Emitir NF-e → Arranjar Envio → Imprimir Etiqueta.
  • Magalu — a etiqueta só é liberada depois que a Magalu aceita a NF-e. Escolha o Formato (PDF ou ZPL) e clique em Gerar etiqueta.

No Mercado Livre e na Magalu, com o Belion Print instalado e uma etiquetadora configurada, Imprimir na etiquetadora manda a etiqueta direto para a impressora térmica (no Mercado Livre, Abrir PDF continua lá). Veja Como imprimir o cupom direto na impressora.

Quando o Mercado Livre divide uma compra em vários pedidos, a tela mostra Carrinho do Mercado Livre — uma caixa só: é uma NF-e e uma etiqueta para todos. Emita a nota e imprima a etiqueta por qualquer um deles.

Retirada na loja

O pedido de retirada mostra o selo Retirada em loja, a loja, o endereço e o prazo (Retirar até). Com o pedido Em Processamento e separado, clique em Marcar como pronto para retirada. Quando o cliente buscar, Marcar como entregue — o Belion pede para você confirmar que conferiu o documento com foto, e a ação não pode ser desfeita.

Como ligar a retirada está em Como ativar a loja virtual.

Pedido manual

Para quem comprou pelo WhatsApp, telefone ou Instagram, clique em Novo pedido. Em Novo pedido manual:

  1. Escolha o Cliente e o Endereço de entrega (vem do cadastro do cliente — sem endereço cadastrado, cadastre primeiro na ficha).
  2. Em Produtos, busque por nome, SKU, código de barras ou código interno.
  3. No Resumo, aplique Desconto manual ou Cupom (opcional).
  4. Decida o Gerar link de pagamento.

Com Gerar link de pagamento ligado (o padrão), o botão é Criar pedido e gerar link: o Belion gera um link Pagar.me (Pix, boleto ou cartão) para você mandar ao cliente. Isso exige a conta Pagar.me conectada e o cliente com CPF e e-mail.

Desligado, o botão vira Criar pedido: o pedido nasce em Aguardando Pagamento, sem cobrança. O link pode ser gerado depois, no card Link de pagamento do pedido (Gerar novo link ou Renovar).

Pedido manual não passa pela integração de frete: a tela do pedido mostra só a nota fiscal, porque a entrega é por sua conta.

Expedição em lote

Com muitos pedidos, processar um por um é lento. Na lista, marque as caixas dos pedidos — ou use Selecionar filtrados (até 50) para pegar o que está no filtro — e escolha uma das duas ações na barra que aparece:

  • Processar e emitir notas — leva os pedidos a Em Processamento, emite a NF-e de cada um e, nos de marketplace, envia a nota ao canal.
  • Gerar etiquetas — cria o envio, compra a etiqueta e devolve um PDF único com todas. Os pedidos passam a Aguardando envio.

O limite é 50 pedidos por lote. A seleção vale entre páginas.

Se a barra de seleção e a aba Lotes não aparecem, o seu papel não tem permissão de expedição em lote.

Antes de confirmar

Ao clicar na ação, o Belion confere a seleção e mostra Pedidos que entram no lote e Pedidos que ficam de fora, com o motivo — por exemplo, "NF-e ainda não autorizada" ou um endereço incompleto. Os que ficam de fora continuam selecionados para você resolver depois; Confirmar segue só com os que entram.

No lote de notas:

A emissão automática precisa estar ligada. Sem ela, o lote mostra Emissão automática de NF-e desligada e não deixa seguir. Clique em Abrir configurações fiscais e ligue Emitir NF-e automaticamente quando pedido for pago (Fiscal → Configuração, página Visão geral).

Isso evita uma esteira pela metade, em que parte dos pedidos tem nota e parte não. A tela também avisa se o lote passa da cota de notas do seu plano — o que passar é cobrado como excedente.

No lote de etiquetas, o bloco Saldo necessário para este lote mostra, para cada provedor, quanto o lote precisa e quanto você tem. Faltando saldo, ele diz faltam R$ … e o link Adicionar saldo abre o site do provedor. Pedidos de marketplace aparecem como "etiqueta paga pelo canal, não usa saldo". Os valores são estimados: o Belion refaz a conta antes de comprar e, se não bater, o lote falha sem comprar nada.

Acompanhe o lote

Um painel mostra o lote pedido a pedido, com o passo de cada um. Quando termina:

  • Imprimir etiquetas abre o PDF;
  • Tentar novamente reprocessa só os que falharam;
  • depois de um lote de notas, Gerar etiquetas dos N pedidos concluídos emenda o lote de etiquetas.

A aba Lotes guarda o histórico (Processando, Concluído, Concluído com falhas, Falhou, Expirado), com Ver, Imprimir e Reprocessar. O PDF das etiquetas fica disponível por 7 dias.

Devoluções

A aba Devoluções reúne pedidos de cancelamento e de devolução, com filtros por status (Solicitado, Em Trânsito, Recebido, Concluído, Rejeitado…) e por tipo. Nas devoluções de marketplace, o estoque só volta quando você usa Marcar como Recebido — confirme só com o pacote na loja.

Nos pedidos da loja virtual e manuais, o card Reembolso do pedido devolve o dinheiro pela Pagar.me (Processar Reembolso), para pedidos Pago ou Em Processamento.

Perguntas comuns

O botão Gerar Envio está apagado. O pedido precisa estar Em Processamento e com a NF-e autorizada. Avance o status e emita a nota.

O lote de notas não deixa confirmar. A emissão automática de NF-e está desligada. Ligue Emitir NF-e automaticamente quando pedido for pago em Fiscal → Configuração e tente de novo.

Alguns pedidos ficaram de fora do lote. O quadro Pedidos que ficam de fora diz o motivo de cada um. Os mais comuns: nota ainda não autorizada, canal que ainda não aceitou a nota e status que não permite a ação.

Perdi o PDF das etiquetas. Na aba Lotes, use Imprimir no lote. O PDF dura 7 dias; depois disso, Reprocessar o recupera.

Não consigo voltar o status de um pedido. O status só anda para a frente. Para cancelar, use Cancelar Pedido no ⋮ da lista (antes da etiqueta) ou, no marketplace, Cancelar no canal.

Criei um pedido manual sem link. Como cobro? Abra o pedido e use Gerar novo link no card Link de pagamento. O cliente precisa ter CPF e e-mail no cadastro.

A etiqueta do Mercado Livre não sai. O ML só libera a etiqueta depois de aceitar a NF-e. Confira no card do envio se aparece NF-e aceita pelo Mercado Livre; se ele estiver segurando o envio, a etiqueta sai quando ele liberar.

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