Como registrar férias e empréstimos de funcionários

Férias e empréstimos é um controle simples de RH para a loja pequena: quando cada funcionário entrou, quanto tempo de casa tem, quando vencem as férias pela CLT e quanto falta descontar dos empréstimos e vales. O Belion avisa antes de as férias vencerem e monta, todo mês, a lista do que descontar de cada um — para você mandar ao contador.

É acompanhamento, não folha de pagamento. Nada do que você registra aqui entra no caixa, no fluxo de caixa ou nas despesas. O valor das férias, o desconto em folha e a rescisão em reais continuam com o seu contador.

Onde fica

Cadastros → Férias e empréstimos. A mesma ficha de cada funcionário abre também pela loja: em Cadastros → Lojas, seção Funcionários, o botão Ficha RH da linha.

Está em todos os planos com PDV. Ver é da permissão Ver RH dos funcionários (Gerente, Gerente de loja e Contador já têm); registrar e editar é Editar RH dos funcionários (Gerente e Gerente de loja); baixar a planilha é Exportar descontos do mês. Sem a permissão de editar, a ficha abre só para leitura, sem os botões.

Se Férias e empréstimos não aparece no seu menu, o seu plano não tem o PDV ou o seu papel não tem a permissão Ver RH dos funcionários — fale com o proprietário.

Os funcionários são os mesmos do cadastro da loja. Quem ainda não está lá, cadastre primeiro na seção Funcionários da loja — ao criar, o Belion pergunta "Completar os dados de RH agora?".

A visão geral

A aba Visão geral abre com cinco cartões, e clicar num deles filtra a lista:

• Férias vencidas — passaram do limite e, pela CLT, são devidas em dobro.
• Vencendo em 60 dias — quem precisa sair de férias logo.
• Em férias agora.
• Sem admissão — sem a data de admissão, o Belion não calcula as férias.
• Saldo de empréstimos — quanto está em aberto, somando todos.

A tabela mostra Nº, Funcionário, Admissão, Tempo de casa, Férias (a situação do período mais urgente e o limite: "limite 04/07/2026 · 41 dias"), Próximas férias e Empréstimos. Você busca por nome ou número, ordena por Limite de férias para ver quem vence primeiro e liga Mostrar desligados para ver quem já saiu.

Clique na linha para abrir a Ficha RH do funcionário.

1. Informe a admissão

Tudo começa pela data de admissão. Na linha de quem está sem ela, use Informar admissão; ou abra a ficha e preencha a seção Dados:

• Admissão e Nascimento.
• Desligamento — só quando a pessoa sai (veja mais abaixo).
• Observações internas — "prefere férias em outubro", por exemplo. Não registre dados de saúde, atestados ou CID.

Clique em Salvar dados. Com a admissão, o Belion gera os períodos aquisitivos de 12 meses e calcula, para cada um, o limite de gozo (12 meses depois do fim do período) e os 30 dias de direito.

Mudou a admissão depois? O Belion pergunta Recalcular os períodos? e refaz os que você não editou à mão.

2. Acompanhe e registre as férias

A seção Férias da ficha lista os períodos, do mais recente para o mais antigo, cada um com Direito, Gozados, Programados e Saldo, e um selo da situação:

• Em aquisição — o funcionário ainda está completando os 12 meses.
• Disponível — pode tirar férias.
• Vencendo — faltam 60 dias ou menos para o limite.
• Vencidas — em dobro — passou do limite com saldo.
• Programadas / Gozadas — o saldo já foi todo marcado ou tirado.
• Quitado — você marcou como resolvido.

Para lançar, clique em Registrar férias:

• Período aquisitivo — vem escolhido o mais antigo com saldo.
• Início e Fim — os Dias são calculados na hora, contando os dois dias.
• Abono pecuniário (dias) — os dias "vendidos", até 1/3 do direito (10 dias num período de 30).
• Observação.

O diálogo mostra o Saldo após o lançamento. Férias com data futura contam como programadas; depois que passam, viram gozadas.

Os avisos da CLT

O Belion confere as regras de fracionamento e de prazo e avisa, mas não impede — quem decide é você com o contador. Os avisos aparecem no período e na confirmação ("Salvo, com aviso da CLT: …"):

• Mais de 3 partes no mesmo período.
• Nenhuma parte com 14 dias ou mais.
• Parte com menos de 5 dias.
• Começa antes de completar o período aquisitivo.
• Termina depois do limite — dias excedentes em dobro.

O que o Belion recusa é o que não fecha: férias sobrepostas a outras, mais dias do que o saldo do período, ou fora do contrato do funcionário.

Vindo de outro controle

Quem já trabalha há anos tem férias antigas que não estão no Belion. Para não começar com tudo "vencido":

• Quitar períodos anteriores a… — informe uma data e todos os períodos em aberto que terminaram antes dela viram Quitado. É o atalho para começar do zero.
• Editar período — ajuste as datas, os Dias de direito, os Dias gozados antes do sistema e a Situação (Em aberto ou Quitado).
• Adicionar período manual — para um período que o Belion não gerou.

Período ajustado à mão ganha o selo manual.

O aviso no sino

Quando um período com saldo ainda não programado chega a 60 dias e a 30 dias do limite, e quando vence, o aviso vai para o sino de notificações de quem pode ver o RH daquela loja (o contador não recebe). O mesmo resumo aparece no Painel da Loja, no card Férias da equipe, com quem está vencendo, quem está de férias e quem sai nos próximos 30 dias.

3. Lance empréstimos e adiantamentos

Na seção Empréstimos e adiantamentos da ficha, clique em Novo empréstimo:

• Tipo — Empréstimo (em parcelas) ou Adiantamento (o vale, sempre 1 parcela, descontada no mês da data).
• Valor e Data.
• Parcelas — de 1 a 60.
• Primeira competência — o mês da primeira parcela. No empréstimo, vem o mês seguinte ao da data.
• Descrição.
• Parcelas já descontadas — para empréstimos em andamento vindos de outro controle.

A Prévia das parcelas mostra o valor e o mês de cada uma antes de salvar. As parcelas saem iguais, e os centavos que sobram ficam na última.

Cada empréstimo aparece como um card, com o Saldo e quantas parcelas já foram descontadas ("2/6 descontadas"). Em cada parcela, Marcar descontada registra o desconto; Desfazer volta atrás.

O menu do empréstimo tem:

• Editar — muda tudo enquanto nada foi descontado. Depois da primeira parcela descontada, só a descrição.
• Quitar restante — o funcionário pagou o resto de uma vez: as parcelas pendentes viram descontadas na data que você informar.
• Cancelar restante — a loja perdoou o resto. Pede um Motivo e não dá para desfazer.
• Excluir — só aparece enquanto nenhuma parcela foi descontada.

4. Feche os descontos do mês

A aba Descontos do mês é a lista que vai para o contador: todas as parcelas de empréstimo e adiantamento de um mês, de todos os funcionários.

• Escolha a competência com Mês anterior / Próximo mês.
• Filtre por situação (Pendentes, Descontadas, Todas) e por loja. A lista abre em Todas as lojas; com uma loja escolhida, quem não tem loja definida no cadastro só aparece em "Todas as lojas".
• Exportar CSV baixa a planilha para o contador.

Depois que a folha é fechada, marque as parcelas: selecione as linhas (ou todas as pendentes) e clique em Marcar como descontadas, informando a data em Descontado em. O rodapé mostra Pendente, Descontado e Total.

Quando o funcionário sai

Preencha Desligamento na seção Dados e salve. O Belion confirma Registrar desligamento? — o funcionário é inativado e sai do PDV.

• A ficha passa a mostrar as férias proporcionais ("Proporcionais: 7/12 avos ≈ 17,5 dias"). É informativo: o cálculo em reais é do contador.
• Se ainda há empréstimo em aberto, o Belion avisa o saldo: desconte na rescisão (Quitar restante) ou use Cancelar restante.

Apagar a data de desligamento depois não reativa o funcionário: para isso, use a chave Ativo no cadastro dele, na loja.

Perguntas comuns

O funcionário aparece com "Sem admissão". O que fazer? Clique em Informar admissão na linha ou abra a ficha e preencha Admissão. Sem essa data, o Belion não tem como calcular as férias.

Cadastrei agora e todos os períodos antigos aparecem como vencidos. É o caso de quem veio de outro controle. Use Quitar períodos anteriores a… com a data até onde as férias já estão em dia, e ajuste o período atual em Editar período com os dias já tirados.

O Belion deixou salvar férias com menos de 5 dias. Isso está certo? O sistema avisa a regra da CLT, mas não bloqueia: há casos em que a divisão é combinada. Confira com o contador.

O empréstimo desconta sozinho do salário? Não. O Belion só controla o que falta descontar. O desconto na folha é feito pelo contador; aqui você marca a parcela como descontada.

O empréstimo sai do caixa ou entra como despesa? Não. Nada de RH mexe em caixa, fluxo de caixa ou despesas. Se o dinheiro saiu da gaveta, registre a sangria no caixa normalmente.

Não consigo excluir um funcionário. Funcionário com empréstimo em aberto não pode ser excluído: registre o desligamento em vez de excluir.

O contador consegue ver? Sim. O papel Contador vê a página e exporta os descontos do mês, sem poder editar.

Continue

• Como criar sua loja e cadastrar as formas de pagamento — onde os funcionários são cadastrados.
• Como convidar sua equipe e definir permissões — quem pode ver e editar o RH.
• Como configurar e pagar comissões de vendedores — a outra conta que você acerta com a equipe todo mês.